Критерии
Пояснение
Функционально-
целевое
Выполнение основных задач отрасли,
уникальность деятельности, новизна товаров и
назначение
учреждения
услуг, стабильность существования,
конкурентоспособность, участие в международных
и региональных программах
Масштаб
деятельности
Многопрофильность производства товаров и услуг;
объем уставного фонда; состав учредителей и
участников; межрегиональная деятельность;
численность работников
Вид организации
Сложившаяся структура и организация
деятельности, наличие иностранного партнера,
наличие уникальных или наиболее типичных
структур
Полнота
отражения
информации
Степень повторения ценной информации, в том
числе в фондах других организаций
В целом критерии определения организаций - источников комплектования как
государственных, так и не государственных применяются единые, но
применительно к негосударственным организациям они более детализированы,
здесь добавлены масштаб деятельности и вид организации.
Но нельзя не обратить внимания, что эта детализация уходит корнями в те
характеристики определения источников комплектования, которые впервые
были названы в Методических указаниях 1961 г.
Что касается соответствия документов организации профилю архива, то это
всегда было принято относить к собственному процессу отбора документов,
рассматривая как один из видов работ по комплектования, при этом необходимо
учитывать еще ранг архива, его тип, т.е. в целом компетенцию архива, что
скорее отвечает на вопрос, куда должны поступить документы, а не от кого, а
именно последний постулат является основным при определении организаций -
источников комплектования.
Рассмотренные выше примерные списки, методические рекомендации носят
общий, установочный характер и являются базисом для разработки уже
конкретных списков.
На основе последней редакции примерных списков каждый государственный
и муниципальный архивы ведут в соответствии со своей зоной комплектования
списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться
и пересматриваться, особенно в наше бурное, изменчивое время. В
современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо
Верховного Совета СССР значится Федеральное собрание, вместо Совета
Министров СССР - Правительство РФ, вместо исполкомов - мэрии и
префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например,
в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки
учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся
источниками комплектования государственных архивов, а в 1995 г. - "Примерные
списки учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования
районных и городских архивов" с рекомендациями по его применению.
В 1999 г. Росархив вновь вернулся к рассмотрению новой, уточненной
редакции методических рекомендаций по определению источников
комплектования и на заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии
Росархива (ЦЭПК) были одобрены "Рекомендации по организации и ведению
списков учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования
государственных и муниципальных архивов".
В этих рекомендациях более подробно были даны направления деятельности
по определению состава источников комплектования, это:
выявление состава организаций, расположенных в зоне комплектования
архива;
изучение функций, выполняемых организацией;
изучение состава документов, образующихся в деятельности организаций;
отнесение организаций к составу источников комплектования.
Особо было отмечено, что архивы при установлении организаций -
источников комплектования должны пользоваться информацией
территориальных органов по управлению государственным имуществом, органов
финансирования, статистики, налогообложения и так далее, а также органов,
осуществляющих функцию регистрации организаций (как при их создании, так и
при ликвидации). Последнее особенно важно при работе с негосударственными
организациями.
При изучении функций негосударственных организаций акцент делается на
особенностях управления данной организации, характере взаимосвязей с
другими государственными и негосударственными структурами, профиле
деятельности (производство, посредничество, услуги и т.п.), степени влияния
организации на экономику региона.
При выявлении организаций - источников комплектования вновь
образованных негосударственных хозяйственных и коммерческих организаций
рекомендуется руководствоваться критериями:
масштабом деятельности (объем производства товаров и услуг);
размером уставного фонда и оборотного капитала;
влиянием организации на экономику региона в целом или отдельной отрасли;
новизной продукции;
пионерной ролью организации в системе негосударственных структур;
стабильностью существования организации.
Особо было отмечено, что если не подлежат отнесению к составу источников
комплектования обслуживающие организации, то этот подход необходимо очень
осторожно применить к организациям негосударственной формы собственности,
так как их основная сеть развертывается, прежде всего, в сфере торговли и
услуг, и наиболее крупные из них могут быть включены в состав источников
комплектования на договорной основе.
Определяющим критерием при отнесении как государственных, так и
негосударственных структур к составу источников комплектования была названа
полнота, информационная насыщенность, научно-историческая ценность их
документации.
Особо отмечалось в рекомендациях (и это очень важно), что в состав
источников комплектования включаются, как правило, только юридически
самостоятельные организации. В остальных случаях (советы директоров,
собрания представителей и т.п.) документы этих структур следует принимать в
составе фондов тех организаций, при которых они действуют (администрации,
акционерные общества и т.д.).
Особое внимание было уделено изучению состава и содержания документов
вновь созданных органов: Администрации президента РФ, аппарата глав
исполнительной власти (президентов республик в составе РФ), администраций
краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной
администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий,
муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др. Особого внимания
требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и
проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме
того, весьма была усилена роль учреждений и организаций социально-
культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После
пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными
источниками комплектования.
***
Раньше - до начала 1990-х годов - значительная часть ценной
документации шахт и шахтоуправлений дублировалась в фондах ВПО
"Кузбассуголь" и его ВПО. Теперь с созданием концернов и ассоциаций большая
Достарыңызбен бөлісу: |