Дипломдық ЖҰмыс «Архивтану, құжаттану және құжатнамамен қамтамасыз ету»
ӨНЕРКӘСІПТЕ ЭЛЕКТРОНДЫҚ ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫН ҰЙЫМДАСТЫРУ
жүктеу/скачать 1,62 Mb.
|
| 2 ӨНЕРКӘСІПТЕ ЭЛЕКТРОНДЫҚ ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫН ҰЙЫМДАСТЫРУ
2.1 Славян халықтық-патриоттық одағы Ақтөбе мұнай газ электрондық құжат айналым жүйесі CNPC — Ақтөбемұнайгаз (KASE: AMGZp)-Қазақстанның батысында Ақтөбе облысының көмірсутек шикізатының кен орындарын игеретін Қазақстан-Қытай бірлескен кәсіпорны Қазақстанның бес ірі мұнай өндіруші компанияларының қатарына кіреді . Өнеркәсіптегі электрондық құжат айналымы жүйесі-бұл бір ұйым немесе сыртқы контрагенттермен өзара әрекеттесу шеңберінде кәсіпорындар, бөлімшелер мен қызметкерлер арасында құжаттарды өңдеу және алмасу процестерін автоматтандыруға мүмкіндік беретін бағдарламалық және техникалық шешімдер кешені. Өнеркәсіптегі электрондық құжат айналымы жүйесінің негізгі артықшылықтары: 1. Құжаттарды өңдеуге кететін уақытты азайту. Электрондық құжатты қағаз құжатқа қарағанда бірнеше есе жылдам жасауға, қол қоюға және жіберуге болады. 2. Қателік қаупін азайту. Электрондық құжат үлгілер негізінде жасалады, бұл қателіктердің ықтималдығын азайтады және деректерді қайта енгізу қажеттілігін болдырмайды. 3. Құжаттарды өңдеу процесін бақылауды жақсарту. Электрондық құжатты өңдеудің барлық кезеңдерінде бақылауға болады, бұл ықтимал қателіктерге немесе мәселелерге жедел жауап беруге мүмкіндік береді. 4. Қағаз құжаттамаға және құжаттарды пошта арқылы жіберуге шығындарды азайту. Электрондық құжаттар басып шығару, курьерлік жеткізу немесе мұрағатта сақтау шығындарын қажет етпейді. 5. Қызметкерлердің және жалпы ұйымның тиімділігін арттыру. Электрондық құжат айналымы қызметкерлерге қажетті құжаттар мен ақпаратты тезірек және дәл алуға мүмкіндік береді, бұл бүкіл ұйымның тиімділігін арттырады. Өнеркәсіптегі электрондық құжат айналымы жүйесін жақсарту үшін келесі қадамдарды ұсынуға болады: 1. Қолданыстағы құжаттарды өңдеу процестерін оңтайландыру және қажет болған жағдайда жаңаларын енгізу. 2. Қызметкерлерді электрондық құжат айналымы жүйесімен жұмыс істеуге үйрету және олардың ақпараттық технологиялар саласындағы құзыретін арттыру. 3. Электрондық құжаттарды жасау, ресімдеу және өңдеу үшін бірыңғай стандартты әзірлеу және енгізу. 4. Электрондық құжат айналымы жүйесін ұйымда қолданылатын басқа жүйелермен біріктіру (мысалы, өндірісті басқару жүйесі). Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын құжаттардың сипаттамалары мен негізгі түрлерін қарастырайық. Кәсіпорынның жұмысында қолданылатын құжаттардың түрлері өте көп (жек кәсіпорындарда олардың саны 500-600-ге дейін жетеді). Қолданылатын құжаттардың негізгі түрлерінің саны үшеу ғана. Кірістік. Бұл кәсіпорынға сыртқы серіктестіктерден келіп түскен құжаттар. Көптеген кірістік құжаттар сәйкесінше шығыстық құжаттарды алдын-ала анықталған мерзімде туғызу керек. Мерзімі нормативтік актпен немесе кірістік құжатта көрсетілген орындалу мерзімімен анықталады Шығыстық. Көптеген шығыстық құжаттар ұйымның кірістік құжаттарға жауабы болып табылады. Шығыстық құжаттардың кейбір бөлігі кәсіпорынның өз ішіндегі құжаттар негізінде дайындалады. Шығыстық құжаттардың кішкене бөлігінің саны кірістік құжаттарды талап етуі мүмкін (мысалы мынадай сұраныс: «Келесі сұрақтар бойынша ....