Дипломдық ЖҰмыс «Архивтану, құжаттану және құжатнамамен қамтамасыз ету»
жүктеу/скачать 1,62 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Диплом жұмысының міндеттері.
- Диплом жұмыстың құрылымы
- 1 ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫНЫҢ ТЕОРИЯЛЫҚ НЕГІЗІ 1.1 Ұйымда құжаттамамен қамтамасыз етудің нормативтік әдістемелік аспектісі
| Диплом жұмысының мақсаты: осы процесті жетілдірудің ерекшеліктерін, проблемаларын және негізгі бағыттарын анықтау үшін юедгілі бір өнеркәсіптегі электрондық құжат айналымының әртүрлі жүйелерін енгізуді ұйымдастыруды қарастырып талдау.
Диплом жұмысының міндеттері. Мақсатқа жету үшін бірқатар міндеттерді орындау қажет: Электрондық құжат айналымының маңызды принциптері мен шарттарын талдау; Электрондық құжат айналымының кез-келген жүйесіне тән негізгі сипаттамалар мен функцияларды қарастыру; Электрондық құжат айналымы жүйелерін енгізу процесіне байланысты артықшылықтар мен проблемаларды анықтау; Ақтөбе қаласындағы «СНПС Ақтөбе мұнай газ» ұйымының электрондық құжат айналымы жүйелерін енгізу жөніндегі қызметін сипаттау; Диплом жұмыстың құрылымы: Жазылып отырған диплом жұмысы кіріспе, үш тарау , соның ішінде әр тарауда үш тармақша, қорытынды, пайдаланылған әдебиеттер тізімінен тұрады. 1 ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫНЫҢ ТЕОРИЯЛЫҚ НЕГІЗІ 1.1 Ұйымда құжаттамамен қамтамасыз етудің нормативтік әдістемелік аспектісі Осы құжаттау, құжаттаманы басқару және мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда (бұдан әрі – ұйымдар) құжаттамалау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану тәртібін белгілейді. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін ұйымдастыру, жүргізу және жетілдіру, басқаруды Архив дела және құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) белгілеген ұйымдағы құжаттармен жұмыс істеу тәртібінің сақталуына әдістемелік басшылық пен бақылауды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жөніндегі міндеттер мен функцияларды іске асыруға арналған құрылымдық бөлімше (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) жүзеге асырады. Бұл ретте бір құрылымдық бөлімшенің құрамында құпия емес және құпия іс қағаздарын жүргізуге тыйым салынады. Ескерту. 2-тармақ жаңа редакцияда-ҚР Үкіметінің 2020.11.30 № 809 қаулысымен. Штат кестесінде БҚҚ қызметі көзделмеген ұйымда міндеттер жауапты лауазымды адамға жүктеледі. Қағидалардың күші Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын құрайтын мәліметтерді қамтитын құжаттарға қолданылмайды. Заңды тұлғалар, мемлекеттік органдар немесе лауазымды адамдар үшін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілттерін (әзірлеу, тіркеу, беру, сақтау, жою тәртібі) жасау жөніндегі жұмыстар, мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілттерінің құпиялылық режимін және сақталуын қамтамасыз ету тәртібі Мемлекеттік құпияларды қорғау саласындағы нормативтік құқықтық актілерде айқындалады құпия. Ұйымдағы Құжаттамалық қамтамасыз ету қызметті басқарудың маңызды құрамдас бөлігі болып табылады және процестерді дұрыс ұйымдастыруға және олардың орындалуын бақылауға мүмкіндік береді. Құжаттама бизнес-процестерді сипаттау мен басқарудың, сондай-ақ қызметкерлердің іс-әрекеттерін есепке алу мен бақылаудың негізгі құралы болып табылады. Ұйымдағы Құжаттамалық қамтамасыз етудің нормативтік әдістемелік аспектісі құжаттаманы жүргізу