Жауап қайтаруды қажет ететін хаттар: Өтініш хат, ұсыныс хат, үндеу хат, талап хат.
Жауап қайтаруды қажет етпейтін хаттар: Бұйрық хат, ескерту хат, алғыс хат, дәлел хат, шақыру хат, жарнама хат, ақпараттық хаттар т.б.
Қызметтік хаттар 3 бөлімнен тұрады.
Кіріспе бөлім. Дәлелдеме бөлім. Қорытынды бөлім.
Кіріспе бөлімде хатты жазуға түрткі болған негізгі себептер жазылады.
Дәлелдеме бөлімде хатты алушыға сұрақтың дұрыс қойылғандығын дәлелдейтін және оның оң жауап қайтаруына түрткі болатын сандық мәліметтер, логикалық қорытындылар және т.б. дәлелдемелер жазылады.
Қорытынды бөлімде сұрақтың мәні, негізгі ойы айтылады: келісу немесе бас тарту, ұсыну немесе сұрау және т.б.
Рәсімдеу:
Хаттар бланкіде толтырылады немесе А-4 форматты қағазға жазбаша жазылады.
Хат тек бір сұрақ бойынша құрылады.
Хаттың ұсынылатын көлемі – 1 бет (мүмкіндігінше хатты бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады).
Хат 2 данадан жасалады, хаттың түпнұсқасын кәсіпорын бланкісінде, ал көшірмесін таза стандартты қағазға (А-4) жазады.
Хат кәсіпорынға, кәсіпорын бөлімшесіне, лауазымды тұлғаға немесе жеке тұлғаға жіберіледі.
Мәтінді құрастыруда мынадай тірек сөздер пайдаланылады: Өтінемін, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылық пен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлімдейміз, т.с.с.
Қызметтік хаттардың түрлері:
