Сақабай Толқынай Куандыққызы «Архивтану» пәні бойынша
жүктеу/скачать 0,62 Mb. Pdf көрінісі
|
|
Дәріс 6. Құжаттар құндылығына сараптама жасау 1. Құжаттардың құндылығын сараптауды жүргізу ерекшеліктері 2 Мекемелердегі құндылықты сараптау қортындыларын безендіру және мемлекеттік сақтауға құжаттарды таңдау әдісі. Құжаттың құндылығын сақтау – мемлекеттік сақтауға таңдау мақсатында олардың құндылығын аңықтау және сақталу мерзімін бекіту. Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережесіне бұл түсінік былай көрсетіледі: «Құжаттардың құедылығын сараптау құжаттарды сақтау мерзімін аңықтау және оларды сақтауға тандау мақсатында олардың құндылығының критерийлері мен ұстанымдары» негізінде құжатты зерттеу деп аталады. Құжаттардың құжаттардың құндылығын сараптау процессінде екі міндет шешіледі : 1) Жыл сайын құрастырылатын құжаттамалар толқынынан мәңгілік сақтау үшін ұнды құжаттар , сонымен қатар ұзақ мерзімге сақталатын (оң жылдан артық), ұзақ уақыттың практикалық маңызды құжаттар алынады; 2) Сақталатын мерзімі өткен құжаттар жойылуға жіберіледі. Құжаттардың құндылығын сараптау бірнеше кезендерден тұрады . Бірінші кезең іс жүргізу барысында іске асырылады. а) құжаттар тізімі және жұмыс тәжірибесі негізінде болашақ істін құгдылығын аңықталатын іс номенклатурасы жасалған кезді; б)мекемеге келіп түскен құжаттарды тіркеу кезінде; в) құжатты іске жіберген кезде; Екінші кезең іс жүргізу біткеннен кейін ведостволық мұрағатқа өткізу үшін істі даярлау кезінде, үшінші кезең – мемлекеттік сақтауға берілу үшін істі даярлау кезінде өтеді. Сызбасы алынатын құжаттарды тандаудың басты ұстанымы тарихи принцип болып табылатын құбылыс даму барысын қарастыруды талап етеді және қандай да болмаса құбылысты қарым- қатынастың даму зандылығын ашуға кілт береді. (1.1 сурет) 1.1 сурет Құжаттардың құндылығын сараптау кезендері Жан жақтылық және кешенді зертттеу принципі құжатты кешенді бақылауға болжамдайды, себебі бұл құжат екіншісін толықтырады , үшіншісі біріншісін қайталауы мүмкін, Құндылығын сараптауды жемісті жүргізу үшін құжаттар құндылығын критерийлерін қолдану қажет. Ведомстволық мұрағаттар жұмыстың негізгі ережесі критерийі үш топқа біріктірілген: шығу тегі критерийі (ұйымның немесе тұлғаның мемлекеттік басқару жүйесіндегі ролі мен орны; құжаттын ұйымдастырылу уақыты мен орны); мазмұн критерийі (құжатта бейнеленген оқиға маңыздылығы, ондағы ақпараттың маңыздылығын оның басқа құжатта қайталануы); сыртқы ерекшелік критерийі (құжаттық ұйымдық шынайлығы, мәтінің берілу ерекшелігі, құжаттың материалынды ерекшелігі, құжаттардың физикалық жағдайы). (1.2 сурет) 1.2 сурет. Ведомстволық мұрағаттар жұмыстың негізгі ережесі критерийлер 1) Құжатты жасаған мекеме немесе тұлғаның маңыздылығы. Мемлекеттің дамуы барысында әртүрлі бейнелі функция атқаратын өнеркәсіптер, ұйымдар мекемелер құрылады. Онда құрылған құжаттар кешеннің құндылығын мекеменің Мемлекеттік басқару жүйесіндегі, ғылымның, халық шаруашылығының, мәдениеттің дамуындағы маңыздылығымен анықтамаларды. Мемлекеттік өкімет пен басқару органдары мемлекеттің қызметін бейнелейтін құжаттамаларды құрайды. Мемлекеттік сақтауға іріктелген құжаттар қоғам өміріндегі маңызды роль атқаратын мекемелерде жасалады. Құжаттар тек қана мекемелерде ғана емес, сондай-ақ адамдар да жасалады. Олар тұлғаның өндірістік, қоғамдық, шығармашылық қызметін бейнелеуі мүмкін. Ғылыми қызығушылық ірі қоғам және мемлекеттік қайраткерлерінің, ғалымдардың, жазушылардыың, қолбасшылардың, суретын ведомства құжаттарын көрсетіледі. Жеке қорлар мемлекеттік және жергілікті мұрағат жоғары ғылым академиясы мекемелерінің және басқа ведомстволық мұрағаттарда сақталады. Мұрағат мекемелері сонымен қатар журналистерден, үлкен танушылардың және басқа тұлғалардан туған өлке тарихын зерттеуге көмек беретін құжаттарды ала алады. Олардың бастылары: жеке құжаттар,қорды құрушылардың жасаған құжаттары, хаттар. Құжаттың мазмұнының маңыздылығы (мазмұн критерийі). Бұл критерий барлық жағдайда қолданылады. Құжаттардың жалпы тобында мекеменің негізгі қызметін белгілейтін құжаттар және мекеменің ағымды жұмысы үшін қажетті қосалқы рольді атқаратын құжаттар құрылады. Мекемелердің негізгі қызметін бейнелейтін құжаттар екі топқа бөлінеді: бірінші тобына: уставтар, ережелер, штатты кестелер, бұйрықтар, болашақтағы және жылдық есептер, сала бойынша жылдық есептер, баяндамалар, мәжілістер, жиналыстар хаттамалары, жоғары тұрған органдардың директивті нұсқаулары жатады. Екінші топқа жататын құжаттар көбірек. Олардың кейбіреулері ұзақ уақыттағы анықтамалық маңызы, бірақ олардың көпшілігі бір – бес жылдан соң оперативті және анықтамалық маңызын жояды. Бұлар мекеменің негізгі қызметін бейнелейін оперативті және бухгалтерлік есептер, қамтамасыз ету туралы хаттар, ағымдағы жөндеу жұмыстары құжаттары. Құжаттың қалыптасуының уақыты мен орны. Бұл екі критерий бір-бірімен тығыз байланысты. Олар сонымен қатар сараптаудың негізгі критерийлері болып табылады. Біздің еліміздің тарихында қоғам мен мемлекеттің өмірінде үлкен роль атқаратын ерекше маңызыды оқиғалармен толған кезеңдер болды. Осы кезеңдері толық және жан-жақты ашатын құжаттар кешенін сақтау қажет. Міндет оңай емес, себебі соғыстар кезің бейбіт уақытпен салыстырғанда құжаттар аз болды және соғыстар мен революциялар кезінде жаңа арнаулы құжаттамалар жасалды. Уақыт критерийі тек қана өткен кезең құжаттарына қолданылады. Әрбір мекеменің, ұйымның қызметінде ерекше маңызды кезеңдер бар. Бұл құрылу және жойылу, ерекше тапсырмалар орындау кезеңі болып табылады. Бұл кезеңдегі құжаттар құндылығын сараптауда ерекше назарды талап етеді. Мемлекеттік сақтауға көп құжаттар алынады. Құжаттар шығу орны критерийі, уақыт критериймен тығыз байланысты тарихи ерекше кезеңде құрылған құжаттарды бағалауда басты рольді алады. Құжаттардың түпнұсқалығы және көшірмесі. Сақтауға таңдауда артықшылық түпнұсқаға беріледі (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және т.б.). Бірақ құжаттардың кей категориялары мекемелерде көшірме болып сақталады, мәселелер есептер, баянхаттар, әртүрлі анықтамалар және т.б. Біртұтас мемлекеттік іс жүргізу құжаттарына сай мекемелерге жіберілген хаттарда нөмір және мерзім көрсетіліп, бекітілуі қажет. Бұл ереже бұрыннан бар және көптеген мекемелер орындайды. Бірақ есептердің қалған даналары әрқашанда толық толтырылмайды. Сондықтан да іс жүргізу қызметкерлеріне жіберілген құжаттардың көшірмелерін бірінші кезекте тұрақты сақтауға берілген құжаттарды өз уақытында толтыру талаптарын қатаң бақылау қажет. Бұл құжаттың болашақ пайдалануы үшін аса маңызды, сілтемедегі анықтама беру негізіндегі «бекітілмеген көшірме» деген белгі беретін құндылығын түсіреді. Құжаттың заңдық күші. Бұл критерий алдыңғыға сабақтасады, себебі заңдық күшті басты орында дұрыс толтырылған түпнұсқа алады. Құжаттардың қайталануы (дублет). Бұл критерий барлық мекемелерде, ұйымдарда қайталанатын құжаттар көп таралуына байланысты мемлекеттік сақтауға құжаттарды таңдауда басты роль атқарады. Қайталанбалы құжат-түпнұсадан көбейтілген құжаттың бір даналарының бірі. Бұндай көбейтудің мақсаты – жұмыстың оперативтілігін көтеру үшін немесе ақпарат үшін құжаттың мекемелерге немесе ведомстволық мекемелерге жіберіледі. Соңғы жылдарда мекемелерде көбейтетін аппараттардың кең таралуына байланысты кптеген алынған құжаттарды көбейтеді, бұл орындаушылардың жұмысын жеңілдетеді. Егер мемлекеттік сақтауға түпнұсқа немесе оны алмастырылатын көшірме берілсе, ал кеңсенің күнделікті жұмысы мен мекеме мұрағатына қайталанбалы пайдаланған мақсатты болып табылады, әңгіме басты рольдегі ылғи пайдаланылатын құжаттар туралы болып отыр, мәселен, жоспарлар, есептер, бұйрықтар. Мазмұнның жұтылуы (поглащение). Бұл критерий ағымдық жоспарлы және есептік құжаттамаларды сараптауда ерекше кең пайдаланылады айлық есептің мазмұнын тоқсандық есептер жұтып жіберіледі, тоқсандық есепті жылдық есеп жұтып жіберіледі. Сондықтан мемлекеттік сақтауға соңғы құжат алынады. Құжаттың физикалық жағдайы. Бұл критерий қосалқы жекелеген жағдайларда қолданылады. Бұл құжаттың қолданылуының бір оқығасы қатты бүлінген құжаттардың болуы, мәселен, судың тиюі, жабысып қалуы, мәтіннің оқылмауы. Бұндай жағдайда, құжаттың негізінен нақт мекемеге немесе қосалқы кіретіні анықталады. Белгілі бір кезеңде жоғалуы құжаттар кешенін төмендететін, болашақ тарихшыларға қандай да болсын маңызды мәселені жаң-жақты зерттеуге мүмкіндік өтемейтін болса қалпына келтіруге (реставрация) беріледі. Ал қажетті ақпаратты болғанменен, басты орын алмайтын құжаттар физикалық жағдайы критерийіне сай қойылуға жатады. Аса құнды құжаттар қаншалықты бүлінгеніне қарамастан сақталуы қажет, реставрация техникасы дамуда, 30 жылдардағы үмітсіз бұзылған құжаттар қазір жөнделу де. Тағы да басқа критерийлер бар. Мәселен тілдік және көркем ерекшелігіне байланысты, қордың сақталу ерекшелігі, т.б. Сараптау органдарының жүйесі. Сараптау қызметі сараптау комиссиясы (СК) жүйесін және сараптау бақылау комиссиясы (СБК) көрсетіледі. 2 Мекемелердегі құндылықты сараптау қортындыларын безендіру және мемлекеттік сақтауға құжаттарды таңдау әдісі. Құжаттардың құндылығын сараптау бойынша жұмыс барысында маңызды анықтамалық құрал құжаттар тізімі болып табылады. Мұрағаттар Бас басқармасы бекіткен тізімдер құжаттар мен нақты іс категорияларының сақтау мерзімін анықтауда нормативті құжаттар болып табылады, өйткені онда көрсетілген сақтау мерзімі міндетті. Тізімдердің басты мәселесі мекемелер, ұйымдардың қызметі барысында құралған құнды құжаттарды сақтауды қамтамасыз етуден және олардың мемлекеттік сақтауға түсіруінен тұрады. Құжаттар тізімінің екі түрі бар: сақтау мерзімі келіп ететін және мемлекеттік сақтауға берілуге жататын. Сақтау мерзімі бойынша құжаттар тізімі екі топқа бөлінеді:иптік құжаттар тізімі, ведомстволық тізім. (1.3 сурет) 1.3- сурет. Сақтау мерзімі бойынша құжаттар тізімдері Олар типтік тізімдемелері аталады және мемлекеттік сақтауға берілуге жататын құжаттар тізімі типтік болып табылады, бірақ тұрақты сақталатын құжаттарды ғана қамтиды. Типтік тізімге халық шаруашылығының белгілі бір саласы үшін сипатты арнаулы құжаттар кірмейді. Министірлік пен ведомства типтік тізім негізінде типтік құжаттар кіретін ведомстволық тізімдер және аталған саладағы үшін арналған құжаттар жасайды. Типтік құжаттардың сақталу мерзімі типтік тізімде көрсетілген мерзімге сай болуы керек. Арнаулы салалық функция салаларының мекемелерінде орындалу нәтижесінде құралған арнаулы құжаттардың сақтау мерзімі бұл құжаттарды мазмұны мен құрамын құжаттардың құндылығын сараптау критерийі мен принцип негізінде мазмұны мен құрамын зерттеу жолымен анықталады. Талқылау мен келісудің барлық кезеңінен өткеннен кейін ведомстволық тізімде мемлекеттік мұрағат қызметінің бас мекемелері мен ведомстволық басшылықпен бекітіледі. 1967 жылы материялдардың сақталу мерзімі көрсетілген министірлер ведомстволар және басқа мекемелер, ұйымдар қызметінде құрылған типтік құжаттардың материялдардың тізімі шығарылуы. Бұл тізімнен басқа жеке құрам бойынша құжаттардың екі тізімі бар (сақтау мерзімі көрсетілген 1963 жылғы басылым және мемлекеттік сақтауға өткізуге жататын 1967 жылғы басылым). Көрсетілген тізімдер елдің ұйымдары, мекемелерінің басым көпшілігі үшін сипатты және басқару қызмет процесінде ұйымдастырылады құжаттарды қамтиды. Бірақ көптеген мекемелер мен өнеркәсіптердің көпшілігінде техникалық құжаттама жасалады, сондықтан техникалық құжаттамалардың екі типтік тізімі басылады, мемлекеттік мұрағатқа қабылдауға жататын оны сақтаудың орны және мерзімі көрсетіледі. Пайдалануды жеңілдету үшін 1989 жылы бұл тізімдер қайта жасалады және сақтау мерзімі көрсетілген мекемелер, ұйымдардың қызметін біріктіретін типтік құжаттардың бір тізіміне бірікітіріледі. Бұл тізімінің екі бөлігі болды. Барлық басқару ақппараттарына тән дәстүрлі басқару құжаттамалары және типтік ғылыми-техникалық құжаттама. Құжаттар тізімі, барлық анықтамалалықтар секілді тізімнен және қосалқы анықтамалық аппараттан тұрады. Қосалқы анықтамалық аппарат тізім мақаласының жіктеуінің схемасы болып табылатын бөліммен құжат түрінің көрсеткіші, тізімді қолдану бойынша көрсетуден тұрады. Тізімдердің басты мақсаты: Бірінші мақсат - жақын болашақ үшін және алдағы ұрпақ үшін біздің уақыттың құнды құжаттарын сақтау. Екінші мақсат – мемлекеттік мұрағаттарды қайталанбалы, құндылығы аз құжаттардан қорғау. Үшінші мақсат – құжаттрды сараптау және номенкулатурагы құрастыруға көмектесетін құралдарды мұрағаттар мен мекемелер қызметкерлеріне беру. (1.4- сурет) 1.4 сурет. Тізімдердің мақсаттары Құралдардан басқа сарапшы сараптау технологиясын меңгеру қажет. Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттардың құндылығын сараптау бойынша жұмысты ұйымдастыру. Құжаттардың құндылығын сараптау бірінші кезеңнен жүргізіледі. Іс жүргізу кезеңінде сараптау сай курста мазмұндалады, сондықтан бірнеше кезеңді қарастыруға болады: ведомстволық мұрағатқа өткізу үшін іс дайындау барысы. Ведомстволық архивке істі өткізу олардың іс жүргізуін аяқталғаннан кейін бір жылдаң соң жүргізіледі. Бір жыл ішінде өткен жылдық істердің барлық кешені құрылатыны бөлімшеде болуы қажет. Бұл құжаттарға мекеменің оперативті қызмет процесінде қарауға болады, бірақ бұл кезде тұрақты сақтауға істі таңдау бойынша жұмыс жүргізіледі. Жұмысты істердің жылдық кешенін сақтау мерзімі бойынша топтарға бөлуден бастауға болады: тұрақты, ұзақ уақытқа (он жылдан астам), уақытша (он жылға дейін). Егер мекеме мұрағатына сақтау мерзімі бес және оң жылдан істер берілсе, оңда топ саны өседі. Істерді топтарға бөлгеннен кейін, тұрақты сақтауға істерді таңдауға кірістіруге болады, яғни тұрақты сақталатын барлық істерді бет-бетпен қарап олардың ішіндегі құндылығы аз құжаттарды анықтап алып тастау керек. Құжаттардың нақты кешенінің құндылығын сараптау нәтижесі болып тұрақты және ұзақ уақыт сақталатын істердің тізімдемесінің қалдық бөлімі сонымен қатар құрылымдық бөлімшелердің құжаттары мен істерін жоюға бөліну туралы актілер болып табылатын . Жіберілу актісінің сақталу мерзімі өтіп кеткен істер ғана кіргізіледі. Актіні мекеме бекітеді. Ұзақ уақытқа сақталатын уақыты біткен құжаттарды жоюға бөлу ведомстволық мұрағатта мемлекеттік сақталуға істердің таңдау біткен кезде жүргізіледі. Ведомстволық мұрағатта құндылықты сараптау істерді мемлекеттік сақтауға өткізуге даярлау процесінде жүзеге асады. Осыған байланысты оның жоғары саласы қамтамасыз етілуі қажет. Сараптауды жүргізу кезінде бірінші кезекте ұйымдастыру құжаттамалары талданады. Зерттеу барысында істерде қате қалдырған уақытта сақталатын құжаттра, қайталаулар алынады. Сараптаудаың жауапты кезеңі – қайталанатын ақпаратты ұсынатын құжаттарды анықтау. Мемлекеттік сақтауға толық ақпаратты бар құжаттар таңдалады. Қалғандары мемлекеттік мұрағатпен келісіп отырып жойылады. Сараптау нәтижесі тұрақты сақталатын істер тізімдемесінің жылдық бөлімімен, ерекше құнды істер тізімдемесімен, жеке құрам бойынша және ұзақ уақытқа сақталатын тізімдемесінің жылдық бөлімі, сақтауға жатпайтын құжаттарды жою амалдары жасалады. Бұл құжаттар ОСК жилысында қарастырылады. ОСК қолдаған тізімдеме мұрағат мекемелері СБК бекітуге жіберіледі. Одан соң мекеме басшысы сақталу мерзімі өткен істерді жоюға акт бекітіледі. Ведомстволық мұрағат және оның функциялары Мұрағат ісі саласындағы жұмыс үшін құрылған мемлекеттік мекемелер, мұрағат мекемелерінен басқа әр ұйымда, мекемеде өз мұрағаты бар. МЕМСТ (мемлекеттік стандарт) «ведомстволық мұрағат» деп анықтама береді. Мұрағат қорынын мемлекеттік бөлігін құра отырып, ведомстволық мұрағаттар мемлекеттік мұрағат қызметі жүйесіне кірмейді, бірақ мұрағат қорын толықтырудың қайнар көзі болып табылады. Олар мемлекеттік мұрағатпен бірдей функцияны орындайды, мемлекеттік мұрағат қызметі жасаған ережеге сай жұмыс істейді, мемлекеттік мұрағаттар қызметінің кейбір бағыттарындағы сабақтастықты қамтамасыз етеді, бұл мемлекетін белгілі бір экономикалық пайда береді. Зан бойынша республикалық және муниципиальды мекемелер, ұйымдар және кәсіпорындар құжаттары мұрағат қорына жатады. Құжаттардың жекелеген түрлерін мұрағат қоры құрамына кіргізу ерекшеліктерін мұрағат Бас Басқармасы шешеді. Сонымен елдің барлық мемлекеттік және муниципиальды ұйымдары қызметінде жасалған құжаттар кешенінен құжаттарды таңдау қажеттілігі аңықталады. Ведомстволық мұрағат – кең түсінік. Оған ведомстволық орталық мұрағаты, ведомстволық ұйымдар материалдарын сақтайтын облыстық мекеме мұрағаты, және төменгі мекемелер, кәсіпорындар мұрағаттары кіреді. Мекеме құрылымында мұрағат бөлемшісі маманы болмауы мүмкін, штатық кестеде мұрағат маманы лауазымы болмауы мүмкін бірақ мұрағат бәрібір болады. Бұндай жағдайда мекеме басшысы мұрағатқа қауіпті қызметкерді штаттық қызметкерлер арасынан бұйрықпен тағайындайды. Заң бойынша, министрлік ведомтсво, ғылыми ұйым, мемлекеттік кәсіпорын мұрағат қорларының мемлекеттік бөлігі құжаттарды уақытша сақтау үшін ведомстволық мұрағаттар жасайды немесе оның функцияларын басқа құрылымдық бөлімшелерге жүктейді. Мемлекеттік сақтауға өз құжаттарын беретін мұрағатар туралы ереже мемлекеттік мұрағат қызметі органдары мен келісіледі. Министірлік пен орталық ведомствалар құжаттардың сактауы мен есебін, оны тәртіпке келтіруді, пайдалануды ұйымдастыруды ерекше құнды құжаттар сақтандыру қорын құруды, сонымен қатар олардың мемлекеттік сақтауға уақытында берілуі тек өз мұрағатында ғана емес, соны ен қатар ведомствалық мекемелерде қамтамасыз етеді. Ведомстволық мұрағатта және іс жүргізудегі барлық жұмыстар барлық ережеге сай жүргізіледі. Әдебиеттер: 1.Ахмет А. Қазақстандағы мұрағат ісінің тарихы (1918-1991 жж.). - Алматы, 2013. - 384 Б. 2.Сабденова, Г. Е. Мұрағаттану : оқу құралы - Алматы : Қазақ университеті, 2008. - 113 б. 3.Дакенов М., Нурпеисова Б.И., Хасанаев М.Ж. Архивоведение. Учебное пособие. – Алматы, 2003. 4.Тельчаров А.Д. Архивоведение. - М., 2014. - 184 с. 5. Сариева, Р. Мұрағат және тарих : мақалалар, баяндамалар = Архив и история : статьи, выступления / Р. Сариева. - Алматы : Арыс, 2014. - 291 б. Дәріс 9 Технотрондық мұрағаттар және мұрағат мекемелері жүйесіндегі оның орны 1. Технотрондық мұрағаттардың ұғымы мен түрлері 2. Бастаушы технотрондық мұрағаттар 3. Технотрондық мұрағатта құжаттардың сақталу тәртібі жүктеу/скачать 0,62 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|