26-cабақ
ХАТТАМА
Анықтамасы:
Хаттама –
жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және ал-
қалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау, шешім шы-
ғару мен қаулы қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.
Мекеме жұмысының бағыты мен тыңдалған, қаралған мәселенің
ерекшелігіне қарай жазылатын хаттамалар көп. Мысалы, мәжіліс хат-
тамасы, кеңес хаттамасы, тексеру хаттамасы, жауап алу хаттамасы т.б.
Бұлардың әрқайсысының мазмұндық тұрғыдан алғанда ерекшелігі
болғанымен, барлығының жазылуы мен рәсімделуінде көп өзгешелік
жоқ. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне ұйым хатшысы жа-
уапты болады. Хаттама қысқаша да, толық түрде де жазылады. Толық
жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған
шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.
Хаттаманы хатшы отырыс кезінде жүргізеді. Жиналысқа
қатысушылардың сөздерін конспекті етіп жазып отырады. Кейбір
жағдайларда стенография жасайды немесе диктофонға жазып алады.
Хаттаманың күні
(отырыс, мәжіліс) жиналыс өткен күн болып табы-
лады, ал
хаттаманың нөмірі
алқалық орган отырысының реттік нөмірі
болады (реттік нөмір жыл басынан басталады).
Хаттаманың тақырыбы
(отырыс, мәжіліс) қандай жиналыс екендігі
көрсетіліп жазылады. Мысалы, «комиссия отырысы», «бухгалтерия
қызметкерлерінің жиналысы», «кафедраның мәжілісі». Хаттаманың
тақырыптық бөлігін отырысқа дейін рәсімдеуге болады.
Хаттаманың түрлері:
1. Қысқа хаттама.
2. Толық хаттама.
1. Қысқа хаттамалар
жиналыс барысында жазылады. Бірақ қысқа
хаттамада сөйлеген сөздердің, тыңдалған мәселелердің
толық мәтіні
келтірілмейді.
Тек қана қосымша ретінде (мысалы, тыңдалған жылдық
есеп, баяндама т.б.) тіркеледі.
Достарыңызбен бөлісу: |
