5.4.1. Методика составления описи и итоговых записей
Термин "опись" употребляется в данном учебнике как родовое понятие. На
практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного
подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные,
следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов,
заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов внутренней
описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено
или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по
установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой
обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена
их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на
соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись
к внутренней описи и заверительная надпись дела" [11, с. 21].
Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по
единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:
постоянного хранения;
временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет
(по усмотрению организации);
по личному составу.
В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел
постоянного хранения.
Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел
(описательных статей), и справочного аппарата к описи. Как правило, описи
составляются еще в организациях. Но и в государственных и муниципальных
архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-
справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных
документов.
Работа по составлению описи складывается из:
описания дел;
организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки
классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);
составления собственно описи документов;
составления справочного аппарата и оформления описи.
***
На исключительную важность "описаний", "инвентарей" для поиска и
сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков
отечественного архивоведения - Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов и др.
"Напечатанное описание документов, - писал Самоквасов, - должно иметь
целью охрану содержания архива на будущее время и облегчение архивных
справок и ученых разысканий... изданная опись:
1) способствует упорядочению архивных материалов в архивном
хранилище;
2) охраняет архивное имущество от расхищения;
3) предупреждает фальсификацию архивных документов, делая
бесполезным перемену в них дат и имен;
4) служит лучшим средством контроля деятельности архивистов по
упорядочению и описанию содержания вверенного им архива;
5) дает возможность людям науки до личного посещения данного архива
ознакомиться предварительно с объемом хранящихся в нем материалов по
интересующим их вопросам и немедленно получать в архиве такие
материалы для своих исследований;
6) облегчает архивные справки всякого рода с практическими и научными
целями".
Достарыңызбен бөлісу: |