және ақпаратты есепке алу тәртібін реттейтін нормативтік актілермен айқындалады. Мұндай актілерге, мысалы, құжаттама және мұрағат стандарт жөніндегі ГОСТтар мен стандарттар, құжаттаманы жүргізу және ақпаратты есепке алу тәртібі бойынша ұйым басшылығының бұйрықтары мен нұсқаулықтары жатады. Ұйымның өз қызметін Құжаттаудың белгіленген тәртібі болуы керек, ол нормативтік-әдістемелік актілерге сәйкес келуі керек. Мысалы, ұйымда құжаттардың белгіленген нысандары, оларды толтыру ережелері мен тәртібі, құжаттарды сақтаудың белгіленген мерзімдері және оларды жою тәртібі болуы керек. Құжаттамалық қамтамасыз етудің нормативтік әдістемелік аспектісінің маңызды бөлігі құжаттарды жасау, өңдеу және есепке алу процестерін автоматтандыруға, оларды өңдеуді жеделдетуге және ақпараттың сақталу сапасы мен қолжетімділігін жақсартуға мүмкіндік беретін электрондық құжат айналымын енгізу болып табылады. Тұтастай алғанда, ұйымдағы Құжаттамалық қамтамасыз етудің нормативтік әдістемелік аспектісі қызметті басқарудың маңызды элементі болып табылады және үнемі бақылау мен жетілдіруді талап етеді. «Қызметтік пайдалану үшін» деген белгісі бар таратылуы шектелген электрондық құжаттармен мемлекеттік органдардың жұмыс істеу тәртібі "Қазақстан Республикасында ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі кейбір шаралар туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 14 қыркүйектегі № 965 және "таратылуы шектелген және таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа мәліметтерді жатқызу қағидаларын бекіту туралы" 2022 жылғы 24 маусымдағы № 429 қаулыларымен айқындалады. онымен жұмыс". Арнайы мемлекеттік органдарда құжаттау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалану ерекшеліктерін олардың басшылары айқындайды. Ескерту. 4-тармақ жаңа редакцияда-ҚР Үкіметінің 2022.08.31 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен. Осы Қағидаларда мынадай ұғымдар пайдаланылады: 1) абзац-бас әріппен басталатын бөліктің бірінші абзацынан басқа (абзацтар үтірмен аяқталады (бөліктің бірінші және соңғы абзацтарынан басқа)бірінші жолда шегініспен бөлінетін және кіші әріппен басталатын мәтіннің семантикалық бірлігін білдіретін бөлігі; 2) ақпаратты криптографиялық қорғау құралы (бұдан әрі – СКЗИ)-криптографиялық түрлендіру, шифрлау кілттерін генерациялау, қалыптастыру, тарату немесе басқару алгоритмдерін іске асыратын бағдарламалық қамтамасыз ету немесе аппараттық-бағдарламалық кешен; 3) түйінді ақпарат тасығыш – электрондық цифрлық қолтаңбаның сақталған жабық кілттерін қорғау үшін "ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары. Жалпы техникалық талаптар " (3 деңгей); 4) Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының куәландырушы орталығы (бұдан әрі – МО ОО) – Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының ақпараттық жүйелерінде және өзге де мемлекеттік ақпараттық ресурстарында мемлекеттік органдарға, мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарына қызмет көрсететін куәландырушы орталық; 5) Қазақстан Республикасының Ұлттық куәландырушы орталығы-мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйелерде электрондық құжаттарды қалыптастыру үшін жеке немесе заңды тұлғаларға электрондық цифрлық қолтаңба құралдары мен тіркеу куәліктерін беретін куәландырушы орталық; 6) құжатты (хатты) босату-автор-ұйымның ісінде қалатын шығыс құжаттың данасы; 