Құжат айналымы деп ұйымдағы құжаттардың жасалған немесе әр түрлі технологиялар арқылы алынған сәтінен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын айтады.
Құжат айналымының функциялары
жіберілетін құжаттарды ресімдеу және жөнелту
құжаттарды бөлу және оларды орындаушыларға жеткізу
істерді қалыптастыру және оларды мұрағатқа тапсыру
құжаттарды қабылдау және тіркеу (есепке алу)
құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылау
мұрағаттағы құжаттардың сақталуын ұйымдастыру және пайдалануды қамтамасыз ету
1 3 5 2 4 6
кәсіпорындағы құжат айналымының кестесін (графигін) құру
құжаттың бағалы сараптамасы және істі ұзақ сақтауға дайындау
Ұйымның құжат айналымы
Ұйымға келіп түскен құжаттар ағыны (хат, шарт, хабарландырулар, ведомстволық өкім, нұсқаулықтар т.б.)
Ішкі құжаттардың құжат ағыны (бұйрықтар, өкімдер, басшылықтың нұсқаулығы, қызметтік жазбалар және т.б.)
Жіберілетін құжаттардың құжат ағыны (хаттар және хаттарға жауаптар, есептер, келісім-шарттар, баспасөз-релиздері т.б.)
Ұйымдағы құжат айналымы мыналардың арасындағы құжат ағыны түрінде іске асады:
1) ақпаратты талдайтын немесе шешім қабылдайтын адамдар арасында (кәсіпорынның немесе бөлімшелердің басшылары, мамандар және білікті қызметкерлер)
2) кәсіпорындардағы құжаттарды техникалық жағынан өңдейтін адамдар арасында (басшының хатшысы, кеңсе, экспедиция, көбейту қызметі, мұрағат
Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар қосындысынан тұрады.
Құжат айналымының көлемі белгілі бір мерзімдегі: ай, тоқсан, жыл ішіндегі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар қосындысынан тұрады.
Құжат айналымының көлемін анықтау кезінде есепті мерзім аралығында әзірленген құжаттар көшірмелерінің саны бөлек есептеледі.
Кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп құжаттары мен құжат айналымы кестесін құруды кәсіпорынның бас бухгалтері ұйымдастырады.
Кәсіпорынның бас бухгалтері кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысының дұрыс және уақытылы жүргізілуіне жауапты болып табылады. Құжаттар кестеде көрсетілген уақытта бухгалтерияға өткізілуі тиіс.
Мамандар – бұл референттер, мұрағат меңгерушісі, редактор, корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі және т.б.
Техникалық орындаушылар – бұл хатшы-стенографистер, іс қағаздарын жүргізушілер, экспедиторлар, курьерлер және т.б.
Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізу қызметінің міндеті – құжаттардың қозғалу барысында жоғалмай кезекті өңдеу пунктіне дер кезінде түсуін қамтамасыз ету.
