2. организация хранения документов архивного
Основы архивной эвристики
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
3.-Бурова-Е.М.-Архивоведение-2012-g
| 6.6. Основы архивной эвристики
Поиск документной информации является первым шагом использования архивных документов, в каких бы целях вы не обращались в архив. А для этого, в свою очередь, необходимо наличие качественных справочно-поисковых средств, а также владение методиками поиска нужных сведений в информационном океане, который представляет собой Архивный фонд РФ. Архивная эвристика - направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации с целью эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. *** В 1960-е гг. Л.Е. Шепелев сформулировал задачи архивной эвристики как специальной исторической дисциплины источниковедческого цикла: "знание законов и методов, выработанных архивной эвристикой, должно дать возможность исследователю максимально полно выявить и технически правильно использовать необходимые документы, затратив при этом минимальные силы и время. Знание тех же законов и методов должно позволить архивам наиболее полно учесть потребности исследователей, обращающихся к документам, и наиболее целесообразно организовать работу по их обслуживанию" [70]. Поиск и выявление архивных документов приходится осуществлять как в архивах организаций, так и в государственных, и муниципальных архивах. В организации, на предприятии необходимость обращения к архивным документам возникает, как правило, при праздновании юбилеев и годовщин предприятия, для научно-прикладных и опытно-конструкторских работ, при создании новых технологий, реставрации и реконструкции зданий, гидротехнических и других сооружений, памятников архитектуры, геологических изысканиях. Плановая и отчетная документация используется для изучения основных показателей деятельности учреждения, предприятия, его бюджета, движения кадров за ряд лет. Для работников архива организации важнейшей задачей является поиск документов по личному составу, ведь сроки исполнения социально-правовых запросов граждан строго ограничены законом. Важнейшей задачей государственных и муниципальных архивов является служение исторической науке и краеведению. А это означает создание необходимых условий для того, чтобы работа исследователей в читальном зале по поиску документов приносила им как можно больше научных открытий. Архивист должен быть умелым консультантом, досконально знающим систему архивных справочных средств. Ведь значительную часть исследовательской работы историка составляет нелегкое, но очень увлекательное занятие по поиску и выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме. *** Ни одна публикация не может ответить на вопросы, которые историк ставит перед источником. Источник неисчерпаем, и поэтому обращение к нему каждого нового историка раскрывает новые информационные аспекты" [67, с. 54]. Вместе с тем сотрудникам архивных учреждений часто приходится самостоятельно заниматься поисковой работой в связи с выполнением запросов органов власти, управления и граждан, при выявлении документов для публикации, для выставок, теле- и радиопередач, экскурсий. Методика архивной эвристики основана на следующих исходных условиях: наличие и соблюдение научных принципов и признаков организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документальных комплексов; организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных, муниципальных и отраслевых хранилищ определенного профиля; существование системы учетных и справочно-поисковых средств (научно- справочного аппарата) государственных и муниципальных архивов. Успех поиска информации зависит от "трех китов", на которых покоится архивная эвристика: знание системы научно-справочных средств архивов: организаций, государственных, муниципальных, отделов рукописей музеев и библиотек; знание истории государственных учреждений и общественных организаций; знание источниковедения. Основными этапами поиска документов являются: 1) установление видов источников, в которых может содержаться информация по теме исследования (запроса, выставки, публикации и др.); 2) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть и отложиться источники по теме; 3) установление названий архивов, отделов рукописей музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования - (межархивный уровень); 4) установление или уточнение названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы - внутриархивный (межфондовый) уровень; 5) установление номера и названия описи, части или тома описи, номера единиц хранения - (внутрифондовый уровень). Номера фонда, описи и единицы хранения достаточно для проставления архивного шифра*1 в требовании на выдачу дел. Однако существующая система архивных справочников позволяет осуществить и более детальный поиск; _____ *1 В государственном (муниципальном) архиве архивный шифр складывается из названия архива, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения (единицы учета) по описи. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации - номер листа, часть или том описи, номер коробки или картона и др. 6) поиск на уровне дела - документа, документной информации. Каждому этапу поиска соответствуют определенные типы, виды и разновидности справочников. Чем уже рамки поисковой задачи (т.е. темы), тем труднее найти документ в море информации. Чем шире границы поисковой задачи, тем труднее обработать массив выявленных документов. Перед выявлением архивных документов следует проделать немало предварительной работы. Прежде всего, выявить и изучить историографию по теме, а также публикации документов (если такие имеются). При изучении литературы главное внимание следует обратить на сноски, выписать архивные шифры, на которые ссылаются авторы, и названия учреждений, встречающиеся в литературе. Это дает Вам первые ориентиры. Теперь пора приступить к самостоятельному поиску. Поиск документов в делопроизводстве, архиве организации, государственном и муниципальном архиве имеет свою специфику. Если приходится оперативно разыскивать какой-либо документ в делопроизводстве организации для этого используются регистрационно- контрольные картотеки или журналы, номенклатуры дел (или заменяющие их автоматизированные системы делопроизводства), классификаторы вопросов деятельности учреждения. Если требуется отыскать документ 5-10-летней давности, велика вероятность того, что дело уже уничтожено или передано в архив организации. Для поиска используются сдаточные описи дел структурных подразделений или годовые |