7) құжаттың электрондық көшірмесі-түпнұсқа құжаттың түрі мен ақпаратын (деректерін) электрондық-цифрлық нысанда толық жаңғыртатын құжат; 8) нормативтік-анықтамалық ақпарат-нормативтік құжаттарға негізделген және құжаттың әртүрлі сипаттамаларын айқындау үшін пайдаланылатын ақпарат (жіктеуіштер, анықтамалықтар, тізбелер және басқалар); 9) тіркеу куәлігінің иесі-атына тіркеу куәлігінде көрсетілген ашық кілтке сәйкес келетін жабық кілтті заңды түрде иеленетін, тіркеу куәлігі берілген жеке немесе заңды тұлға; 10) электрондық ақпараттық ресурстар-электрондық жеткізгіште және ақпараттандыру объектілерінде қамтылатын электрондық-цифрлық нысандағы ақпарат; 11) ақпараттандыру объектілерін қорғау-ақпараттандыру объектілерін сақтауға, оларға заңсыз және (немесе) байқаусызда қол жеткізуді және (немесе) ықпал етуді болғызбауға бағытталған құқықтық, ұйымдастырушылық және техникалық іс-шаралар кешенін іске асыру; 12) электрондық құжат-ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат; 13) электрондық құжат айналымы-мемлекеттік органдар, жеке және заңды тұлғалар арасында электрондық құжаттармен алмасу; 14) электрондық құжат айналымы жүйесі - қатысушылар арасындағы қатынастар "электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңымен және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерімен (бұдан әрі – ЭҚЖ)реттелетін электрондық құжаттармен алмасу жүйесі; 15) ЭҚЖ қатысушысы-электрондық құжаттарды жинау, өңдеу, сақтау, беру, іздеу және тарату процестеріне қатысатын жеке немесе заңды тұлға, мемлекеттік орган немесе лауазымды адам; 16) электрондық құжаттың қағаз көшірмесі-ақпаратты (деректемелердің деректерін) электрондық түпнұсқадан шығару арқылы алынған, электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдалана отырып жасалған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған түпнұсқа электрондық құжаттың ақпаратын толық жаңғыртатын және оның барлық деректемелері немесе олардың бір бөлігі бар және өкілеттіктері бар адам куәландырған қағаз жеткізгіштегі құжат осы құжатты куәландыруға; 17) электрондық құжаттың түпнұсқасы-электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін пайдалана отырып жасалған, бастапқыда электрондық құжат форматында қалыптастырылған және қағаз түпнұсқасы жоқ электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған (қол қойылған) құжат; 18) электрондық тіркеу бақылау карточкасы - оның деректемелерін тіркейтін, белгіленген нысан бойынша құжат туралы есептік деректері бар электрондық құжат; 19) электрондық құжаттың форматы-электрондық хабарламаның мазмұндық бөлігінің құрылымы, оның негізінде электрондық құжат қалыптастырылған; Қазақстан Республикасы мемлекеттiк ұйымдарының және жергiлiктi өзiн-өзi басқару органдарының жұмыс және iс қағаздарын жүргiзу тiлi қазақ тiлі болып табылады, қазақ тiлiмен тең орыс тiлi ресми түрде қолданылады. Мемлекеттiк емес ұйымдардың жұмысында қазақ тiлі және қажет болған кезде басқа тiлдер қолданылады. Құжаттар А4 (2010х297 миллиметр (бұдан әрі - мм), А5 (148х210мм) форматындағы таза ақ қағаз парақтарында жасалады және жиектері кемінде: 1) сол жағынан - 20 мм; 2) оң жағынан - 10 мм; 3) жоғары жағынан - 10 мм; 4) төменгі жағынан - 10 мм болады. Екі жақты басып шығару үшін құжат парағының сыртқы жағының жиектері: 1) сол жағынан - 10 мм; 2) оң жағынан - 20 мм; 3) жоғары жағынан - 10 мм; 4) төменгі жағынан - 10 