Қызметтік хаттардың құрылымы: 1. Кәсіпорынның атауы.
2. Кәсіпорын бөлімшесінің атауы (кейбір жағдайларда).
3. Кәсіпорын туралы анықтамалық деректер.
4. Күні, айы, жылы.
5. Тіркелім нөмірі.
6. Хатты алушы.
7. Мәтінге тақырып.
8. Негізгі мәтін.
9. Хат жіберушінің аты-жөні, қолы.
№13 Дәріс. Қызметтік хаттар түрлері. Баяндау, түсінік хаттар, ілеспехат, ақпараттық хат Жоспар
Постскриптум – латын тілінен аударғанда «хаттың аяқ жағынан қол қойылғанан кейін «P S» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылатын немесе мәтін» деген мағына береді.Постскриптум қызметтік хаттарда мынандай екі жағдайда ғана жазылады:
1.Адерсатқа міндетті түрде жеткілуі тиіс хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады.Бұдан кейін қайтадан қол қойылады.
2. Хат мазмаұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда қол қойылғаннан кейін «P S» белгісі қойылып жаңа ақпарат жазылады.
Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда постскриптум қолмен жазылады.Қол қойылып датасы көрсетіледі.
Жазылу мақсатына , хатта айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады.Олар:
Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәлелелер жазбаша қарастырылады.Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.
Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі айтылатын мәселе өрісінің кеңдігі және де қызметтен тыс мәселелерге де арналатынды. Дегенмен де қызметтен мәселелер адамның өз қызметінен, ұйымның атқаратын қызметіне шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады.Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.
Ұсыныс хаттар.Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазылады. Қызметкерді белгілі бір орынға қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау.Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми түрде өзіне тән құрылымын сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған адам ғана қол қояды.