мерзіміне дейін... мәлімет берсеңіз»). Ішкі. Бұл құжаттар кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру үшін арналған. Жалпы бөлім арқылы барлық ішкі құжаттар өтпейді, тек кәсіпорын ірі құрылымдық бөлімшелерінің құжаталмасуы және кәсіпорын басшыларының бұйрықтары ғана өтеді және де жалпы бөлім арқылы шығыстықты тудыратындар ғана өтеді. Жобалық ұйымдар үшін (және/немесе өнеркәсіптік кәсіпорындар) ішкі құжаттар болып сонымен қатар Конструкторлық құжаттар саналады. Осы түрлердің құжаттары әртүрлі болуы мүмкін. Бұл хат, бұйрықтар, айналыстағы нұсқаулар және т.б болуы мүмкін. Кәсіпорында құжат түрі ретінде әдетте осы бөлімдер саналады және де олар детальданған болып келеді (мысалы, хат болса, онда неге арналып жазылған). Канцелярия ісі бойынша осы бөлім қызықты емес, бірақ ішкі толық жүйеде бұл қажет нәрсе. Әрі қарай мұнда құжаттардың канцеляриялық түрлері ғана қарастырылады-кірістік, шығыстық және ішкі. Жалпы бөлімнен өтетін барлық құжаттардың өзіндік тіркелетін номерлері бар (құжаттың әр түріне арналған алгоритм мүмкіндіктері). Тіркелген номері жоқ кез-келген құжат-бұл тек жай қағаз, яғни құжат емес. Оны құжат қылатын- тіркеу нөмірі болып табылады [23]. Әр сыбайластың құжаттар атрибуттары әр түрлі. Барлық кәсіпорындарда кездесетін атрибуттардың жалпы бөлігін ерекшелеуге болады. Бірақ осы жалпы атрибуттар канцеляриялық құжаттарда әр түрлі. Құжаттардың жалпы атрибуттары. Канцеляриялық құжаттың негізгі атрибуттары: Құжаттың тіркелу номері. Тіркелетін номер құрылымы кірістік, шығыстық және ішкі құжаттар үшін әр түрлі болады. Тіркелетін номердің құрылымы әр ұйымда әр түрлі анықталады. Құжат көзі (контрагент). Құжаттың қайдан алынғанын көрсетеді. Кірістік құжаттар үшін бұл ұйым, ал ішкі және шығыстық құжаттар үшін бұл бөлімше немесе кәсіпорын басшысы. Құжатты іске асырушы әрқашан біреу. Кей кезде құжатты орындайтын екі адам болады (кәсіпорынның кадрлық құрылымының ауысуы кезіндегі ұзақ уақыт қолданылатын құжаттар үшін ). Кәсіпорын қызметінің номенклатурасы бойынша құжаттың коды. Осы атрибут өзінің кәсіпкерлік қызметінде шешілетін сұрақтар қатарына құжатты тағайындайды. Қызметтің номенклатурасы-кәсіпорынның қызметінің формальды тізімі, ол белгілі-бір уақыт кезеңіне бекітіледі (әдетте бір жылға). Осы номенклатура басында статикалық болып табылды, қазіргі заман жағдайында қызмет номенклатурасы жоғары динамикалық құжат болып табылады және ол жылына 1-4 рет жаңарып отырады [24]. Құжат түріне байланысты атрибуттар: Берілген құжат түрінен ерекше атрибуттар төменде көрсетілген. Кірістік құжаттар базалық атрибуттардан басқа келесілерден тұрады: Бақылаудың орындалу мерзімі. Бұл атрибут тікелей кірістік атрибуттан немесе кірістік құжат түрінен алынады. Ол кірістік құжаттардың