мм. Құжатты ресімдеу кезінде бланкілер пайдаланылады. Бланкілердегі деректемелер осы Қағидаларға 1-қосымшаға сәйкес құжат деректемелерінің орналасу схемасына сәйкес белгілі бір кезекпен орналасады. Ұйымдарда құжаттардың мынадай бланкілері қолданылады: 1) осы Қағидаларға 2-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым хатының бланкісі; 2) осы Қағидаларға 3-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйым құжатының нақты түрінің бланкісі; 3) осы Қағидаларға 4-қосымшаға сәйкес нысан бойынша ұйымның жалпы бланкісі. Ұйымның жалпы бланкісі құжаттың кез келген түрін әзірлеу үшін пайдаланылады. Құжаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегімен жасалады немесе құжаттың жасау кезінде тікелей басылып шығарылады. Мемлекеттік ұйымдардың Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген құжаттардың қағаз бланкілері есепке алуға жатады, ол үшін құжат бланкісінің әр данасының сол жақ төменгі бұрышына типографиялық тәсілмен немесе нумератормен оның нөмірі, сериясы қойылады. Электрондық бланкілер есепке алынбайды. Құжаттардың бланкілері қатаң түрде мақсаты бойынша пайдаланылады және ұйым басшының тиісті рұқсатынсыз басқа ұйымдарға немесе адамдарға берілмейді. Құжаттар ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасалады: 1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері; 2) хаттан басқа құжат түрінің атауы; 3) құжаттың датасы; 4) құжаттың тіркеу нөмірі (индексі); 5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолы және қолының толық жазылуы; 6) ұйым мөрінің бедері. Өкімдік құжаттардан басқа, ішкі құжаттар ақ қағаз парақтарында жасалады. Бір бланкіде екі және одан да көп тілде құжат ресімдеуге жол берілмейді. Қазақ тіліндегі құжат және орыс немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалы құжаттың әрқайсысы жеке бланкiде (жеке парақтарда) басылып шығарылады және бірыңғай деректемелермен ресімделеді. Екі және одан да көп тілде жасалатын құжат бірыңғай деректемелермен жеке бланкілерде (жеке парақтарда) ресімделеді. Әртүрлі тілдегі құжатқа бірыңғай шығыс деректемелер беріледі. Әртүрлі тілдегі құжаттар бір-біріне теңтүпнұсқалы болуы керек. Құжаттардың парақтары (бланкілер және олардың қосымшалары) парақтың ортасында жоғарғы жағында реттік нөмірмен нөмірленеді. 32-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен. Құжатты бекіту грифі құжаттың бірінші парағының оң жақ жоғарғы бұрышында орналастырылады және кіші әріптермен ресімделеді. Құжатты нақты лауазымды адам бекіткен кезде бекіту грифі мынадай элементтерден: "Бекітемін" деген сөзден, лауазымның атауынан, қолтаңбасынан, қолтаңбасының толық жазылуынан және бекіту датасынан тұрады. Құжатты лауазымы тең екі немесе одан көп адам бекіткен кезде бекіту грифі ұйымдар атауының әліпбилік ретінде бір деңгейде орналастырылады. Құжат қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекітілген кезде бекіту грифі "Бекітілді" деген сөзден, көмектес септігіндегі өкімдік құжат түрінен, оның датасы мен нөмірінен тұрады. Ескерту. 