Бюллетень №1(17)/2014 №2(16)/2013 Ақпаратты әдістемелік
жүктеу/скачать 4,22 Mb. Pdf көрінісі
|
- Бұл бет үшін навигация:
- В. М. Чупров
- СОДЕРЖАНИЕ Н ОРМАТИВНО - ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
- Чупров В.М.
- Дараева Г.К.
- Асанбаева А.Е.
- НФОРМАЦИЯ , НОВОСТИ Грибанова Е. М.
- Абдуали Р.М.
- Байкаш Ж.Т.
- Печерских В.Е.
- Сыдыкова А.А.
- Джапаров Б.А.
- СОСТОЯНИЕ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВА
|
Ұ ЖАТ Ұ ЖАТТАУ Ұ ЖАТ АЙНАЛЫМЫ Ақпаратты- әдістемелік бюллетень № 1(17)/2014 № 2(16)/2013
Ж. Ү. Әбдіқадырова, С. Ж. Әубәкіров, В. Е. Печерских, Ә.Б. Нәрімбаев, Қ. Ш. Әлимгазинов, А. А. Сейсенбаева,
сарашының орын - басары)
050010, Алматы қ ., Достық даңғылы , 87- б тел . (727) 264-69-07 факс (727) 264-68-21 E-mail: office@archive.president.kz www.
3 СОДЕРЖАНИЕ Н ОРМАТИВНО - ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Джапаров Б.А.
Концепция информатизации Архива Президента РК на 2014-2016 г г……………………………………………………………………… 5 –
Чупров В.М. Стратегия 2050 в Архиве Президента РК……………… .16
– 18
А РХИВОВЕДЕНИЕ . Т ЕОРИЯ , МЕТОДИКА И ПРАКТИКА Семинар на рабочем месте Чупров В. М. Как обустроить архив. Организация использования документов в ведомственном или частном архиве ………………………19– 29
....29
– 32
А РХИВНЫЕ НАХОДКИ Чиликова Е. В. Творя память, говорить о предках с благодарностью ...33
– 36
Асанбаева А.Е. Сакен Сейфуллин –
руководитель Истпарта Казкрайкома ВКП (б)……………………………………………………………………………..36– 41
И НФОРМАЦИЯ , НОВОСТИ Грибанова Е. М.
Жана басылымдар (на казахском и русском языках) ..42 – 43 Асанбаева А.Е. О презентации книг (на казахском и русском языках)… .43
– 48
Асанбаева А.Е., Чиликова Е.В. Об участии на конференциях
(на казахском и русском языках)………………………………………………………………...48– 51
Абдуали Р.М.
К 200 – летию кобзаря. (на казахском и русском языках) ...52 –
Абдуали Р.М. Выставка репрессированного художника (на казахском и русском языках)………………………………………………………………… ...54 –
Байкаш Ж.Т. К 115 –
летию У.К. Джандосова. (на казахском и русском языках)…………………………………………………………………………… ..56
– 60
Байкаш Ж.Т. Встреча с потомками репрессированных. (на казахском и русском языках)………………………………………………………………… ..60 –
Печерских В.Е. Архив Президента РК –
вузам Казахстана.................. ..65 – 66 Печерских В.Е. Целине –
60 лет…………………………………………… ...66 – 68 И СТОРИЯ К АЗАХСТАНА В ЛИЦАХ Сулейменова А.Т.
О Жумагали Ысмагулове………………………….69– 72 Тулеуова Ш.О.
Личный фонд С.К. Нурмагамбетова в Архиве Президента РК………………………………………………………………...72– 77
Сыдыкова А.А. Личные документы Ф.И.Асановой и С.А.
Орманбетова ..77 – 79 Т УЛЕТБЕКОВ А.М. И З КАЛЕНДАРЯ ПАМЯТНЫХ И ЗНАМЕНАТЕЛЬНЫХ ДАТ … ..80
– 93
4
Нормативно-организационное обеспечение
Джапаров Б.А. директор Архива Президента РК доктор технических наук, профессор
Стратегия развития Республики Казахстан до 2050 года, нацеленная на вхождение страны в число 30-ти развитых государств мира, ставит перед Архивом аналогичную цель – стать к указанному сроку одним из 30-ти лучших мировых архивов новейшей истории. Как известно, Архив представляет собой специальный «институт памяти» государственного строительства в Казахстане, который создан для комплектования, сохранения и использования документальной информации, имеющей особо важное общественно-политическое и экономическое значение для страны. В условиях, когда современные тенденции мирового развития выдвигают на передний план требование по обеспечению равноправного доступа к архивной информации и знаниям для всех и ускоренно развивается процесс формирования глобального информационного пространства, Архив Президента РК, наряду с другими отечественными архивными учреждениями, должен активно выступать в качестве субъекта этих процессов и становиться особо востребованным обществом и государством. В современном мире архивы пытаются использовать все возможности, чтобы сделать доступными свои документальные сокровища с помощью сети Интернет. Бывший (1999-2011) президент Федерального архива Германии (Bundesarchiv) доктор наук Хартмут Вебер однажды сказал о новых тенденциях развития отрасли: «Сегодня то, чего нет в Интернете, не воспринимается». Он образно назвал современные электронные архивы, информация которых доступна в сети, «архивами без стен». В настоящее время зарубежными архивами накоплен больший опыт в области создания и организации поиска архивных ресурсов и представления пользователям архивных документов в электронной форме в режиме удаленного доступа – через сайты и порталы. Наиболее успешные примеры решения проблем внедрения информационных технологий в свою деятельность демонстрируют такие зарубежные архивные учреждения, как Федеральное агентство США «Национальный архив и управление документацией» – портал «NARA: National Archives and Records Administration» ( www.nara.gov ); Национальный архив Великобритании – сайт «The National Archives» ( www.nationalarchives.gov.uk ) и Национальный цифровой архив данных Великобритании – сайт «National Digital Archive of Dataset» (NDAD) ( www.ndad.ulcc.ac.uk ) и др.
Федеральный архив ФРГ – сайт «Das Bundesarchiv» ( www.bundesarchiv.de ) принимает активное участие в работе по созданию Европейского архивного портала, который создается Советом руководителей Национальных архивов государств Европы (EBNA), а также является членом совета Европейской электронной библиотеки и вносит свои профессиональные интересы в ее построение. Все это позволяет утверждать, что такого рода проекты не только необходимы, но и уже в известной степени реализованы.
Нормативно-организационное обеспечение
Государственные архивы Российской Федерации ставят и уже несколько лет успешно решают аналогичную задачу представления электронных архивных справочников и документов пользователю. В последнее время в государственных архивах РФ активизировались работы в области внедрения информационных технологий, хотя масштабы этой работы пока не так велики, как у зарубежных коллег. С начала XXI века все федеральные, региональные и муниципальные архивы РФ постепенно включались в общую работу по внедрении информационных технологий, предусмотренную Программой информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 годы. Одним из главных направлений этой программы были сформулированы следующие задачи:
предоставление государственных услуг по
информационному обслуживанию населения в электронной форме; повышение открытости и эффективности работы федеральных архивов; получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам; развитие цифрового контента на основе современных технологий доступа к документам Архивного фонда РФ. Важнейшей составляющей в решении этой государственной задачи является массовый перевод традиционных архивных описей в электронный формат и появление новых ресурсов на сайтах федеральных, региональных, муниципальных архивов для всеобщего широкого использования. Аналогичные проекты осуществляются и в регионах РФ. Так, в 2010 г. в Татарстане началась масштабная работа по оцифровке особо ценных документов и описей фондов, хранящихся в архивах республики. В 2005 г. стартовал крупномасштабный проект по созданию региональной системы электронного архива Тюменской области, предусмотренный Региональной целевой программой «Электронная Тюменская область». В решении такой масштабной задачи, как оцифровка 35 млн. листов документов и описей фондов (что составляет около 1,5 млн. дел) за 3 года, не обошлось без серьезных трудовых и технических ресурсов. На
территории Государственного архива Тюменской области выездными бригадами из специалистов корпорации «Электронный Архив» (Москва) были развернуты производственные участки. В непрерывном производстве были задействованы 15 станций сканирования. Работы по сканированию и обработке документов осуществляли одновременно 40 операторов. Концепция и Программа информатизации Архива Президента РК на 2014-2016 гг. призваны сократить его информационно-технологическое отставание от ведущих мировых архивов и обеспечить лидирующее положение среди архивов новейшей истории стран СНГ посредством разработки и внедрения интегрированной информационной системы (ИИС). Создание высокоэффективной автоматизированной информационной системы
формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования документов Национального архивного фонда и защита его информационных ресурсов выступает основной целью информатизации. ИИС включает в себя единую информационно-поисковую систему, базу данных и веб-сайт (портал) для интерактивного взаимодействия с виртуальными пользователями. Разработка единой информационно-поисковой системы и базы данных требует проведения инвентаризации, унификации, приведения к единой
Нормативно-организационное обеспечение
платформе, объединения и развития всех ранее введенных в эксплуатацию в Архиве разнородных локальных баз данных и функциональных программных блоков по автоматизации основных видов деятельности: комплектование, описание, учет, хранение и использование архивной документации. Информационная система Архива путем обеспечения совместимости форматов, классификаторов, приемов описаний и постепенного наращивания функциональных возможностей интегрирует сведения научной и прикладной архивоведческой деятельности, обеспечивая решение основных информационных задач Архива и контингента пользователей архивной информации за его пределами. ИИС позволит оптимизировать информационные массивы и потоки, устранить дублирование функций и данных
при информатизации различных направлений архивной деятельности. Архив хранит свои информационные ресурсы, насчитывающие 1 134 фонда, 3 219 описей, 754 000 единиц хранения, в специальных коробках, размещенных на стеллажах общей длиной 29 км. Архив придает огромное значение созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата (НСА) к своим документальным ресурсам, публикуя путеводители и справочники, формируя различные (именные, систематические, предметные и др.) каталоги, а в последние годы создавая информационно-поисковые системы, покрывающие своими возможностями все традиционные формы справочного аппарата. Информационно-поисковая система Архива будет базироваться на электронном НСА, представляющем собой иерархическую базу данных, охватывающую все уровни описаний (описи) и виды справочников, путеводителей, каталогов, и на мощных и удобных программно-технических средствах поиска первичной информации по вышеуказанным ресурсам. Создание единой базы данных посредством широкомасштабного оцифровывания всего объема и видов единиц хранения (текст, аудио-, видео- и фотодокументы) является технологически сложным и важным составляющим разработки интегрированной информационной системы Архива. Процесс поточного оцифровывания документов связан с такими видами работ, как подбор, расшивка дел, сканирование, проверка результатов сканирования, брошюровка документов. Как показывает практика, разработка информационно-технологического процесса создания текстовой электронной базы данных архивных документов методом распознавания графических образов оцифрованных листов традиционной описи фондов и первичной информации и перевода данных в текстовой формат не обходится без трудоемкой и малоэффективной по затратам времени и труда «ручной доводки», что в целом замедляет скорость процесса. Будут использоваться современные технологии обработки неструктурированных данных и полнотекстового поиска, основанные на применении методов BigData. Помимо обработки больших массивов информации эти технологии позволят проводить различные библиометрические и архивные исследования. Важной и перспективной составляющей ИИС Архива является организация on-line доступа виртуальных пользователей к его информационным ресурсам по сети Интернет в виде специализированного
Нормативно-организационное обеспечение
архивного портала. Интернет-технология играет также значительную роль и во внутриархивном сегменте использования документов. В частности, автоматизация работы читального зала требует автоматизированного формирования требований, получения разрешения на выдачу документа и передачу требований по локальной вычислительной сети в хранилище, формирования статистической отчетности по использованию архивных документов и т.д. Кроме того, данный портал можно использовать в качестве инновационного образовательного ресурса, в том числе для подготовки студентов и повышения квалификации специалистов архивного дела. Развитие баз данных по кадровому, финансовому и материально- техническому состоянию Архива и использование электронных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений. В связи с этим актуальность приобретает разработка и внедрение автоматизированной системы контроля доступа в здание Архива и в отдельные особо охраняемые внутренние помещения сотрудников и посетителей. Каждый сотрудник Архива будет обеспечен индивидуальной идентификационной пластиковой картой. На входе в здание будут установлены турникеты, а на дверях особо охраняемых внутренних помещений – электронные замки, снабженные бесконтактным считывающим устройством, и информация о времени прихода и ухода работника, о посещении особо охраняемых помещений будет автоматически заноситься в сервер локальной вычислительной сети. Архив должен располагать современной сетевой инфраструктурой, включающей в себе наряду с локальной вычислительной сетью с комплексом оборудования для видеоконференцсвязи, IP-телефонии, беспроводной сети Wi-Fi и высокоскоростным широкополосным доступом в Интернет, а также и развитую периферию. Интересам Архива будет соответствовать приобретение и ввод в эксплуатацию автоматизированной издательско-полиграфической системы, которая позволит резко увеличить выпуск и разнообразить ассортимент печатной продукции. Использование международных стандартов при информатизации открывает перед Архивом пути для интеграции в мировое архивное информационное пространство. Информатизация Архива Президента РК, на который возложена задача оказания научно-методической и практической помощи государственным и ведомственным архивам Республики Казахстан, достигнет наибольшего эффекта, когда по его примеру будут разрабатываться и внедряться «е-архивы» учреждений-источников комплектования Архива и всех архивных учреждений страны и будет создана единая корпоративная электронная сеть архивов Казахстана.
