Ms exsel 2013- кестесін мәліметтер базасы ретінде пайдалану

Дәрістің мақсаты:

- ұяшықтарды пішімдей алу; 
- ұяшықтарды үстеп, жойып, біріктіру;

- мәліметтерді сұрыптау; 

• 
  электрондық  кестенің  негізгі  түсініктерімен  танысу;
  
• 
   кестеге  мәліметтер  енгізу  және  оларды  өңдеу;
  
• 
  кестені  файл  ретінде  сақтау  және  жүктеу  әрекеттерін  орындауды  үйрену;
  

Мәліметтер базасын жасау. Мәліметтер базасы ретінде қаралатын сала объектілері, олардың қасиеттері мен өзара байланысы туралы мәліметтердің жиынтығы түсініледі. Мысалы, кез келген мекеменің кадрлар бөлімінде жатқан, қызметкерлер жайлы мағлұматтар бар папкілер немесе кітапхана каталогтарын мәліметтер базасы деп санауға болады. Мәліметтер базасы қайсыбір объектілердің көп ауқымы және олар жайлы мәліметтерді іздестіруге арналған ақпаратты сақтау үшін қызмет етеді. Мәселен, қала дәріханаларында сатылатын дәрі — дәрмектер туралы мағлұматтарды ұстайтын мәліметтер базасында сатып алушының сұрауы бойынша нақты дәрі — дәрмектерді сату орны мен оның бағасы туралы мәліметтерді табуға болады. Мәліметтер базасымен негізгі операциялар — оны алғаш толтыру, барлық болуы мүмкін өзгерістерді мәліметтерге енгізу (мысалы, Жаңа дәрілердің түсуі немесе олардың бағасы-ның өзгеруі туралы мәліметтер және т.б.), іздестіруді түзету үшін қолданылатын қажетті мәліметтерді іздеу мен оларды реттеу (сұрыптау). MS Excel программасының кәдімгі (жазық, екішамалы) кестелердің көмегімен іске асатын мәліметтердің қарапайым базасымен жұмыс істеуге арналған құралдары бар. Осындай қарапайым мәліметтер базасының мысалы болып телефон анықтамалығы қызмет атқарады. Мәліметтер базасы ретінде қаралатын кестенің негізгі айрықша ерекшелігі — оның үлкен мөлшерлері. Мәліметтер базасының теориясы қабылдаған терминологияға сәйкес мәліметтер бар барлық кестені тізім немесе мәліметтер базасы деп, кесте бағандарын — өрістер, ал жолдарды — жазулар деп атайды,

Кәдімгі жұмыс парақтары тізімдер болып табылғанымен, оларды тиімді қолдану үшін кейбір даярлық операцияларын атқару жөн:

—   басты жолды басқа шрифтпен ерекшелеу керек, оны шеңбермен көмкеріңіз, қарайтыңқыраңыз, басты жол жазу жолдарынан айрықшалану үшін жартылай жуан немесе курсив шрифтерімен жасаңыз;

—   бірдей сыңайдағы мәліметтер орналасатын тиісті өрісте жазбалар жасаңыз. «Аты — жөні» деген тақырыппен орналасқан, өрістің барлық жазуларында нақ аты — жөндер болуы тиіс;

—   бағандарды (өрістерді) әр түрлі пішімдеп, тізімді оқуға қолайлы етіп жасауға тырысыңыз. Мысалы, жолара сайын сұр фонды қолдануға болады. Тек курсивпен немесе жартылай жуан шрифтісімен ерекшеленген шрифтер тізім басылып шыкқаннан кейін солай болып шығатындығын ұмытпау керек;

—   қажет болса, бас әріптермен ерекшелеуді пайдаланыңыз. Excel мұндай ерекшелеуді ескеріп те, оған қарамастан да, іздестіру мен іріктеуді орындай алады;

—   тізімдерде формулалар да қолданылады.

Жоғарыда «не істеу керек» категориясынан ережелер келтірілген, енді тізім жасауда неден аулақтау керектігін атап өтелік:

—   дефис символы және т.с.с. құралған пунктир сызықтары бар бос жолдардан немесе жолдарды жазудан басты жолдарды бөлуге болмайды. Сондай — ақ басты жолдағы бағандардың тақырыптары бос бағандармен бөлмеңіз;

—   кез келген өрісте бос орын болуы мүмкін, бірақ өрісті бос орыннан бастауға болмайды. Бұл іздестіру мен іріктеу кезінде проблемалар тудыруы мүмкін;

—   тізімді бір парақта басқа мәліметтерді орналастырмауға тырысу керек.  Егер бұл өте қажет болса, тізімді басқа ақпараттан бос жолмен және бос бағанмен бөліңіз — тізім бітеді және басқа да бірдеңелер басталады. Ең дұрысы, параққа тізімді ғана орналастырған жөн, ал барлық қалғандарды басқа параққа шығару керек —   кез келген өрісте бос орын болуы мүмкін, бірақ өрісті бос орыннан бастауға болмайды. Бұл іздестіру мен іріктеу кезінде проблемалар тудыруы мүмкін;

—   тізімді бір парақта басқа мәліметтерді орналастырмауға тырысу керек, Егер бұл өте қажет болса, тізімді басқа ақпараттан бос жолмен және бос бағанмен бөліңіз — тізім бітеді және басқа да бірдеңелер басталады. Ең дұрысы, параққа тізімді ғана орналастырған жөн, ал барлық қалғандарды басқа параққа шығару керек.

Тізімді үш қадамнан құруға болады: Басты жолды енгізіңіз. Бүл жолдың әрбір бағанында жазбасының тиісті өрісі атауын енгізіңіз. Басты жолдың ұяшықтарының кез келгенінде шертіңіз, сосын Мәліметтер мәзірінде Форма бұйрығын таңдаңыз. Бағандардың тақырыптарына сай жасалған өрістермен бірге диалогтық терезе — мәліметтерді енгізуге қолайлы түр пайда болады. Түр терезесінің бұйрықтық кнопкалары пайдаланушыға мол мүмкіндіктер ұсынады. Жазбаларды басқару кнопкалар бұйрығының көмегімен іске асады: —  Жазбаны қосу. —  Таңдалған жазбаны жою. —   Жазба аясында орындалған кез келген өзгерістерді болдырмау. —   Бір жазбаға артқа қайырылу. —   Келесі жазбаға көшу. —   Тапсырылған критерийлерге сәйкес жазбаларды іздеу.

Тізімнің әрбір өрісіне мәліметтер енгізіңіз. Бір өрістен екінші өріске ауысу үшін Tab пернесін пайдаланыңыз. Енгізуді аяқтаған соң Үстеу кнопкасын шертіңіз. Мәліметтер жазбалар больш тізімге көшіріледі, соиан соң келесі жазу енгізіледі. Сонан соң тағы да Үстеу шертіледі — тізімге тағы бір жазба қосылады — Жазба аясында    орындалған    кез    келген    өзгерістерді    болдырмау.

—   Бір жазбаға артқа қайырылу.

—   Келесі жазбаға көшу.

—   Тапсырылған критерийлерге сәйкес жазбаларды іздеу.

Тізімнің әрбір өрісіне мәліметтер енгізіңіз. Бір өрістен екінші өріске ауысу үшін Tab пернесін пайдаланыңыз. Енгізуді аяқтаған соң Үстеу кнопкасын шертіңіз. Мәліметтер жазбалар больш тізімге көшіріледі, соиан соң келесі жазу енгізіледі. Сонан соң тағы да Үстеу шертіледі — тізімге тағы бір жазба қосылады

Форманың көмегімен жазбаларды іздеу. Крйтерийдің кнопкасын шерткеніңізде, форма ізденіс құралына айналады. Ізденіс критерийі ретінде кез келген өрісте мән немесе мәндердің қисындасуы көрсетіледі.

Нақты бұйымға тапсырыс берген клиентті табу талап етілсе, ол тапсырыстардың жалпы сомасы 3000 теңгеден аспайды. Критерийлер кнопкасында шертіп, бұл мәндерді тиісті өріске енгіземіз. Жаңа критерий енгізу үшін, Тазарту кнопкасын шертіңіз жэне бэрін басынан бастаңыз. Жазбалар тобын табу үшін, = < және > типіндегі салыстырмалы критерийлерді көрсетуге болады (мысалы, 5000 теңгеден асатын тапсырыстар сомасы бар клиенттерді іздеу). Жазбаларды редакциялау, Формадағы диалогтық терезедегі ағымдағы жазбаны редакциялауға болады. Мұндайда сөз формулалар жайында емес тек мәндер туралы ғана болуы мумкін. Формула бойынша есептеулердің нәтижесі болып табылатын мән редакцияланатын өріс түріиде емес форма терезесінде пайда болады. Қорғалатын ұяшықтарға да солайша қатысы бар. Формалармен жұмыс жасауда жаңа жазбалар тізім соңына жазылады, Егер ішке қайсыбір жазба кірістіру талап етілсе, онда кірістіру мәзіріне жолдарды тандау керек. Мұндайда ағымдағы жолдың  алдында  мәндерді  енгізуге  болатын  ағымдағы,  бос кірістірілгені пайда болады. Мұндайда барлық жазбалар төменге жаңадан бір жол төмен жылжытылады. Жазбаларды іріктеу. Ехсеlде керегінше пайдалануға болатын кез келген өзгертулер мен толықтырулардан кейін мэліметтерді реттеу мен қайта реттеу құралдары қарастырылған; Программада бір немесе бірнеше басты өрістер бойынша, соның ішінде жалпы қорытындылар мен жазу топтары бойьшша аралық қорытындыларды шығару арқылы іріктеу болуы мүмкін. Ехсеl мәліметтер базасында жазбаларды дұрыс іріктеуі үшін қандай өрістер жазбалардың жаңа тәртібін анықтайтынын (мұндай өрістерді іріктеу негізі деп атайды) көрсетуге тиіссіз. Мәліметтерді іріктеу үшін мыналарды орындау керек:

— мәліметтер/сұрыптау мәзірі бұйрығын атқару; 

—  пайда болган диалогтық терезеде іріктеу параметрлерін таңдау.

Олардың көмегімен мәліметтерді реттеуге қолданылуы мүмкін кілттердің үш деңгейін, әрбір деңгей үшін (ұлғаю\кему) реттеу бағытын, сондай-ақ өрістерде атаулардың тізімі бар — жоғын көрсетуге болады.

Жазбаларды сұрыптау кезінде үш өріске дейін көрсетуге болады, олар бойынша әрбір кілт үшін жеке — жеке өсетін немесе кемитін тәртіп орнатылып, сұрыптау орындалады. Сізге бір кілттен артығы кілт өрісінде қайталанатын мәндер жағдайында ғана немесе осы қайталанатын мәндермен бірге жазбаларды реттеу тәсілін көрсеткіңіз келсе, қажет болады. Тіпті егжей — тегжейлі сұрыптауға ниеттену үшін Параметрлер кнопкасын шертіңіз. Регистрді ескеру жалаушасы бас, кіші әріптерді сұрыптау кезінде есептеуді қамтамасыз етеді. Сұрыптау селекторлық тобы тізімді көлденең де,  ұзыннан да сұрып-тауға мумкіндік береді. Бірінші кілт бойынша сұрыптау тәртібі Сервис / Параметрлер / Пайдалану тізімдері қөмегімен жасал-ған ай, күн немесе басқа тізім бойынша пайдаланушылық сұрыптауды атқаруға мүмкіндік береді.