ҚҰЖАТ ДЕРЕКТЕМЕСІ – сол немесе басқа жазбаша құжатқа қатысты міндетті ақпараттық элемент (автор, күні және т.б.).
ҚҰЖАТ ЖОБАСЫ – қарауға берілуге арналған құжаттың алғашқы нұсқасы.
ҚҰЖАТТАҒЫ ҚАРАР – басшының атқарушыға құжаттың сипаты және орындау мерзімі туралы жазбаша бұйрығы.
ҚҰЖАТТАНДЫРУ ЖҮЙЕСІ – мекемеде қабылданған құжаттарды жасау, толтыру және орындау тәртібі.
ҚҰЖАТТАРДЫ ТІРКЕУ – құжатта іс-қағаздарын жүргізу индексі және тіркеу күні қойылған қысқаша мәліметтердің есептік үлгідегі (журналда, карточкада және т.б) жазбасы.
ҚҰЖАТТЫ КОНСЕРВАЦИЯЛАУ – құжатты ішкі ортаның қаупінен сақтау.
ҚҰЖАТТЫҢ ТҮПНҰСҚАСЫ - 1. Құжаттың алғашқы данасы. 2. Көшірмеге берілетін материал болып табылатын құжат данасы.
ҚҰЖАТТЫ ІЗДЕУ МӘЛІМЕТІ – архивтік шифрі және құжаттың парақ нөмірлеріне сілтеме көрсетілген, құжатты сақтау орны туралы мәлімет.
ҚҰЖАТТЫ ТІРКЕУ НӨМІРІ – іс-қағаздарын жүргізу индексінің бөлігі болып табылатын келген немесе жөнелтілген құжаттарды тіркеу кезіндегі нөмір тәртібі.
ҚҰЖАТ ФОРМУЛЯРЫ – құжат деректемелерінің белгіленген және бекітілген жүйесі (автор, мекен-жай, күні, атауы, мазмұны және т.б.).
ҚЫЗМЕТТІК ХАТ (ЖАЗБА) – лауазымды адамға және басқа қызмет адамына бағыттылған қандай да бір жұмысты орындалғандығы туралы жазба хат.
М МӘТІНДІК ҚҰЖАТ – кез-келген хат түріне ұқсас жазылған құжат.
Н НАРЯД-ТАПСЫРЫС – мекеме жетекшісінің кәсіпорын бағынушысына немесе кәсіпорынның қойма жетекшісіне белгілі бір жұмысты орындау жайлы жоспарлы тапсырмасы.
НЕСИЕ – белгілі бір қажеттілікке рұқсат етілген шығын сметасына кіретін жалпы сомма.
НОМЕНКЛАТУРА – іс атауларының тізімі.
НОРМАЛАР – бір нәрсенің (мыс., бір нәрсені өңдеу, шығару) белгіленген көлемі туралы мағлұмат бар құжат.
НОРМАТИВТІ ҚҰЖАТТАР – қандай да бір ереже, нормалар келісілген құжат.