Одним из основных направлений информатизации Архива является автоматизация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно- политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, наиболее часто запрашиваемых исследователями.
Нормативно-организационное обеспечение
С этой целью был разработан и внедрен ряд локальных информационно-поисковых систем (ИПС) и баз данных для ряда тематических комплексов (фондов) архивных документов, которые предназначались для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников. К ним относятся локальные базы данных (БД) наиболее востребованных фондов, хранящихся в Архиве: «Директивные решения высших органов власти», «Акты Президента КазССР», «Акты Президента РК», «Особо ценные документы (ОЦД)», «Учреждения – источники комплектования Архива Президента РК», «Именной каталог документов личного происхождения», «Именная картотека документов личного происхождения», «Справочно- информационный фонд», «Библиотечный фонд» и др. Всего разработаны и внедрены 16 информационно-поисковых модулей по основным направлениям деятельности Архива. Как известно, архивная информационная среда состоит из данных, несущих первичную документную информацию, и из данных, содержащих вторичную документную информацию учетного характера. К последним относятся описи, каталоги, картотеки, указатели, обзоры, тематические перечни и др. Они в комплексе взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной (первичной документной) информации, образуют систему НСА к архивным документам. С учетом вышеуказанной классификации архивной документации можно считать, что все ныне эксплуатируемые в Архиве автоматизированные ИПС разработаны для работы с БД вторичной документной информации. Исключением могут быть БД «Архивный фонд» и БД «Электронный архив», в которых предусмотрен автоматизированный доступ к вторичной и первичной документной информации. Используемые ИПС вместе с соответствующими БД разработаны различными организациями в разное время для решения конкретных прикладных задач. Вместе с тем их применение в составе единого комплекса ИПС Архива требует дополнительных затрат по их унификации и приведению к единому «знаменателю» (единой платформе) на программном уровне.
Создание в Архиве единой электронной БД первичной документной информации посредством оцифровывания подлинной информации, содержащейся в архивных документах в виде текста, аудио-, видео- и фотодокументов, значительно отстает от современных потребностей. Объективными причинами, препятствующими массовому оцифровыванию документов, являются огромный объем исходного материала, дороговизна и трудоемкость работы, ограниченность привлечения к ее выполнению посторонних организаций в силу «режимных» условий. К настоящему времени объем оцифрованной документной информации Архива составляет 1,5% от общего числа единиц хранения, которые превышают 754 000. Если такой темп оцифровывания сохранится, то потребуется 500 лет для завершения работ без учета вновь поступаемых единиц хранения за эти годы. Как известно, жизненный цикл архивных документов на кислотных бумажных носителях резко ограничен. В Архиве Нормативно-организационное обеспечение
хранятся документы, имеющие происхождение со второй половины XIX века, т.е. возраст которых уже превышает 100 лет. В связи c этим дальнейшее замедление широкомасштабных работ по интенсификации создания БД всей архивной документации грозит непоправимыми последствиями и обосновывает актуальность разработки и реализации Программы информатизации Архива Президента РК на 2014-2016 гг. Технически организация процесса ускоренного оцифровывания может осуществляться либо за счет привлечения специализированных подрядных фирм, либо силами самого Архива. На январь месяц 2014 года средние расценки услуг по оцифровыванию 1-й страницы текста формата А4 по городу Алматы составляли 10 тенге. Стоимость залпового оцифровывания всего 754 000 единиц хранения Архива при условии, что каждая единица хранения содержит в среднем 100 страниц текста формата А4, оценивается в 754 млн. тенге, т.е. около 5 млн. долларов США. В условиях, когда годовой бюджет Архива не превышает 250 млн. тенге, вряд ли можно ожидать дополнительного выделения из государственного бюджета вышеуказанной суммы. К тому же привлечение сторонней организации к оцифровыванию всего архивного фонда не соответствует требованиям информационной безопасности Архива. В связи с этим наиболее реальным является оцифровывание архивных документов силами работников самого Архива, имеющих доступ к служебной и закрытой информации. Расчеты показывают, что наиболее оптимальной траекторией является полное оцифровывание 754 тыс. единиц хранения за 2014-2023 гг. Это означает ежегодное оцифровывание в среднем 10% всего объема архивных документов, т.