Система каталогов в архиве

П. 135
  
Архивный каталог - архивный справочник, в котором 
информация об архивных документах расположена в 
соответствии с выбранной схемой классификации
Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в 
начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили 
значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. 
Однако "массовая" каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в 
отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги 
содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была 
низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой 
поиска в каталоге информации; во-вторых, их "непубличным" характером, т.е. 
обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это 
привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной 
информации.
В отличие от описи каталог: 
во-первых, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому 
что его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает 
классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же 
составляется на документы одного архивного фонда или его части; 
во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию 
не только одного дела, но и части документа, одного документа, группы 
документов, группы дел; 
в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, т.е. он не 
служит для подсчета количества дел и документов; единственная его функция - 
информационный поиск; 
в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы 
систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех 
фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы 
построения которой являются общими для всех архивов. 
В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки. 
В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную 
информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные 
картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом 
необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: 
в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив 
организации. 
Особое значение имеют картотеки документов по личному составу, которые в 
ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах 
помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы 
граждан. 
В архиве организации путь делопроизводственных картотек не завершается. 

В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в 
государственный или муниципальный архив. Картотеки по истории 
государственных учреждений активно используются информационно-
справочными службами государственных или муниципальных архивов для 
ответов на запросы граждан. Кроме того, "особо выдающиеся" 
делопроизводственные картотеки столетиями служат исследователям, 
например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в 
РГИА. 
В архиве организации, если туда поступила некачественная 
делопроизводственная картотека или архив выполняет большой объем 
справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать каталог документов 
архива учреждения. 
В государственном или муниципальном архиве необходимо создать систему 
каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами поиска 
информации с помощью архивного каталога. Примеры созданных систем 
каталогов и делопроизводственных картотек в государственных архивах 
приведены в Приложении 5.3. 
Совокупность различных каталогов составляет систему взаимодополняющих 
каталогов архива. 
Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов 
называется каталогизацией архивных документов: 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: