Лекция: «Деловое общение»

 
85 
•  Основная  задача  совещания  не  найти  виновных,  а  решить  вопрос,  что  необходимо 
сделать. 
• Эффективность совещания обратно пропорциональна числу 
участников. 
• Следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен 
быть уверен, что может говорить откровенно. 
•  За  решение  определенных  вопросов  должен  отвечать  только  один  человек.  Если 
работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного. 
•  Каждое  совещание,  как  правило,  заканчивается  принятием  решения.  В  решении 
должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и сроки их исполнения. 
•  Необходимо  проконтролировать  и  обязательно  огласить  выполнение  решений, 
принятых  на  предыдущем  совещании.  Большинство  крупных  совещаний  проводятся  в 
организациях  по  плану,  который  является  для  секретаря  обязательным  и  дает  возможность 
заранее продумать комплекс мер по их подготовке. 
При  подготовке  небольшого  оперативного  совещания,  которое  проводится,  обычно,  в 
определенный  день  недели  или  ежедневно  в  начале  рабочего  дня,  секретарь  осуществляет 
оповещение  участников,  контроль  за  их  своевременной  явкой,  выяснение  и  доклад 
руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае 
необходимости)  работников  на  совещание  по  требованию  руководителя.  Во  время  работы 
совещания  секретарь  принимает  все  телефонные  вызовы  и  посетителей.  Важно  создать 
обстановку  нормального  хода  совещания,  не  допуская  его  срывов.  Если  же  возникает 
экстремальная  ситуация,  требующая  немедленного  принятия  действий  руководителем,  то 
секретарю  следует  записать  поступившую  информацию,  войти  в  кабинет,  стараясь  не 
отвлекать  внимания  выступающих  и  присутствующих,  подать  записку  руководителю  и 
дождаться  его  указаний.  Во  время  совещания  секретарь  ни  в  коем  случае  не  должен 
отлучаться  из  приемной,  так  как  в  любой  момент  участникам  совещания  может 
понадобиться  его  помощь.  Совещания  оперативного  характера  проводятся  обычно  в  ка-
бинете  руководителя,  поэтому  секретарь  должен  позаботиться  об  обеспечении  участников 
совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок. 
При  проведении  планового  совещания  (заседания)  с  большим  числом  участников 
подготовка  начинается  за  1.5-2  недели  до  его  проведения  и  включает  в  себя  следующие 
этапы: 
1. Уточняется дата, место и время проведения совещания. 
2. Составляются повестка дня, списки участников, и докладчиков совещания. 
3.  Продумывается  перечень  работ,  которые  должны  быть  выполнены  службами 
предприятия при подготовке совещания. 
4.  Составляется  текст  приглашения.  Типовой  текст  приглашения  включает:  название 
организации,  характер  совещания,  время,  дату  и  место  его  проведения,  рассматриваемые 
вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В 
тексте  приглашения  следует  указать  продолжительность  совещания.  В  том  случае,  если 
участник совещания является докладчиком, или ему будет послан дополнительный материал 
(например,  тезисы  докладов  или  проект  решения),  то  это  необходимо  указать  в  тексте 
приглашения. 
5. Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на 
них,  вносит  необходимые  уточнения  и  изменения.  Рассылка  приглашений  может  быть 
осуществлена  самыми  разнообразными  способами:  курьером,  письмом,  факсом, 
телефонограммой, электронной почтой и т.д. 
6.  За  3-4  дня  до  начала  совещания  секретарь  печатает  доклад  руководителя.  На  этом 
этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания. 
7.  Секретарь  привлекает  соответствующие  службы  организации  к  подготовке  и 
оборудованию  помещения  для  проведения  совещания.  Зал  должен  быть  оснащен 
необходимым  количеством  стульев,  столом,  меловой  доской,  экраном,  микрофоном, 

 
86 
трибуной  и  т.д.  Не  следует  забывать  об  аптечке  с  медикаментами  и  санитарном  состоянии 
как самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со специалистом секретарь 
проверяет  исправность  видеотехники,  сетевых  розеток,  проекционной  и  акустической 
аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т. п. 
По  указанию  руководителя  секретарь  должен  подобрать  по  тематике  выступлений 
видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и передать их технику, обслуживающему аппаратуру. 
Заранее  должно  быть  заготовлено  необходимое  количество  визитных  карточек, 
рекламных проспектов, каталогов. 
8. Накануне совещания секретарь еще раз напоминает Докладчикам о времени начала 
совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом 
этапе  он  проверяет  и  уточняет  списки  лиц,  не  прибывших  для  участия  в  совещании  и 
фактических участников. 
9. За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами 
совещания,  чистую  бумагу,  ручки,  карандаши  простые  и  цветные  (красные),  скрепки, 
клюющую  ленту,  линейки,  минеральную  воду,  стаканы  и  т.п.  Во  время  Торжественных 
собраний на столе председателя устанавливают цветы. 
Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут 
до  начала  заседания.  Необходимо предусмотреть,  чтобы  в  гардеробе  и  в  вестибюле  висели 
объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников. 
Если  секретарь  не  сам  проводит  регистрацию,  то  он  должен  провести  инструктаж  со 
своим  помощником.  Регистрацию  рекомендуется  проводить  по  спискам  по  следующей 
форме: 
 