33-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен. Қарар құжаттың бірінші парағының жоғарғы бөлігінде, мәтіннен бос орында орналастырылады. Қарардың құрамына орындаушының (орындаушылардың) есімінің инициал(дар)ы, тегі (тектері), тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындау мерзімі, қарар авторының қолы және датасы кіреді. Қарар қойған адамның қолының астына кіріс тіркеу нөмірін (индексін), түскен датасын және қарар тиесілі болатын құжаттың деректемелері туралы белгілерді (авторды, құжаттың шығыс нөмірі мен күні) көрсете отырып, қарарды жеке бланкiде (фишкада) ресімдеуге жол беріледі. Басқа ұйымдарға жолданатын қарарлар түріндегі тапсырмаларды БҚҚ қызметі тіркейді. Тапсырылатын іс-қимылдарға қосымша нұсқауларды талап етпейтін және белгіленген орындау мерзімдері бар құжаттарда, қарарда орындаушы, қарар авторының қолы, дата көрсетіледі. Тапсырма екі және одан да көп адамға берілген жағдайда, қарардың өзінде өзгеше белгіленбесе, тапсырмадағы бірінші болып көрсетілген адам негізгі орындаушы болып табылады. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Бақылауға алынды" деген сөздермен немесе мөртабандармен белгіленеді және құжаттың бірінші парағының сол жақ жоғарғы жағында мәтіндік жиектің шегінен тыс жерге қойылады. Құжат көшірмесінің түпнұсқамен сәйкестігін куәландыру үшін "Қолы" деген деректеменің төменгі жағына "Көшірмесі дұрыс" (тырнақшасыз) деген куәландыру жазбасы, көшірмені куәландырған адамның лауазымының атауы, жеке қолы, қол қойған адам қолының толық жазылуы (есімінің инициалы мен тегі), ұйым мөрінің бедері (бар болса), куәландыру датасы қойылады. Электрондық құжаттың қағаз көшірмесі бастапқы құжаттың электрондық құжат болып табылатынын және электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің оң нәтижесі алынғанын көрсете отырып куәландырылады. Электрондық құжаттың қағаз тасығыштағы көшірмесін куәландыру және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің нәтижесі туралы ақпаратты белгілеу үшін «Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс» (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі айқындалды) деген мәтіні бар және парақтардың саны мен куәландырушы адамның қолтаңбасына арналған жолдар көрсетілген (үшбұрыш нысанындағы) мөртабан пайдаланылады. Құжаттың электрондық көшірмесін: 1) орындаушы – электрондық құжаттың жобасын жасау кезінде қағаз тасығыштағы қосымша құжаттар салынған жағдайда; 2) мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкері – қағаз тасығышта ғана түскен құжатты тіркеу кезінде куәландырады. ЭҚЖ арқылы жасалған электрондық құжаттың қағаз көшірмесін бекіту өкілеттігі мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкерлерінде және пошта операторында болады. Құжаттың орындаушысы туралы белгі "Орынд." деген қысқартылған сөзді, құжатты орындаушы есімінің инициалы мен тегін, телефон нөмірін, оның ішінде ішкі нөмірін, электрондық поштасының мекенжайын (бар болса) қамтиды және ол құжаттың соңғы парағының беткі немесе сыртқы жағының төменгі сол жақ бұрышында орналастырылады. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғанын растайтын құжаттың нөмірі мен датасына сілтемені (мұндай құжат болмаған жағдайда – орындалуы туралы қысқаша мәліметтер), "Іске" деген сөзді, құжат сақталатын істің нөмірін қамтиды. Құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі құжаттың бірінші парағының беткі жағының төменгі жиегіне қойылады, оған орындаушы іске жолдаған күнін көрсете отырып қол қояды. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұндық және деректемелік. Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігі мынадай форматтардағы бір немесе бірнеше файлдан тұрады. 