орындалу мерзімін (мысалы, ҚР-ң азаматтығын беру туралы арызы консульдық бөлімге арызды берген күнінен бастап 6 ай ішінде қаралуы керек). Бақылаушы тұлға. Әдетте ол кәсіпорынның басшыларының бірі болып табылады және ол құжатты орындайтын бір адамды тағайындайды. Бұл атрибут барлық кірістік құжаттарда емес, тек өте маңызды және жауапты құжаттарда ғана беріледі. Ішкі құжаттар стандартты атрибуттардан басқа келесі атрибуттарға ие: · Кәсіпорынның бөлімшелерінің тізімі- танысу үшін. · Бақылау мерзімі-танысу немесе орындалу . · Құжаттырды орындаушылардың тізімі. Шығыстық құжаттардың келесідей қосымша атрибуттары болады: · Негізгі-құжат. Бұл атрибут ылғида болады, себебі кірістік және ішкі атрибуттардан туындалады.. · Тарату тізімі. · Жауап берудің мерзімі. Бұл атрибут сирек кездеседі және ол барлық кәсіпорындарда болмайды. Нақты мекемелерде бұл атрибуттар басқа да аттармен кездеседі немесе көп мөлшерлі қосымша атрибуттармен толықтыруы мүмкін. Бірақта жоғарыда көрсетілген атрибуттар барлық кәсіпорындардың канцелярияларында кездеседі. [25]. Канцеляриядан өткен барлық құжаттар өзара байланысқан, яғни олар басқа құжаттарға байланысты. Көбінесе көп жағдайда кірістік құжат өзіне тиісті шығыстық құжатты туындайды. Осындай байланыссыз тек ішкі және кірістік құжаттар ғана пайда болады. Кірістік құжаттар өзінің туындауына әкелетін шығыстық құжаттармен және де басқа кірістік құжаттармен байланыста болады. Барлық құжаттар құжаттарды басқару жүйесінде және орындалуды басқару жүйесінде байланысқан (бір жұмысқа қатысты). Бұдан біз байланыстардың қайталануын көріп отырмыз. Құжатайналым көлемін бағалау. Бұл пункт өте қысқа болып келеді. Мұнда әр түрлі ұйымдар үшін корреспонденцияның көлемін бағалау келтірілген. Мысал үшін Украинаның Мемлекеттік банкысы арқылы бір жылда: 16 мың кірістік құжат (одан басқа банктың бөлімшелеріне орталықтанған 8 мың құжат келіп түседі.), 25 мың халықтың хаты, 24 мың шығыстық құжат өтеді. Канцелярияның өзінде құжаттар туралы мәлімет тізімі құжаттың 90% үшін үш жыл, ал қалған 10% бес жыл сақталады. Құжаттардың текстері канцелярияда келесі жылдың соңына дейін сақталады, содан кейін олар архивке ұзақ жыл бойы сақталу үшін беріледі [26]. Өкінішке орай бұл ұйымдардағы құжаттардың түр бойынша бөлімшесі белгісіз. Бірақ кірістік және шығыстық құжаттар шамамен тең үйлескен деп айта аламыз. Осындай көлемді құжаттарды сақтауға арналған мәліметтер базасын қарастырайық. Құжаттың карточкасы дискте 2 Кб (бұл сан DOCS Open құжатындағы карточкаға сай келеді) орын алады және сонымен қатар 1Кб орынды оның индексі алады. Осылайша бір құжат үшін дискте мәліметтерді сақтау үшін 3 Кб дисктік кеңістік қажет. Ірі кәсіпорындарда жылына 50-100 мың құжат жиналса және де құжаттың карточкасы үш жыл бойы сақталса, онда 150-300 мың құжатты сақтау үшін 0.5-тен 1 Мб-қа дейін орын қажет болады. Конструкторлық құжаттама үшін бұл сандар бірнеше есе асып түседі. А4 форматты текстік КҚ шамамен 30 Кб, сызбалық – 200Кб, бланк/форма – 300Кб, сканерден сурет 1 Мб. КҚ комплектісі компьютер сияқты