Гарбар анна александровна электронный документооборот

Document Outline

• ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕТООБОРОТА
• Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше белорусских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой – заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов [13, с.37].
• Использование современных технологий сбора, обработки и передачи информации стало одним из главных факторов в повышении эффективности процесса управления [84]. Результатом этих тенденций стало появление новой концепции государственного управления – концепции электронного правительства, которая призвана не только повысить эффективность работы государственного аппарата, но и способна изменить отношения государства и граждан в условиях глобального Информационного общества [84].
• По мнению многих белорусских авторов, необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам [13, с.38].
• На наш взгляд такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.
• На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п [13, с.38].
• Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом [13, с.39].
• В настоящее время на предприятиях для облегчения документооборота внедряются различные системы его автоматизации. На мой взгляд, электронный документооборот в отличие от бумажного более эффективен и прост, избавляет предприятия от огромных складов архивной информации на бумажных носителях, информацию можно хранить в компьютере, на дисках.
• Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [13, с.41].
• ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
• Основные принципы электронного документооборота:
• Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.
• Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия при внедрении информационной системы управления предприятием [46, с.360-364].
• Сопротивление сотрудников предприятия.
• Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы управления предприятием.
• Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы.