Лекция кіріспе. Тақырып өзекті мәселелерді қарастырады. Лекцияның тақырыбы осы мәселені талдауға арналған. Жоспар
Студенттердің оқу құрал ретінде пайдалануына арналған әдебиеттерге шолу
жүктеу/скачать 80,44 Kb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Қарастыратын мәселелер
- НЕГІЗГІ БӨЛІМ ҚҰЖАТТАРДЫ ТОПТАСТЫРУ классификациялау)
| Студенттердің оқу құрал ретінде пайдалануына арналған әдебиеттерге шолу.
Дәрістің мақсаты: Ұйымды құжаттаудағы мәселені толық игеруге байланысты, алғашқыда ұйымның құрылымы туралы толық түсінік қалыптастыру Қарастыратын мәселелер: Өткен атқырыппен байланысына тоқталу Тақыыптың теориялық және практикалық маңызына тоқталу 2.Дәрісті өткізу пішіні (формасы): 1.Аудторияның дайындығы бойынша , қарастыратын тақырып келесі бағытта игеріледі: ) монолог - пікірлесу б) слайд және т.б. құралдарға жүгіну бойынша монолог , в) танымдық элементтері бар монолог , студенттермен диалог орнату. НЕГІЗГІ БӨЛІМ ҚҰЖАТТАРДЫ ТОПТАСТЫРУ классификациялау) «Құжат» — латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі мағынасы бар: 1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағазы; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат); 3) бір нәрсс туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар). (Ожегов С.И. Словарь русского языка. М., 1982, с. 153). Кәсіпорынды басқару — мәлімсттерді кабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақараттық. процес болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өлшеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап — түсінугн ыңғайлы күйге түсіруді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, Көрнекілігімен және қолайлылығымен айқындалады. Сондықтан құжаттар тікслсй қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы корғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешудн қандай бір фактінің негізгі дәлелі етінде қызмет етеді. Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс. Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын № 562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған (17, 109)1 Құжаттарды топтастыру — оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады. Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалык, акустикалық (фото, кино-, бейне құжаттар) болып бөлінеді. Мазмұнына карай — ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді. Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б. Түріне карай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді. Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді. Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді. Шығу тегіне карай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып бөлінеді. Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді. Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді. Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск — шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка — құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат — құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлшеді. Сақталу мерзіміне қарай құжаттардың мынадай түрлері болады: 10жылдан жоғары тұрақты мерзімге сақталатын және 10 жылға дейін уақытша сақталатын Л ГОСТ 6.10.1-88 бойынша Қазақстан Республикасында қызмет ерекшелігіне карай «Құжат толтырудың бірыңғай жүйесі. Негізгі ережелер» (А. 1992) белгіленген. Осы мемлекеттік стандартқа сәйкес құжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі бар: жоспарлы, есептік-санактық, алғашқы есептеу, қаржылық және бухгалтерлік-есептік, ақшалай есеп айыру, ұйымдық-өкімдік, баға белгілеу бойынша, материаддық-техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша, сауда бойынша, сыртқы сауда бойынша, құрылыс жобасы, өнертапқыштық және жаңалыктар ашу бойынша, әлеуметтік қамсыздаңдыру бойынша, еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша, транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы бойынша, халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша. Ұйым өзінің қалыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін әзірлейді. Ондай табельге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері де, сондай-ақ есептеу техникалық құралдары арқылы жасалған түрлері де енеді. Құжаттарды басқару кызметі салалық бөлімдсрдің барлығына бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының шектен тыс көптігінен оларды жасауға көп күнгі, уақыт етеді. Мұның өзі тікелей іске, ауызша түрдегі жеке қарым-қатынасқа кедергі келтіреді. Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл — құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды. Әрі қарай біз фирманы құру, оны ұйымдастыру, жеке құрамын жедел басқару және хат жазысу туралы айтамыз. Басқару құжаттарын жіктеу. Басқару құжаттары мазмұны мен нысаны бойынша мемлекеттік стандарттардың, мекеме туралы қағидалардың және құжаттау ережелерін қамтитын нормативтік құжаттардың талаптарына сәйкес болуы тиіс. Республика көлемінде билік және басқару органдары өз құзырларына сәйкес (өздеріне берілген құқық төңірегінде) белгілі құжат түрлерін шығаруға құқылы. Олардың құқықтары Қазақстан Республикасы Конституциясында, Қазақстан Республикасының "Нормативтік құқықтық актілер туралы" заңында және басқа да нормативтік құқықтық актілерде белгіленген. Жергілікті өкілеттік және атқару органдары да өздерінің құзырларына сәйкес әрі өздері әрекет ететін аумақтың көлемінде нормативтік құқықтық актілердің белгілі түрлерін шығара алады. Қазақстан Республикасы Президенті – Конституциялық заң күші бар Жарлықтар, заң күші бар Жарлықтар, Нормативтік жарлықтар. Қазақстан Республикасы Парламенті – Нормативтік қаулылар. Қазақстан Республикасы Үкіметі – Нормативтік қаулылар. Министрлер – Нормативтік бұйрықтар. Мемлекеттік комитеттер – Нормативтік қаулылар. Мәслихаттар және әкімдер – Нормативтік шешімдер. Кез келген мекеменің құжаттар жиынтығы олардың басқару және кәсіби қызметінің әр түрлі салаларын қамтиды. Құжаттар ағымында оларды бір-бірінен ажырата білу үшін негізгі топтарға бөліп қарастырған жөн: Ұйымдастырушылық-құқықтық құжаттар – олардың көмегімен ұйым және оның қызметкерлерінің еңбегін ұйымдастыру жүзеге асырылады. Оларға регламент, қағида, жарғы, ереже, нұсқаулық (лауазымдық нұсқаулық) жатады. Өкімдік құжаттар – мекеменің сыртқы және ішкі басқару қызметін реттейтін құқықтық актілер (қаулылар, бұйрықтар, шешімдер, өкімдер, нұсқаулар); Есеп құжаттары – мекеменің жұмысы туралы әртүрлі есептер, баяндау және түсініктеме хаттар, анықтамалар; Жалпы сипаттағы құжаттар – актілер, келісімдер, хаттамалар, қорытындылар. Хаттамамен бірге күн тәртібі, жиынға қатысушылар тізімі және шақырушылар тізімі, баяндамалар немесе негізгі баяндамашылардың сөздерінің тезистері, қаралған мәселелер жөнінде анықтамалар, әр мәселе бойынша шешімнің (немесе қаулының) жобалары тәрізді бірнеше құжаттардың тобы ресімделеді; Жеке құрам бойынша құжаттар – мекеме қызметкерлерінің саны, құрамы, біліктілігі, оларды жұмысқа қабылдау, босату, марапаттау туралы негізгі мәліметтерді қамтиды. Оларға өтініш, жеке құрам бұйрығы, жеке еңбек келісім-шарты, ұсыныс, баяндау хаттар т.б. жатады. Құжаттардың үлкен тобын мекемелерге азаматтардан келіп түсетін өтініш түрлері мен қызмет хаттары құрайды. Азаматтардың өтініштеріне арыз, ұсыныс, шағым, сұрау салу, үн қосу жатады.Сондай-ақ, әрбір құжатты ақпарат құралы, бекіту әдісі және атқаратын қызметі тұрғысынан да қарастыруға болады. Бұл тұрғыда алғаш ресми құжаттың рөлі ерекше. Ресми құжат – мекеме немесе лауазымды тұлғамен жасалып белгілі тәртіпте ресімделетін құжат. Лауазымды тұлға деп өкімет өкілдігі қызметін жүзеге асыратын немесе ұйымдастыру-басқару, әрі әкімшілік міндеттерді орындаумен байланысты қызметтегі тұлғаны түсіну қажет. Ресми құжат қолданылуы бойынша бірнеше түрге бөлінеді. Оның түпнұсқасы алғашқы және жалғыз данасы болып есептеледі. Кейде “түпнұсқа” сөзінің синонимі ретінде “оригинал” ұғымы қолданылады. Дегенмен “түпнұсқа” (шындыққа сай, анық, ақиқат) өзінің мәнінде басқа мағынаны білдіріп, “оригинал” (бастапқы, өзіндік, төл) түсінігінен ерекшеленеді. Оригинал қандай да жеке немесе ұжымды авто.рмен алғаш жасалған құжат. Жасалу барысында оның бірнеше нұсқасы болуы мүмкін. Құжат көшірмесі латынша “соріа” сөзінің көптеген деген мағынасын білдіреді. Құжат көшірмесі деп құжаттың ақпараты мен оның барлық сыртқы ерекшеліктерін толықтай көрсететін құжатты айтады. Көшірмелер еркін және факсимильді болып бөлінеді. Еркін көшірме түпнұсқадан көшіріліп, міндетті түрде куәландырылады. Механикалық жолмен көбейту барысында құжаттың қойылған қолымен қоса оның толық көшірмесін беретін факсимильді көшірме болады. Оған көшіру аппараты, фото және жарық көшірмесі көмегімен алынатын көшірмелер жатады. Факсимильді көшірмелерге талап етілген жағдайда куәландыру белгісі қойылады. Көшірмелер куәландыру белгісі (мөр соғылып, қолы, күні) бойынша куәландырылған көшірмелер және куәландырылмаған көшірмелерге бөлінеді. Көшірмелердің келесі түрі дипломатиялық көшірмелер. Олардың атауы ежелгі актілерді зерттейтін қосалқы тарихи пәнді білдіретін “дипломатика” сөзінен алынған. Олар құжатты барлық ерекшеліктерімен (ескі жазылуы, қателіктері, пунктуация т.б.) көшірмелейді. Түпнұсқаның заңдық күшін иемденетін көшірменің ерекше түрі дубликат деп аталады. Ол көшірменің мәнді белгілерін көрсете отырып құжатты толық қайталайды. Құжаттар мазмұны, шығу төркіні, мақсаты, жасалған орны, заңдық күші және сақтау мерзімдері бойынша да бөлінеді. Мазмұны бойынша құжаттар мазмұны бір мәселеге арналған жай немесе бірнеше мәселелерді қамтитын күрделі құжаттарға бөлінеді. Шығу төркіні бойынша құжаттар ресми – мекеме, ұйым немесе олардың өкілі – лауазымды тұлға атынан берілетін және жеке адаммен жасалатын жеке құжаттарға бөлінеді. Мақсаты бойынша құжаттар қандай да фактілер, оқиғалар, құбылыстарды жазып алу құралы ретінде және ақпаратты уақыт пен кеңістікте жеткізу үшін қарым-қатынас, байланыс құралы ретінде пайдаланылады. Әрі адамның парасатты қызметін бекіту және сақтау құралы ретінде де қолданылады. Құжат деректемелерінің құрамы. Құжат – ақпарат құралы. Оны сипаттайтын ақпараттық элементтер оның уақыт пен кеңістіктегі координаторлары болмақ. Құжат элементі – деректемелердің жиынтығы оның формулярын құрайды. Әр құжаттың қолданылуына байланысты деректемелер құрамы түрлі болады. ГОСТ 6.10.5-87 “Құжаттардың бір ізге түсірілген жүйелері. Формуляр-үлгі” мемлекеттік стандарты бойынша құжаттар жүйесі құрамына кірген құжаттардың және жиектерінің өлшемі, деректемелерінің орналасуы бекітілген. Құжатты дұрыс құрастыруға арналған оның сұлбасы формуляр-үлгі деп аталады. Ол нақты құжат түрінің барлық деректемелерін қамтиды және олардың жеке орнын көрсетеді. Қазақстан Республикасының 1042-2001 “Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар” мемлекеттік стандарты 27 деректеменің құрамын және олардың ресімделуіне қойылатын талаптарын бекітті. Онда көрсетілген талаптар ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар жүйесімен қатар басқа да жүйелердегі құжаттарды ресімдеуде қолданыла алады. Мысалы, жолдау тәртібінде, қол қоюда, келісуде және индекстеуде. Республикалық мемлекеттік және мемлекеттік емес мекемелер ресми құжаттарын ресімдеуде 2002 жылдың 1-қаңтарынан бастап күшіне енген осы мемлекеттік стандарттың бірыңғай ережелерін қолданады. Ресми құжаттардың барлығы мекеменің арнайы бланкілерінде ресімделеді. Бланк дегеніміз құжаттың тұрақты ақпараты көрсетілген және өзгермелі ақпаратты тіркеуге арналған стандартты парақ қағазы. Әр мекемеде ең кемі екі бланктің түрі қолданылады. Оның жалпы, хатқа арналған, типтік және арнайы (лауазымды тұлғаларға арналған) түрлері бар. Бланкті баспалық әдіспен әзірлеуде алғаш оның арнайы сұлбасы жасалады. Бланктің әр түрі деректемелердің бұрыштай немесе ұзына бойы орналасуы негізінде жобаланады (1,2-қосымшалар). Республика көлемінде құжаттардың тақырыпша бөлігі мемлекеттік стандартқа сәйкес қазақ және орыс тілдерінде ресімделеді. Мысалы: Бланкілер бір-бірінен деректемелер құрамы бойынша ерекшеленеді. Деректемелер өзара алмасып отырғанмен бланкінің барлық түрлерінде бәрі бір орында көрсетіледі. Олар хат бланкісінде 05-деректеме (мекеменің мекен жайы, яғни индекс, байланыс бөлімінің мекен-жайы, телефон мен факс нөмірлері, банктегі есеп-айырысу шотының нөмірі) мен жалпы бланкідегі 06-деректеме (құжат түрі) - бірінші жұп болса, екінші жұптағы хат бланкісіндегі 09-деректеме (құжаттың индексі мен күніне сілтеме) мен жалпы бланкідегі 10-деректеме (құжаттың жасалған немесе басылып шыққан орны). Ұйымның хат және өзге де құжат түрлерін ресімдеуде арнайы берілген бланк үлгілері пайдалануға болады . ҚОРТЫНДЫ
жүктеу/скачать 80,44 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|