Жүкалушылар мен темір жол арасында жасалатын келісім шарт бойынша жүкалушыларға жүкті қабылдауға дайындау жағдайын жасау негізінде станциялар жүктің келуі жайлы алдын ала мәлімет береді. Алдын ала мәлімет беру жүктің келуіне 12 сағат қалғанда, ал одан да нақты мәлімет 4 – 6 сағаттық кезеңмен беріліп отырады. Ірі жүк станциялардың тауар канторасында жүк қабылдауға жүктің өз мекен-жайына келген вагондар жайлы алдын ала хабарламадан кейін, жүкалушылардан тарифпен қойылған өлшемдер жиыны алынады. Уақытындағы және нақты ақпарат алуды қамтамасыз ету үшін, жолдарда өтпелі және жүктік ақпарат, тасымалдау процесін автоматтандырылған жүйесін басқару болып табылатын мәлімет жіберетін жүйе орнатылады. Өтпелі станциялардағы бұл жүйенің құрамында ұйымдастырылған ақпараттық пункттер (АП)өтпелі станциялардағы бұл жүйенің құрамында ұйымдастырылған ақпараттық пункттер (АП), учаскелік және ірі жүк станцияларында – ақпараттық бюро (АБ), іріктейтін станцияларда ақпарат орталықтары (АО), жол бөлімшелерінде – бөлімшелік ақпарат орталығы. Барлық ақпарат жолдың есептеу орталығында ЭЕМ өңделеді (ЕО).
Поезд келгенше ақпараттық бюро телетайп арқылы телеграмма алады, келесі түрде беріледі: «НР вагон Р масса назн МСГ груз получ ПБ КТ ТАР 1 2327624 0 058 33720 000 50406 39610 2 0 21,0», мұнда НР – реттік номер; вагон – вагон номері; Р – роликті подшипниктегі белгі; масса – жүк массасы, m; назн. – жүкке арналған станция; М – маршруттық топ; С – келу шифрі; Г – габариттік емес; груз – жүктің атауы; получ – жүк алушы; ПБ – таңба мөлшері; КТ – контейнер мөлшері; ТАР – вагон тарасы.
10-сурет. Поездардың және жүктердің келуі жайлы ақпаратты беру және байланыс құралдарының схемасы.
Келген жүктерден жүк құжаттарын қабылдау. Бақылау пунктында техникалық кеңсе жұмысшылары станцияға келген поездің барлық поезд құрамындағы вагондардың орналасуын арнайы станцияға келген поезді арнайы сәйкес байланыс құрылғыларымен жабдықталған және поезд құрамындағы вагондардың орналасуы жайлы барлық қажетті мәліметтер берілетін техникалық кеңсе жұмысшылары бақылау пунктінде тексеру жүргізеді. Станцияға келген жүктелген вагондардың тасымалдау құжаты вагон мен жүктің құжатқа сәйкестігін толықтай тексеретін техникалық кеңсеге түседі. Тексеруді болғаннан кейін оператор керек жағдайда телеграммаға өзгерістер енгізіп, ол жайлы маневрлік диспетчерге хабарлайды.
Тасымал құжатын тексеріп болғаннан кейін техникалық кеңсе операторы түсіруге келген вагондардың вагон парағында және жол ведомостьтарында күнтізбелік нұсқама қояды. Келген жүктің күні және уақыты жазылады. Сонымен қатар вагон парағында сол поездің номері көрсетіледі. Бұдан соң құжаттарды тапсыру кітабына жазады (Форма ГУ–48). әр жөнелту сайын вагон номері мен накладной номерін көрсетеді. Жол ведомостьтарын және накладнойларды тауарлық кантораға, ал вагон парақтарын–жүк алаңына немесе жалпылық қолданудағы емес түсіру пунктыларына жібереді.
Құжаттарды өткізу кезінде техникалық кеңсе жұмысшысы кітапқа қол қояды, ал тауар кеңсесінің жұмысшысы – қабылдау құжаттарына қол қояды. Тауарлық кеңсеге келген жүкке түскен барлық жол ведомостьтары мен накладнойларды жүктің келуі туралы кітапта тіркеледі (Форма ГУ – 42). Жергілікті хабарламаға, тікелей хабарламаға, халықаралық хабарламаға, әскери жүктерді тасымалдау құжаттарын жеке кітапқа жазады. Шағын жүк келу станциясында жол бөлімшесінің бастығы жүктің тізімін өзі қоятын құжаттарды келу кітабына кіргізбеуге де болады. Әр тәулік басында келу кітабының алғашқы бос жолында күні және айы жазылады. «Ескерту» жолағында жергілікті жағдайға байланысты жукті алушының немесе тусіру орнын көрсетуге болады, сонымен қатар басқа да мәліметтер. Осы жолдың толтырылу тәртібін станция басшысы қояды. Жіберуді жазғаннан кейін келу кітабының беткі жағының жоғарғы бөлімінде жол ведомостьіне «келу кітабының №» жолағын толтырады. Бұдан кейін тасымалдау құжаттарын тауар кассиріне жібереді, ол тасымалдаудағы жукті беру және соңғы әрі нақты есептеулерді жук алушылармен толтырады. Келу кітабының сәйкес жолақтарында берілетін жуктін мөлшері бойынша күнделікті реттік номермен беру есептеулері жазылады, сонымен қатар берілген күні де жазылады. Келу кітабында бұндай жазылулардың болмауы тасымалдау құжаттарының пайымдалмағанын көрсетеді. Келген жүктің құжатын тіркеген соң ақпараттық бюроға жіберіледі. Егер станция жүкалушыға жүктің келуі туралы хабарламаса, онда ол вагон мен контейнер турағына және сақталуына төлем ақы бермейді және бұл туралы оны хабардар еткенше жауапкершілікке алмайды. Құжаттармен орындалатын операциялардың графигі 11- суретте көрсетілген.
11- сурет. Құжаттармен орындалатын операциялардың графигі
Өзін тексеруге арналған сұрақтар:
1. Тасымалданатын жүктің амандығы мен түгелдігін қамтамасыз етудің маңыздылығы.
2. Тасымалданатын жүктің амандығы мен түгелдігін қамтамасыз етілмей қалуының түрлері және олардың алдын алудың түрлері.
3. Акт формалары және оларды жасау тәртібі.