е. 75 400 единиц хранения в год. Если принять во внимание тот факт, что каждая единица хранения в среднем содержит 100 страниц текстового материала, то это означает, что в год должны быть оцифрованы 7,5 млн. страниц текста. При односменной организации труда и средней скорости оцифровывания 1 000 страниц в час потребуется 4 единицы оборудования и, соответственно, 4 оператора. Хотя современные сканирующие оборудования имеют скорость 1 600 страниц в час, на деле скорость будет замедляться из за необходимости использования ручного труда для перелистывания страниц, поскольку, как правило, они не всегда отвечают формату А4 или А3. Существующий сайт Архива был разработан в 2008 году и в последующем ни его дизайн, ни структурные разделы не подвергались совершенствованию. В сайте не были заложены возможности по использованию современных достижений ИКТ по организации on-line доступа посетителей, в нем не предусмотрена возможность оказания электронных услуг. Сайт в основном содержит усеченную информацию о фондах и описях архивных дел и документов, в нем отсутствуют функции информационно-справочного поиска посетителями требуемой архивной документации. За все эти годы сопровождение сайта выполняется внешней организацией, работа которой сводится к предоставлению платного хостинга и внесению готовой электронной информации, получаемой от управлений Архива в соответствующие разделы сайта. Поэтому единственным способом получения доступа к архивным документам физическими и юридическими лицами остается прямое обращение в Архив посредством посещения его
Нормативно-организационное обеспечение
читального зала. Это, в свою очередь, резко ограничивает количество ежегодных посетителей Архива. Сотрудники Архива обеспечены персональными компьютерами на 100%, в то же время отсутствует локальная вычислительная сеть (ЛВС), что препятствует внедрению сетевых технологий. В силу этого в работе Архива не используются такие перспективные виртуальные технологии, как видеоконференцсвязь, междугородняя IP-телефонная связь, облачные технологии. Специфика работы государственных служащих Архива сродни научным исследованиям и заключается в изучении и переработке огромного объема информационных материалов не только собственного хранения, но и из других отечественных и зарубежных информационных ресурсов. Опыт ведущих зарубежных архивов показывает перспективность широкого внедрения сетевых технологий и интернет-ресурсов. Однако доступ в Интернет в Архиве резко ограничен из-за дороговизны предоставляемых услуг интернет-провайдером, отсутствия ЛВС и собственной волоконно- оптической линии (ВОЛС) от сервера Архива до общей магистральной транспортной сети АО «Казахтелеком». Отсутствие ЛВС и ВОЛС резко снижает эффективность применения интернет-технологий, делает невозможным внедрения облачных технологий, ограничивает использование сетевого оборудования. Одной из преград на пути широкой информатизации Архива является вопрос ее кадрового обеспечения. В штате Архива не предусмотрена служба информационно-коммуникационной технологии (ИКТ). Все вопросы, связанные с эксплуатацией программно-технических средств, решаются путем привлечения персонала внешних организаций, что удорожает стоимость компьютерных услуг, лишает Архив оперативности при случае программных сбоев и технических поломок. Отсутствие службы ИКТ создает трудности при разработке технических условий перед внешними разработчиками программных продуктов, приводит к их системной нестыковке, не позволяет разрабатывать и проводить единую политику информатизации учреждения. Следует констатировать, что развитие информатизации Архива происходило во многом стихийно, что было обусловлено прежде всего отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли классификатора архивных документов и лингвистического обеспечения баз данных. Отсутствие четко выработанной единой политики в области организации и управления архивным делом государства накладывает негативный отпечаток и на область создания единой автоматизированной архивной системы страны. Несмотря на достижения передовых стран мира, а также Российской Федерации и Республики Беларусь по созданию национальных и интернациональных «е-архивов», Республика Казахстан существенно отстает в вопросах информатизации архивного дела. Нормативно-организационное обеспечение
Поэтому создание перечисленных компонентов информатизации и их внедрение в практику отвечает интересам Архива.
жүктеу/скачать 4,22 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|