Лекция: «Деловое общение»
Оформление дела включает
жүктеу/скачать 1,59 Mb. Pdf көрінісі
|
| Оформление дела включает: описание его на обложке, брошюровку,
нумерацию листов, составление заверительной надписи. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения составляется опись документов, содержащихся в деле. Ее помещают в начале дела. Она включает: индекс документа, краткое содержание, дату и номера листов в деле, листы нумеруются отдельно. 8. Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю. Лучше всего расположить архив в специально выделенном архивном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов. В задачи архива входят: ● прием, учет и хранение завершенных дел; ● информационно-справочная работа по архивным документам учреждения; ● организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. Архив принимает дела по описям и номенклатуре дел. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек. Примерный состав 176 ЭК: зам. директора, ведущий специалист и секретарь-референт. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. Срок «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок хранения определяет само предприятие. При исчислении сроков хранения учитываются только годы (день и месяц составления документа значения не имеют). Так, например, переписка за 1997 год с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2001 года. К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т.п. Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по з/пл, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Нельзя уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. В результате работы ЭК документы подразделяются на 2 группы: ● документы, предназначенные для архивного хранения; ● документы, подлежащие уничтожению. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо: ● расположить документы в хронологическом порядке; ● пронумеровать (в правом верхнем углу); ● подшить заверительный лист; ● составить внутреннюю опись дел; ● переплести его или прошить в 4 прокола; 177 ● на обложке указать количество листов, срок хранения, заголовок и крайние даты дела. жүктеу/скачать 1,59 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|