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG – графикалық формат; 2) RTF, DOCX – мәтіндік формат; 3) XLS, XLSX – кестелік формат; 4) PPT, PPTX – таныстырылымдар; 5) RAR, ZIP – архивтелген формат. Қазақстан Республикасы Президентінің актілер жобаларының мазмұндық бөлігі тек PDF форматында ЭҚЖ-да қалыптастырылады. Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігінде мынадай деректемелер бар: 1) жөнелтуші ұйымның ресми атауы; 2) ұйым туралы анықтамалық деректер (заңды мекенжайы, телефоны, факсы, ұйымның электрондық мекенжайы (бар болса); 3) құжат түрінің атауы; 4) кіріс құжаттың тіркеу нөміріне және датасына сілтеме; 5) құжаттың жасалған немесе басып шығарылған орны; 6) адресат; 7) құжатты бекіту белгісі (бар болса); 8) мәтіннің тақырыбы (бар болса); 9) құжаттың мәтіні; 10) орындаушы туралы белгі (орындаушының тегі және телефоны) (Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні және телефоны көрсетіледі); 11) электрондық цифрлық қолтаңба. Электрондық құжаттың деректемелік бөлігі электрондық тіркеу бақылау карточкасын (бұдан әрі – ЭТБК) жасау арқылы қалыптастырылады, онда мынадай деректемелер пайдаланылады: 1) құжат түрінің атауы; 2) құжаттың тіркеу нөмірі; 3) істер номенклатурасының индексі; 4) көмегімен құжат жасалған бағдарламалық қамтылымның атауы мен нұсқасы; 5) электрондық цифрлық қолтаңба; 6) мәселенің сипаты; 7) негізгі құжат пен қосымшалар парақтарының саны; 8) адресат мемлекеттік органның атауы (аумақтық органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитетінде бөлімшелердің атаулары кодтарға сәйкес көрсетіледі); 9) адресат лауазымының атауы (бар болса); 10) адресаттың тегі (бар болса); 11) орындаушының тегі (Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні көрсетіледі); 12) орындаушының телефон нөмірі; 13) бақылау туралы белгі; 14) құжаттың орындалуы және оны іске жіберу туралы белгі; 15) қағаз құжаттың түпнұсқасының, электрондық құжаттың қағаз көшірмесінің болуы немесе болмауы туралы белгі. Қосымша деректемелерді пайдалану құжаттың түріне байланысты осы Қағидаларға сәйкес айқындалады. Ескерту. 43-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 30.11.2020 № 809 қаулысымен. Ұйымдар арасында электрондық құжат алмасу кезінде міндетті деректемелер тізбесі және электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне сәйкес "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының Заңын, осы Қағидаларды сақтап, мәміленің жазбаша нысанында белгіленеді. Ескерту. 44-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Үкіметінің 31.08.2022 № 630 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) қаулысымен. Электрондық құжаттар ҚР СТ "Құжаттаманы басқару. Ұзақ мерзімді сақтауға арналған электрондық құжаттар файлдарының форматы. 1-бөлік. PDF 1.4. (PDF/А-1) пайдалану" мемлекеттік стандартына сәйкес сақтауға беріледі. Құжаттама ұйымдағы бизнес-процестерді ұйымдастыру мен басқарудың маңызды құралы болып табылады. Ол ұйымның қызметіне байланысты жазбаша ақпараттың барлық түрлерін, соның ішінде құжаттарды, есептерді, жазбаларды және т.