№ 
Фамилия, имя, 
отчество 
Должность 
Организация 
Телефон 
 
 
 
 
 
 
 
 
Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых 
рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам. 
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая 
до  минимума  персональные  вызовы.  Если  необходимо  срочно  вызвать  кого-либо  из 
участников  совещания,  то  секретарь  передает  ему  записку  -  это  позволит  участнику 
покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и 
после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется 
участникам совещания. 
Если  секретарь  принимает  участие  в  работе  совещания,  то  ему  может  быть  поручено 
ведение  протокола.  В  этом  случае  он  должен  предварительно  уточнить  у  руководителя, 
какой вид протокола необходим  - краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с 
точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и 
сроков исполнения). 
Секретарь  фиксирует  выступления,  принятые  решения  и  фамилии  выступавших. 
Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений. 
Секретарю также может быть поручено ведение протокола совещания. В этом случае он 
должен  предварительно  уточнить  у  руководителя,  какой  вид  протокола  необходим  — 
итоговый,  или  стенографически  воспроизводящий  ход  совещания  с  точной  записью 
выступления  участников  и  формулировки  решений,  персональных  заданий  и  сроков 
исполнения. 
На  небольших  совещаниях  в  обязанности  секретаря  может  входить  сервировка 
рабочего  стола  прохладительными  напитками  и  стаканами.  Бутылки  с  прохладительными 
напитками  устанавливают  на  бумажные  салфетки  группами  в  центре  стола,  так,  чтобы 

 
87 
вплотную друг к другу стояло одинаковое количество бутылок и стаканов. Бутылок должно 
быть  не  меньше,  а  стаканов  —  на  один  больше,  чем  участников  совещания,  сидящих  за 
столом. 
Этикет делового совещания — это, по сути, правила поведения председательствующего 
и  участников.  Основная  задача  председательствующего  —  создать  условия  для 
эффективного  обмена  мнениями  участников  совещания  и  выработки  коллективного 
решения.  Здесь  уместно  вспомнить  высказывание  Геродота:  «Если  не  высказаны 
противоположные мнения, то не из чего выбрать наилучшее». 
По  окончании  совещания  секретарь  должен  провести  корректировку  текста  с 
руководителем  и  выступавшими,  собрать  тексты  докладов  и  выступлений.  Затем  следует 
убрать  из  помещения  документы,  оставленные  участниками  совещания,  таблички, 
объявления,  канцелярские  принадлежности,  схемы  и  т.п.  Вместе  с  административно-
хозяйственным  отделом  убрать  использовавшиеся  в  ходе  совещания  технические  средства. 
Уточнить  с  руководителем  список  лиц  и  учреждений,  которым  будут  высланы  материалы 
совещания. 
На  оформление  протокола  совещания  отводят  обычно  2—3  дня.  Секретарь  печатает 
протокол  и  передает  его  по  назначению.  Под  личным  контролем  секретаря  находится  и 
решение  таких  вопросов,  как  размножение  материалов  для  рассылки,  обработка 
диктограммы  или  стенограммы  совещания.  По  указанию  руководителя  секретарь 
осуществляет  контроль  за  ходом  выполнения  решений  совещания,  сообщает  о  результатах 
совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали. 
Протокол.  Документ,  содержащий  запись  хода  обсуждения  вопросов  и  принятия 
решений  на  собраниях,  конференциях  и  заседаниях  коллегиальных  органов,  называется 
протоколом.  Протокол  —  это  официальный  документ,  на  основании  которого  руководство 
вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. 
Протокол,  в  котором  правильно  зафиксированы  основное  содержание  выступлений  и 
формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных 
конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-
либо  мысли,  забывчивости  или  непонимания  сути  дела.  Протокол  отражает  фактическое 
состояние рассматриваемого вопроса на предприятии на день и час совещания. 
Если от председателя во многом зависит оперативность совещания, то от секретаря  — 
полнота фиксации рассматриваемых вопросов. 
В  формуляр  протокола  входят:  наименование  ведомства,  наименование  учреждения; 
название вида документа (протокол); дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф 
утверждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок, куда входит наименование 
коллегиального  органа  или  конкретного  совещания,  заседания;  указание  председателя  и 
секретаря;  состав  присутствующих;  повестка  дня;  текст  по  форме:  слушали  —  решили 
(постановили); подписи председателя и секретаря. 
Выписки  из  протокола.  Для  ознакомления  с  решениями,  принятыми  в  ходе  работы 
коллегиального  органа,  должностных  лиц  или  подведомственных  организаций,  а  также  в 
случаях производственной необходимости оформляют выписки из протоколов. Так же, как и 
выписки из приказа, выписки из протокола должны быть заверены. 

жүктеу/скачать 1,59 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: