2. организация хранения документов архивного
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее
действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве - для учета документов временного хранения (например, до 10 лет включительно). Сводная номенклатура дел организации составляется в последнем квартале текущего года (октябрь, ноябрь, декабрь) на предстоящий календарный год по определенной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, составленных по такой же форме, согласованных с лицом, ответственным за архив или архивохранилище, и подписанных руководителями этих структурных подразделений. Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации, визируется лицом, ответственным за архив или архивохранилище, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения (не реже 1 раза в 5 лет, если не было конкретных изменений), после чего утверждается руководителем организации. Филиалы и представительства согласовывают свои номенклатуры дел с ЦЭК (ЭК) головной организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки своих разделов [6, с. 14, 15]. Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю фондообразователя и его архивного фонда [16, с. 36-40]. В дело фонда включают исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом [8, с. 51]. В организации дело фонда хранится постоянно до ее ликвидации. В случае ликвидации организации дело фонда передается в государственный или муниципальный архив. Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения: о дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации; условиях хранения материалов; видах научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке возрастания их номеров. Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в справочно-поисковых средствах к документам фонда включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись, а также лист- заверитель. В государственном или муниципальном архиве дела фондов хранятся в порядке номеров фондов. *** Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда. Все перечисленные учетные документы являются основными. Однако государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации РАН ведут и другие учетные документы: реестр описей, инвентарную книгу учета дел с наличием драгоценных металлов и камней, паспорт архивохранилища, лист учета и описания уникального документа, список фондов, содержащих особо ценные документы и др. Необходимо представлять себе, в какие учетные документы архива вносятся изменения в случае всех типов движения документов: поступления документов; описания документов; выбытия документов в государственный архив; уничтожения документов в связи с истечением срока хранения. Все документы, отражающие изменения в составе и количестве дел фонда, хранятся в деле фонда. Архивы могут также вести и вспомогательные учетные документы, состав и форма которых определяются ими самостоятельно: карточки и книги движения фондов; описи дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы; книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению; книги повидового учета документов и др. Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе. Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. В приведенных схемах 5, 6, 7, 8 (приложение 4.2) показано движение документов централизованного учета. Основным документом централизованного учета в государственном и муниципальном архиве и архиве организации является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года. Еще одним учетным документом является паспорт архивохранилища, который содержит значительно большее число показателей и состоит из жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|