устройство. -СПб., 1877. С. 30.
Первое описание называли инвентарным, второе и третье - ученым. К ученым
описаниям составлялись алфавитные, предметные и географические указатели.
Пример описания одного и того же дела:
Инвентарная
опись
Ученая опись
7135 (1629-
1627 гг.)
Боярская
книга. 476 л
Книга, а в ней писаны Государя, Царя и Великого князя
Михаила Федоровича в Руси самодержца бояре и
окольничие, думные люди, и стольники государевы,
великого государя светлейшего патриарха Филарета
Никитича Московского и Рус, стряпчие, и дворяне
Московские, и дьяк дворяне выборные нынешнего 135 г.
Нетрудно догадаться, какой из видов описаний более удобен для
архивиста, а какой для исследователя.
Составление собственно описи дел архивного фонда после проведения
систематизации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для
конкретного фонда классификационной схемой не составит труда.
***
Распределение дел в соответствии со схемой классификации может
проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения
дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.
При непосредственной группировке дела физически группируются по
разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно
располагаются с учетом указанного в схеме порядка.
При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с
описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в
предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в
порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная
группировка дел фонда.
Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех
случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме
того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как
не требует многократного перемещения единиц хранения по группам,
подгруппам, а также экономит рабочее время.
В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности
комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть
составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись
может быть составлена на:
все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое
существование;
дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-
фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-
тематических (материалы по личному составу, научно-техническая
документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный
фонд учреждения.
Запомните - количество дел, внесенных в одну опись не должно превышать
самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).
В действующих организациях описи на дела постоянного хранения
составляются в двух основных вариантах. Первый вариант предусматривает
составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на
документы этой структурной части за данный год, нумерация дел -
самостоятельная.
Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов.
В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел
единой сводной описи всего учреждения.
Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения
составляет отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая
валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части
(
Создание современных архивных справочников на основе
дифференцированного подхода. Метод. пособие
. С. 30 [14]).
Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда
и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу
порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие
деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.
Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из
описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о
каждой единице хранения и состоит из следующих элементов:
порядковый номер;
делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре или старый
инвентарный номер);
заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
крайние даты документов в деле (число, месяц, год);
количество листов в деле;
примечания.
Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию,
соответствует своя графа в листе описи.
Графа 1 - "Порядковый номер" - отражает учетную функцию описи,
закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в
порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество
единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном
составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в "Итоговой
записи").
Графа 2 - "Делопроизводственный номер" - это "родной" для дела номер,
присвоенный в делопроизводстве (это индекс дела по номенклатуре дел). Он
может послужить дополнительным "маячком" в поиске.
Графа 3 - "Заголовок дела" отражает информационную функцию описи,
раскрывая состав и содержание документов каждого дела.
Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой
классификации дел внутри архивного фонда, которая подробно была
рассмотрена в теме 2.3. "Организация документов и дел в пределах архивного
фонда (третий уровень)". Например, в организации выбрана для классификации
дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии
с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки
дел) в опись.
В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их
разнит номер тома, номер части или другие сведения, то вместо второго
заголовка Вы пишете слово "То же" с указанием тома или части.
Например:
Приказы по запасному эскадрону конно-
гренадерского полка
1 января 1877 - 11 января
1879 г.
То же
12 января 1879 - 12 января
1880 г.
В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера,
заголовок повторяется полностью, а слова "То же" не пишутся.
В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только
общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование
учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при
первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение.
Например, "Проекты федеральных законов, подготовленные ОАО "Российские
железные дороги" (ОАО "РЖД")". При последующих упоминаниях учреждения в
заголовке приводится только его общепринятое сокращение (аббревиатура):
ОАО "РЖД". В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка
заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной
строки:
Достарыңызбен бөлісу: |