Лекция: «Деловое общение»
Лекция 5 СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
жүктеу/скачать 1,59 Mb. Pdf көрінісі
|
| Лекция 5
СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Вопросы: 1. Виды писем. 2. Правила оформления делового письма. 1. Основным видом документов, используемых как средство обмена инфор- мацией между организациями и физическими лицами, является служебное письмо. Письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте). Несмотря на снижение относительной доли почтовых сообщений на фоне ин- формационных потоков, пересылаемых с помощью телефакса, телекса и каналов электронной почты, письменная корреспонденция продолжает сохранять особую роль. Деловое письмо практически всегда представляет собой оригинал, а не копию документа, со всеми необходимыми атрибутами, придающими ему статус офици- ального. Традиция оформления делового письма имеет более чем столетнюю историю и является своеобразным стандартом при подготовке сообщений. Официальные письма составляются на бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю более «устойчивой». Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1 — Государственный герб (для предприятий); 156 2 — эмблема организации; 3 — код предприятия по (если есть); 4 — код документа по (если есть); 5 — наименование организации; 6 — почтовый и телеграфный адреса; 7 — номер телефона; 8 — номер факса, телетайпа; 9 — номер счета в банке; 10 — дата; 11 — индекс документа; 12 — ссылка на индекс и дату входящего документа; 13 — адресат; 14 — заголовок к тексту; 15 — текст; 16 — подпись; 17 — фамилия и телефон исполнителя. При изготовлении бланков следует помнить, что согласно Указу Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 года № 357, а также решению Конституционного Суда Республики Беларусь государственные органы, а также все организации независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности обязаны оформлять реквизиты бланка для писем на двух языках (белорусском и русском). Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай Наименование вышестоящей арганізацыі организации Назва арганізацыі Наименование организации Паштовы адрас Почтовый адрес Камунікацыйныя даныя Коммуникационные данные ____________№______ На № _______ад______ 157 Бланк для писем рекомендуется изготавливать с использованием бумаги двух форматов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Формат А5 используют в целях экономии бумаги при подготовке небольших писем, объем которых, как правило, не превышает 15 строк. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки. По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на: ● деловую; ● коммерческую. Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К коммерческим письмам относятся: письма-запросы, письма- предложения, письма-рекламации и ответы на эти виды писем. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. По функциональному признаку деловые письма делятся на: ● инициативные письма; ● письма-ответы. Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация). Кроме этого обязательного ответа требуют письма-обращения, просьбы. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. По признаку адресата деловые письма делятся на: ● обычные; ● циркулярные. 158 Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанции. По форме отправления наряду с традиционным почтовым отправлением можно выделить: ● деловую электронную корреспонденцию; ● факсовые отправления. При этом письма, имеющие большое юридическое значение, — договоры, предложения, рекламации и т.п. — высылаются обычным почтовым отправлением. По структурным признакам деловые письма делятся на: ● регламентированные (стандартные); ● нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определенному образцу, это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов. Письма такого типа решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций. Деловые нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста. По композиционным особенностям деловые письма делятся на: ● одноаспектные; ● многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектные письма несколько. Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением и т.п. |