Исследование и разработка подсистемы электронного документооборота университета 6М070300 Информационные системы Реферат

Документооборот высшего учебного заведения является одним из наиболее трудоемких процессов, требующий значительных трудовых и временных затрат. При этом важно учитывать, что наличие в полном объеме правильно разработанных документов является одним из важнейших показателей успешной работы кафедры в целом. Контрольные мероприятия министерства образования, связанные с лицензированием и аккредитацией учебного заведения, включают, в первую очередь, проверку состояния документации.

Основную нагрузку по поддержке процессов университета, связанных с документооборотом, несут на себе методисты и заведующие. Как правило, каждый документ хранится на кафедре в двух формах: электронной – виде компьютерного файла на жестком диске компьютера кафедры и на бумажном носителе в распечатанном виде, сброшюрованном в конкретную папку документов в соответствии с принятой классификацией. При этом, число таких папок существенно, а количество хранящихся документов, как минимум, на порядок больше.

Несмотря на строгую классификацию, поиск документов представляет собой некоторые сложности. Причем, это касается и поиска электронных копий документов. Поиск же определенных разделов в документе представляет собой еще более трудоемкую задачу. Особенно усложняется анализ и поиск информации в других источниках, имеющих логические и информационные связи с текущим документом.

Наиболее эффективным способом решения перечисленных проблем является разработка информационной системы, основанной на реляционной базе данных документов, которая автоматически поддерживает логические связи и целостность данных, что существенно снижает вероятность ошибок при анализе информации, содержащейся в документах и разработке новых документов на основе имеющейся информации.

В соответствии с темой диссертационная работа изучает вопросы автоматизации процессов, связанных с документооборотом нашего университета, что обуславливает ее актуальность.