ГЛАВА I. ВИДЫ КОММЕРЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Важной частью делового этикета является стиль переписки и оформление документов, который предполагает языковую компетентность. Документ (文件) – это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенную для ее передачи во времени и пространстве. Документ – это информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности (19, 72).

Определение служебный документ относится к сфере административно-управленческой деятельности. Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько групп по своему функциональному значению:

1. 
   Личные (заявление, автобиография и т.п.);
   
2. 
   Директивные и распорядительные (закон, постановление, приказ, решение и т.п.);
   
3. 
   Административно-организационные (план, устав, правило, акт, отчет, протокол и т.п.);
   
4. 
   Информационно-справочные (сводка, ведомость и т.п.);
   
5. 
   Служебные и коммерческие письма;
   
6. 
   Финансовые и учетные;
   
7. 
   Контракты и коммерческие договоры.
   

Контракт (合同) – договор между сторонами по продаже или поставкам продукции, товаров, выполнению работ и предоставлению услуг, выплате денежных средств, предоставлению кредита в той или иной форме. Понятие "контракт" аналогично понятию "договор" и используется главным образом во внешнеэкономических торговых отношениях субъектов предпринимательской деятельности (20, 327). Юридически договор (или контракт) – соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (2, 7).

Для успешного заключения контракта необходимо вести грамотную переписку. Приступая к изучению особенностей содержания деловых писем на русском языке, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Исходя из назначения делового письма допустимо разделить их на 2 основные классификационные категории: официально-деловые письма и частные деловые письма. Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловое письмо и коммерческое письмо.

Деловая корреспонденция – переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности (24, 67).

Коммерческая корреспонденция – письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу (24, 67).

В китайском языке деловая переписка (业务书信) подразделяется на простые (обыкновенные) письма 普通外贸函 и специальные письма 专业外贸函. К простой переписке относятся следующие виды писем:

1. Письмо-просьба (请求函);

В деловой практике письма-просьбы чаще всего используются в двух случаях:

1) для изложения просьб при обращении к деловому партнеру об отправке каких-либо информационных материалов.

2) для изложения просьб при обращении официальных учреждений к субъектам хозяйственной деятельности, например, о предоставлении каких-либо документов, сведений и т.п.

Не исключаются и другие случаи обращения с просьбами, например, в оказании содействия в чем-либо, а также в связи с необходимостью обращения к деловому партнеру о внесении изменений в заранее согласованный порядок действий (17, 94).

尊敬的先生们：

请你们奇送贵公司生产的设备明细表四分。

此致 敬礼

Просим Вас выслать спецификацию в 4-х экземплярах на производимое Вашей фирмой оборудование.

С уважением”

2. Письмо-сообщение или письмо-извещение (通知函);

В деловой практике письма-сообщения используются в следующих случаях:

1) сообщения обо всех событиях или фактах, имеющих какое-нибудь существенное значение для осуществления деловой активности.

2) сообщения-ответы, направленные адресату в ответ на полученное от него послание. В наиболее распространенном случае такое сообщение служит для подтверждения получения письма, а также для изложения сопутствующей информации.

В ряде случаев письма-сообщения могут направляться третьим лицам – к примеру, если для разрешения какого-либо вопроса, затронутого в послании, требуется вмешательство со стороны (17, 100).

此致 敬礼

В ответ на Ваше письмо от 3.03, сообщаем, что задержка в отгрузке швейных машин произошла ввиду возникших трудностей на производстве этого товара.

Принимаем меры к скорейшей поставке товара и полагаем, что сможем отгрузить товар в срок до 10.04.

С уважением”

3. Письмо-приглашение (邀请函);

Функциональное предназначение писем-приглашений заключается, во-первых, в информировании адресата о предстоящем мероприятии и, во-вторых, в сообщении о желании автора послания видеть его получателя в числе присутствующих (17, 192).

Направляя кому-либо письменное приглашение, автор послания тем самым свидетельствует адресату свое уважение и расположение к нему.

我们请贵公司参加展览会的正式开幕典礼。它定于2004年10月15日12时0分在展览会中央人口处附近的公园内举行。

“Мы приглашаем Вас на официальное открытие выставки. Открытие состоится 15октября 2004 года в 12:00 на территории парка у центрального входа на выставку”.

4. Письмо-благодарность (感谢函);

Благодарственные письма предоставляют прекрасную возможность не только воздать должное заслугам деловых партнеров, но и укрепить дружеские, неформальные отношения с ними.

Таким образом, функциональное предназначение благодарственного письма оказывается более широким, чем это принято думать. Выражение письменной благодарности деловым партнерам считается уместным в следующих основных случаях:

1) благодарность новому партнеру за первый заказ;

2) благодарность партнеру за особо крупный заказ:

3) благодарность партнеру за быструю оплату счета;

4) благодарность за услугу;

5) благодарность за предоставленную информацию;

6) благодарность в ответ на поступившие поздравления или соболезнования;

7) благодарность за прием;

8) благодарность за любое иное содействие в осуществлении деловой активности (17, 224).

尊敬的先生们：

4月5号我们收到了贵方的茶具目录，表示非常感谢。

这些目录帮我们对客户介绍您出口瓷器的品种。进行市场调查以后我们给贵方要发送询价。

此致 敬礼

5.04 мы получили от Вас каталог чайных сервизов, большое спасибо. Данные каталоги помогут нам ознакомить наших заказчиков с ассортиментом экспортируемых Вами изделий из фарфора. После проведения исследований рынка, мы направим Вам запрос.

С уважением”

5. Письмо-сопровождение (附函);

Функциональное предназначение сопроводительных писем заключается в том, чтобы в сгруппированном виде доносить до сведения адресата информацию о названиях и объеме прилагаемых документов и материалов (17, 179).

尊敬的先生们：

此致 敬礼

В дополнение к нашему письму, направляем Вам подписанный нами контракт в двух экземплярах.

Просим Вас подписать оба экземпляра данного контракта и один из них выслать обратно в наш адрес.

С уважением”

6. Письмо-подтверждение (确认函).

В деловой практике использование писем-подтверждений является достаточно распространенным. Основное назначение таких писем – подтвердить адресату получение от него соответствующей информации. Кроме того, во многих случаях указанные послания служат для подтверждения готовности автора к совершению тех или иных ранее согласованных действий.

Письма-подтверждения правомерно рассматривать в качестве разновидности письма-сообщения. Вместе с тем его функциональное предназначение несколько шире, поскольку письмо-подтверждение не предполагает сообщение адресату сопутствующей информации (17, 115).

尊敬的先生们：

此致 敬礼

Мы получили Ваше письмо от 26.03, в котором Вы просите нас предоставить Вам скидку в размере 20 % в проекте контракта на поставку оборудования и материалов для расширения завода.

К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу о предоставлении скидки.

С уважением”

Специальная переписка:

1. 
   Письмо-запрос (询价函);
   

Несколько реже запрос используется для получения специфической информации, например, содержащей сведения служебного или коммерческого значения и потому предоставляемой для пользования с известными ограничениями (17, 105).

尊敬的先生们：

请供应我方407号地毯发出期限至2005年6月23号实盘，供货数量大约 30000平方公里。供货条件为CIF哈尔滨。商品质量应与贵公司所寄的样品相同。

期待贵方发出详细的实盘。

此致 敬礼

“Уважаемые господа!

Просим сделать твердое предложение сроком до 23.06.2005 на продажу нам ковров №407 в количестве примерно 30000 м² на условиях CIF Харбин.

Качество товара должно соответствовать образцу, высланному Вашей фирмой.

Ждем вашего подробного предложения.

С уважением”

2. 
   Ответ на письмо-запрос (复询价函);
   

此致 敬礼

Мы благодарим Вас за запрос от 4.05.

К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время дать Вам конкретное предложение на поставку сайры.

Мы просим Вас вернуться к этому вопросу в следующем месяце.

С уважением”

3. 
   Письмо-предложение (报价函);
   

请将贵方感兴趣的商品名称、供货数量和期限告知我方，然后我们将供货可能性通知贵方。

此致 敬礼

“Уважаемые господа!

Просим сообщить нам наименование, количество и сроки поставки товаров, в которых Вы заинтересованы, после чего сообщим наши возможности.

С уважением”

4. 
   Ответ на письмо-предложение (复报价函);
   

如果贵方对向我方售销这种商品有兴趣的话，就请重新看查它并把新价格通知我方。

希望在一周期限之内得到答复。

此致 敬礼

Мы получили Ваше предложение цен на стиральные машины от 17.11 и сообщаем, что не можем им воспользоваться, поскольку указанная Вами цена на товар выше, чем в имеющихся у нас предложениях Ваших конкурентов.

Если Вы заинтересованы в продаже нам этого товара, то просим пересмотреть и сообщить Вашу новую цену.

Надеемся получить Ваш ответ в течение 1 недели.

С уважением”

5. 
   Заказ (订货单);
   

支付条件：我方保证开立信用证。

“На основании протокола о взаимных поставках товаров на 2004 год заказываем Вам:

П р е д м е т з а к а з а: 100 (сто) экскаваторов.

Ц е н а: 30000 (тридцать тысяч) долларов за один экскаватор.

Общая стоимость всей партии экскаваторов составляет 3000000 (три миллиона) долларов.

С р о к и п о с т а в к и: экскаваторы должны быть поставлены в течение 30 дней с момента получения аккредитива.

У с о в и я о п л а т ы: гарантируем открытие аккредитива.”

6. 
   Письмо-претензия (рекламация) (索赔函);
   

1) невыполнение договорных обязательств из-за технической ошибки, например, перепутан адрес или наименование товара.

2) невыполнение договорных обязательств вследствие недостаточной квалификации ответственного исполнителя заказа.

3) невыполнение договорных обязательств вследствие обстоятельств неодолимой силы (форс-мажорных обстоятельств).

4) невыполнение договорных обязательств вследствие недобросовестности, в том числе умышленное (17, 138).

尊敬的先生们！

如果贵方能够将10月25日第328号发票标价降低20％的话，我们同意接收该批货物。

此致 敬礼

“Уважаемые господа!

Если Вы снизите цены Вашей фактуры №328 от 25 октября на 20 %, мы согласны принять эту партию.

С уважением”

7. 
   Ответ на письмо-претензию (复索赔函).
   

我方同意满足贵方的索赔要求。

此致 敬礼

“Уважаемые господа!

Мы готовы удовлетворить Вашу претензию.

С уважением”