б. қамтиды. құжаттаманы сақтау және пайдалану оны жасау, сақтау және пайдалану ережелері мен талаптарын белгілейтін нормативтік-әдістемелік құжаттарға сәйкес жүзеге асырылуы керек. Ұйымдағы Құжаттамалық қамтамасыз етуді реттейтін негізгі құжаттардың бірі – «құжат айналымы туралы ереже». Бұл құжат құжаттаманы рәсімдеуге, тіркеуге, есепке алуға, сақтауға, өңдеуге және пайдалануға қойылатын талаптарды қоса алғанда, құжаттаманы жүргізу ережелерін белгілейді. Сонымен қатар, құжат айналымы туралы ережеде құжаттармен жұмыс істеу ережелері мен тәртібі, құжаттаманы жүргізу ережелерін бұзғаны үшін жауапкершілік, сондай-ақ құжаттарды бекіту және Даулы мәселелерді шешу тәртібі туралы ақпарат бар. «Құжат айналымы туралы Ережеге» қосымша басқа да нормативтік құжаттар әзірленуі мүмкін, мысалы, «іс жүргізу туралы ереже», «құжаттаманы мұрағаттау туралы ереже», «электрондық қолтаңбаны пайдалану туралы ереже», «құпия ақпаратты қорғау жөніндегі Ереже» және т. б. осы құжаттардың әрқайсысы сақталуы тиіс ережелер мен талаптарды белгілейді ұйымдағы құжаттармен жұмыс кезінде. Ұйымдағы Құжаттамалық қамтамасыз етудің нормативтік-әдістемелік аспектісі персоналды құжаттамамен жұмыс істеу ережелеріне оқытуды да қамтиды. Бұл арнайы курстар мен тренингтер түрінде ұйымдастырылуы мүмкін, сонымен қатар жаңа қызметкерлерді оқытудың жалпы бағдарламасына енгізілуі мүмкін. Құжаттармен жұмыс істеу кезінде қателер мен бұзушылықтарды болдырмау үшін құжаттамамен жұмыс істейтін ұйымның барлық қызметкерлері үшін нормативтік-әдістемелік құжаттардың қолжетімділігі мен түсінікті болуын қамтамасыз ету маңызды. Құжаттамалық қамтамасыз етудің нормативтік-әдістемелік аспектісі бірқатар элементтерді қамтиды: 1. Құжаттармен жұмыс істеу ережелері мен ережелерін әзірлеу және бекіту. «Құжат айналымы туралы ережеден» басқа, ұйымдағы құжаттармен жұмысты реттейтін басқа ережелер жасалуы мүмкін. Мысалы, «іс жүргізу туралы ереже «құжаттарды құру, өңдеу және есепке алу тәртібін», «құжаттаманы мұрағаттау туралы ереже» - құжаттарды сақтау және кәдеге жарату қағидаларын, құпия ақпаратты қорғау жөніндегі қағидалар - құпия ақпаратты қорғау жөніндегі шараларды айқындайды. 2. Қызметкерлерді құжаттармен жұмыс істеуге оқытуды ұйымдастыру. Оқыту арнайы курстар мен тренингтер түрінде ұйымдастырылуы мүмкін, сонымен қатар жаңа қызметкерлерді оқытудың жалпы бағдарламасына енгізілуі мүмкін. Оқыту нормативтік құжаттармен, құжаттарды рәсімдеумен, құжаттарды тіркеу, есепке алу және сақтау ережелерімен танысуды қамтуы тиіс. 3. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру. Құжаттамалық қамтамасыз етудің нормативтік-әдістемелік аспектісі құжаттармен жұмыс істеу ережелерін қамтиды. Мысалы, құжаттарды құру және рәсімдеу ережелері, оларды тіркеу және есепке алу ережелері мен тәртібі, құжаттарды сақтау және өңдеу ережелері, құжаттарға қол жеткізу ережелері және т. б. 4. Құжаттармен жұмыс істеу ережелерінің орындалуын бақылауды ұйымдастыру. Нормативтік құжаттар мен құжаттармен жұмыс істеу ережелерінің орындалуын бақылау жүйесін ұйымдастыру қажет. Бұл құжаттаманың нормативтік талаптарға сәйкестігін тексеру, сондай-ақ аудиторлық тексерулер және құжаттармен жұмыс сапасын бағалау арқылы жүзеге асырылуы мүмкін. 5. Құжаттаманы басқару. Құжаттамалық қамтамасыз етудің нормативтік-әдістемелік аспектісі құжаттаманы басқару ережелерін қамтиды. Мысалы, құжаттарды құру және рәсімдеу ережелері, оларды тіркеу және есепке алу ережелері мен тәртібі, құжаттарды сақтау және өңдеу ережелері, құжаттарға қол жеткізу ережелері және т. б. Жалпы, Құжаттамалық қамтамасыз етудің нормативтік-әдістемелік аспектісін дұрыс ұйымдастыру тиімді басқаруға мүмкіндік береді. жүктеу/скачать 1,62 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|