құрал үшін А4 форматты 500 бетті текстік КҚ, 2000 бетке дейінгі формат А4ті сызбалық КҚ, 100 бланк, 100 құжат сканерден алынған суреттен тұрады. Ал кәсіпорында әр түрлі стадиядағы осы сияқты 50 бұйым болуы мүмкін. Сонымен қоса БД нормативті-техникалық және анықтамалар бойынша (МЕСТ, нормалар, анықтамалар …) олардың жалпы көлемі А4 форматты тексті-графикалық 500000 беттен тұрады (А4 форматты бір бет үшін 100 Кб). Қарапайым есептеулерден келесіні көріп отырмыз: жұмыс істеп тұрған бір жұмыс үшін құжатайналымды өңдеуге 80,5 Гб шамасында орын қажет. Мәліметтің алатын орынын есептеу кезінде форматтар мен спецификациялар модернизиацияланатынын естен шығармау керек, себебі файл көлемі модернизацияланудан кейін үлкейеді. Ірі кәсіпорындарда құжатайналымы және жұмыстық мәліметтерінің көлемі үлкен болғандықтан онда бірнеше терабайтты көлем жиі кездеседі. Кәсіпорынның электронды архивінің тиімді жұмысы үшін техникалық құжаттама қызметінің клиенттік жұмыс орындарын ғана емес, сонымен қатар архивпен (мәліметтерді қажет ететіндер және құжаттарды уақытша архивте сақтауға жіберетіндер) ақиқат жұмыс істейтін барлық қызметкерлерді байланыстыру қажет. Кәсіпорынның электронды архивінің сұлбасын құру. Нақты іске асыруға байланысты архивті жүйені құру кезінде көбінесе екі және үш деңгейлі логикалық сұлбалар қолданылады. Ең төменгі деңгейде әзірлеушінің жұмыс архиві орналасады және онда жаңадан құрылған, тіркелмеген құжаттар бар. Негізінде құжат автордың компьютерінде сақталады. Орташа деңгей (көп кездеспейді) тіркелуден өткен құжаттарды сақтауға арналған. Бұл этапта құжаттар компьютерде де және бөлімшелердің серверлерінде де сақталуы мүмкін [27]. Жоғарғы деңгей бұл-кәсіпорынның архиві. Мұнда құжаттар тіркелуден кейін еңгізіледі (сонымен қатар архивтік сақталуды қажет ететін құжаттар). Құжаттар кәсіпорынның архивті қызметтің бір немесе бірнеше серверінде, сонымен қоса мәліметтерді жаппай сақтау құрылғыларында сақталады. Техникалық құжаттармен жұмыс істеудің өзіндік ерекшелігі Жобалық ұйымның немесе өнеркәсіптік кәсіпорынның электрондық архивін құрудың негізі көптеген сұлбаларды (векторлық форматты) және олармен байланысты құжаттарды (спецификациялар, техникалық құжаттамалар және т.с.с) сақтау болып табылады. Қағазда жазылған мәліметтерді архивке еңгізудің өзі басқаша программалық және аппараттық қамсыздандыруды талап етеді. Жобалық құжаттамаларды өңдеу кезінде арнайы программалық қамсыздандыру қолданылады. Яғни архивтік қосалқы жүйемен біріктіру кезінде қиын міндеттемелі болып келетін жобалаудың автоматтандырылған жүйесі. Техникалық құжаттаманың архивінің ерекшелігі сонымен қатар құжаттардың ескі версияларының жаңа версиялары (мысалы, ұшқыштың бөлшектерінің жаңарып отыруы) пайда болған кезде сақтаудың (ремонт, қауіпсіздік ережелері) әр түрлілігі. Бұл сәйкесінше сақталатын құжаттардың көлемін үлкейтеді. Сонымен қатар өнеркәсіптік кәсіпорындарда электрондық архив жүйесімен біріктірілген офистік программалық қамсыздандыру қолданылуы қажет [28]. Кәсіпорында электрондық құжат айналымы жүйесін енгізу