2. организация хранения документов архивного
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Фрагмент документа Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
| 5.4. Описи дел, документов
Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то Вам предстоит составлять внутренние описи и описи структурного подразделения. Вы должны учесть все дела, законченные делопроизводством в минувшем году и выбрать из них: дела постоянного хранения; дела долговременного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу; специфические виды документов (телеметрические, научно-технические, судебно-следственные и др.). Ваша задача - распределить все дела на небольшие массивы и составить на каждую группу отдельную опись. По этой описи дела будут переданы Вами в архив организации или в архивохранилище, и она же послужит основой годового раздела описи фонда организации. Если Вы работник архива организации, то должны ежегодно составлять годовой раздел описи всего учреждения. Дела постоянного хранения следует передать по описи в профильный государственный или муниципальный архив. Если Вы работник государственного или муниципального архива, Ваша задача следить за качеством описей, присылаемых Вам из архивов организаций и утвердить или отвергнуть их, а также при: при поступлении россыпи документов общественных организаций; при усовершенствовании или переработке описей. Фрагмент документа Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. - М., 2007 П. 5.5.1 Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи Опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда). Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом. Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации. Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности. жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|