Істер номенклатурасын жасау

Пайдаланылып болған соң құжаттар белгілі бір сұраққа қатысты немесе мекеме әрекетінің қандай да бір учаскесіне қатысты құжаттар жинағы ретінде істерге топтастырылады.

Құжаттарды істерге дұрыс топтастыру орындалған құжаттардың түрлері және мазмұны бойынша тез табуды қамтамасыз етеді. Құжаттарды жан-жақты пайдалануға іс жүргізудегі арнайы классификациялық анықтамаларда – істер номенклатурасында бекітілген барынша маңызды ұқсастық және айырмашылық белгілері бойынша ғылыми негізделген алғашқы топтастыру көмегімен қол жеткізіледі.

Істер номенклатурасы – бұл ұйымда басталған сақталу мерзімі көрсетілген, бекітілген тәртіпте хатталған істердің жүйелі тізбесі. Істер номенклатурасы құжаттардың мекеме ішіндегі негізделе отырып, таралуы және қалыптастырылуы, құжаттарды табуды қамтамасыз ету және істерді есепке алу мақсатында жасалады. Істер номенклатурасының көздегені орындалған құжаттарды іске топтастыру, істерді жүйелендіру, істерді индекстеу және сақталу мерзімін тағайындау, сонымен қатар істер номенклатурасы тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтау істерінің тізімдемелерін жасауға негіз және іс жүргізудегі негізгі есептік құжат болып табылады.

Үш түрлі істер номенклатурасы болады: тұрпатты, үлгі және ұйымның (нақты) істер номенклатурасы.

Тұрпатты номенклатура әрекетінің сипаты және ұйым құрылымы бойынша бір тектес ұйымдар үшін жасалады. Ол саладағы бір индекстеу жүйесіндегі істердің тұрпатты құрамын анықтайды және нормативтік құжат болып табылады.

Істердің үлгі номенклатурасы әрекетінің сипаты бойынша бір тектес, бірақ ұйымның құрылымы бойынша әр құрылымның индексі көрстілген істерінің үлгі ретіндегі құрамын анықтайды және кеңес беруші сипатта болады.

Ұйымның істер номенклатурасы ұйымның әрекеті барысында пайда болған құжаттардың мазмұны мен санын, құжаттар құрамын зерделеу негізінде жасалады.

Ұйымның істер номенклатурасын жасағанда ұйымның жарғысын немесе ережесін, штаттық кестесін, ұйым жұмысы туралы жоспарлар мен есептерді, тұрпатты және үлгі істер номенклатурасын, сақталу мерзімі көрсетілген тұрпатты және ведомствалық тізбені, Ведомствалық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелерін (М., 1986), алдыңғы жылдардың істер номенклатурасын, тұрақты және уақытша сақталатын істер тізімдемелерін басшылыққа алған жөн.