Лекция: «Деловое общение»

 
174 
Правильное  формирование  дел  способствует  оперативному  поиску 
необходимых  документов  в  постоянно  растущем  документном  массиве 
предприятия,  обеспечивает  их  сохранность,  устанавливает  порядок  в 
организации делопроизводства. 
Формирование  дел  предприятия  проводит,  как  правило,  секретарь-
референт или другой специально назначенный работник под непосредственным 
контролем руководителя предприятия. 
На обложке каждого дела указывают: 
● название вышестоящей организации; 
● название данного учреждения; 
● название структурной части; 
● номер дела по номенклатуре; 
● заголовок дела; 
● дату; 
● количество листов; 
● срок хранения. 
В большинстве организаций формирование дел проводится по названиям 
видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме 
документов  необходимо  для  оперативного  поиска  вводить  другие  признаки 
классификации,  например,  контракты  разделить  на  дела,  содержащие 
контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.д. 
 При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 
● в дело помещаются документы, работа по которым проделана; 
● документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями; 
● документы разных сроков хранения формируются в разные дела; 
● документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; 
● в дело включается 1 экземпляр документа; 
●  каждый  документ,  помещенный  в  дело,  должен  быть  правильно  оформлен 
(иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.); 
● в дело формируются, как правило, документы одного года; 

 
175 
●  документы  внутри  дела  располагаются  в  хронологической  или 
нумерационной последовательности. 

жүктеу/скачать 1,59 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: