2. организация хранения документов архивного
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| 1957 г.
1960 г. Руководство Руководство Планирование Планирование Пчеловодство Пчеловодство При систематизации по отраслевой-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп - по хронологии: Руководство 1957 г. Руководство 1960 г. Планирование 1957 г. Планирование 1960 г. Пчеловодство 1957 г. Пчеловодство 1960 г. Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологически- номинальную схему систематизации: Оперативные материалы 1914 г. 1914 г. Оперативные материалы Строевые материалы 1915 г. 1915 г. Строевые материалы Номинально-хронологическая схема была широко распространена в XIX в.: "Опись документов Архива Дирекции императорских театров". СПб., 1892. Вып. 1. Отдел 1. 1. Высочайшие повеления. 1830 год 1831 год 1832 год... 2. Постановления по театральной части. 18 30 год 1831 год 1832 год... 3. Книги распоряжений дирекции по личному составу. 1830 год 1831 год 1832 год... 4. Книги распоряжений дирекции по хозяйственной части. 1830 год 1831 год 1832 год... 5. Именные списки артистов. 1830 год 1831 год 1832 год... Описание дел Архива Министерства народного просвещения / Под ред. С.Ф. Платонова. П., 1917. 1. Журналы комиссии об учреждении народных училищ. 1782 год 1783 год 1784 год... 2. Высочайшие указы и повеления, данные комиссии об учреждении народных училищ. 1782 год 1783 год 1784 год 1802 год... 3. Делопроизводство комиссии об учреждении народных училищ. 1782 год 1783 год 1784 год... Тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы применяются для некоторых небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции. Тематически-хронологическая схема Документы о розыске Янтарной комнаты в г. Калининграде, 1949- 1950 годы Хронологически-тематическая схема 1949- 1950 годы Документы о розыске Янтарной комнаты; документы о розыске музейных ценностей в г. Калининграде Например: Описание дел Виленской академии Отдел I. Документы Виленской академии, относящиеся к основанию и устройству ее. 1578 год 1579 год 1641 год Отдел II. Документы Виленской академии, касающиеся прав и преимуществ по обеспечению ее дровами и лесным материалом. 1579 год 1581 год 1614 год Отдел III. Документы Виленской академии, касающиеся прав академической юрисдикции. 1387 год 1542 год 1576 год Отдел IV. Документы Виленской академии, касающиеся к учреждениям типографии и аптеки. 1619 год 1670 год 1691 год Объединенный архивный фонд. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд могут располагаться по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться как одинаковые (для однородных организаций), так и разные схемы классификации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов. Классификация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. Документы одного вида могут группироваться по авторскому или хронологическому признакам. В тематических группах документы могут располагаться по более конкретным темам, а также по хронологическому или номинальному признакам. После того как путем сочетания основных признаков была разработана схема классификации и в соответствии с ней созданы группы дел, необходимо перейти к классификации самих дел внутри групп с использованием второстепенных признаков. Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д. Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков: номинального (по значимости видов документов); хронологического; авторского (по значимости или в алфавитной последовательности авторов); корреспондентского (по значимости или алфавитной последовательности корреспондентов); предметно-вопросного (по значимости вопросов). При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее: дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством; планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода; дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством; в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда. Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов. При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения датированные числом, месяцем и годом, затем - единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец - единицы хранения, датированные только годом [13, с. 51-52]. Формы классификационных схем. Разработанная схема классификации с распределением дел внутри групп должна быть представлена в графическом или текстовом вариантах, которые затем включаются в дело фонда. В графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все признаки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и заканчивая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том числе и второстепенных признаков классификации. Здесь же, в схеме, указывается и порядок расположения документов дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко. Наибольшее распространение в отечественных архивах получили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы документы дела фонда. Порядок расположения документов дел в пределах самых низших делений означается перечислением заголовков дел. Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственного и муниципального архивов. Кроме того, классификационная схема - это основа структуры описи. Способы организации документов архивного фонда. Практическое осуществление организации документов архивного фонда, т.е. систематизации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения документов дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом. При непосредственной классификации документов дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка. При карточном способе классификации группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. И только после этого проводится уже окончательная группировка дел фонда. Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время. жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|