бірнеше кезеңде жүзеге асырылады: Компанияның қызметін, ең алдымен іс жүргізу саласын талдау. Автоматтандыру схемасын әзірлеу. құжат жүйесін тікелей кәсіпорында енгізу. Бірінші кезеңде ұйымның ЭҚЖ енгізу арқылы қол жеткізгісі келетін мақсаттары анықталады. Ол үшін қағазбастылықты қолданумен туындайтын барлық қиындықтар анықталады. Осы мақсатта келесі процедуралар жүзеге асырылады: Ішкі және сыртқы құжат айналымының диагностикасы: құрылымдық бөлімшелер мен жеке орындаушылар арасында, сондай-ақ контрагенттермен. Ішкі құжаттаманы қалыптастыру, куәландыру, тарату процесін, кіріс және шығыс хат-хабарларды тіркеу схемаларын зерделеу. Құжаттаманы мұрағаттау процесін талдау. Қолданыстағы іс жүргізу жүйесінің көбісі заңнамамен, нормалармен байланысы. Диагностикалық процедуралардың нәтижесі ЭҚЖ енгізу қажеттілігі туралы қорытынды болып табылады. Онда аудит нәтижелері мен құжат айналымын болашақ автоматтандыруға қойылатын талаптар келтірілген. Тікелей техникалық тапсырмада сипаттама болуы керек: Автоматтандырудан кейін іске асырылатын кәсіпорын қызметкерлерінің өзара іс-қимылының барлық болжамды схемалары. ЭҚЖ барлық элементтерін сынау рәсімдері. Сонымен қатар, диагностика барысында енгізілген жүйеге мүмкін болатын жүктемені есептеймін және оның барлық компоненттерінің жұмысын оңтайландыру бойынша шешімдер қалыптастырылған. Енгізудің екінші кезеңі кәсіпорында жеткілікті бағдарламалық-ақпараттық кешенді қалыптастыруды көздейді. Ол екі жолмен жүзеге асырылуы мүмкін: Қолданыстағы типтік қолданбалы шешімді қолдану. Мысалы, 1С: кешенді автоматтандыру. Қосымша қолданбалы бағдарламалық алгоритмдерді тарту. Жұмыс аяқталғаннан кейін бағдарламалық кешен техникалық тапсырмаға сәйкес тексеріледі. Соңғы кезең-бұл ЭҚЖ-ны ұйымға тікелей енгізу. Жоспарланған іс-әрекеттердің көлеміне байланысты процесс бір немесе бірнеше кезеңмен жүзеге асырылуы мүмкін. Техникалық тапсырманы құрастыру кезінде іс-әрекеттердің реттілігі алдын-ала орнатылғаны жөн. Енгізу кезінде ЭҚЖ күтілетін нәтижелер мен нормативтік талаптарға сәйкестігін анықтау мақсатында мониторинг қатар жүргізіледі. Жүйе бірінші күннен бастап қанағаттанарлық жұмыс істеуі керек. Енгізу Техникалық Тапсырмада көрсетілген барлық өзара әрекеттесу схемаларын іске қосу аяқталғаннан кейін ғана аяқталды деп саналады. Бүкіл жүйені енгізгеннен кейін кәсіпорында бұрыннан бар Қағаз құжаттаманың электрондық мұрағатын құру керек. Ол үшін құжаттарды сканерлеу жеткілікті. ЭҚЖ енгізу процесінде немесе оның соңында іс қағаздарын жүргізу міндеті болып табылатын қызметкерлерді оқыту қажет.Мұндай жұмысшылар тиісті нұсқаулықтармен, жәрдемақылармен қамтамасыз етілуі керек. Кәсіпорында ЭҚЖ енгізу 4-12 айда жүзеге асырылады. Мұндай мерзім мамандарды тартқан жағдайда ғана қамтамасыз етіледі. Процедураның ұзақтығы компанияның құжат айналымының көлеміне және оның мөлшеріне байланысты. Құрылымдық бөлімшелер мен өзара әрекеттесу схемалары неғұрлым көп болса, енгізу процесі соғұрлым ұзақ болады. жүктеу/скачать 1,62 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|