2. организация хранения документов архивного
Тема 5. Справочно-поисковые средства к архивным документам (научно-
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| Тема 5. Справочно-поисковые средства к архивным документам (научно-
справочный аппарат) 5.1. Понятие о системе справочно-поисковых средств к архивным документам Если вы работник службы документационного обеспечения управления, то систему справочно-поисковых средств для Вас будут составлять как традиционные архивные справочники: описи (внутренние описи к документам дел и описи документов и дел структурных подразделений), картотеки, так и номенклатура дел, которая опосредованно является справочником к архивным документам в делопроизводстве организации. Если Вы работник архива организации, то Вам необходимо хорошо знать методику составления внутренних описей документов в деле, описей документов и дел структурных подразделений и сводных описей на дела всей организации. Вы также будете оказывать методическую помощь в разработке номенклатуры дел организации. Возможно, Вы будете создавать каталог к имеющимся в архиве документам, базы данных и даже обзор фонда своей организации к ее юбилею. Архивы крупных ведомств - Министерства иностранных дел Российской Федерации, Министерства обороны Российской Федерации и другие отраслевые фонды, рассмотренные в разделе "Организация документов и дел в пределах архивного фонда Российской Федерации (первый уровень организации документов)" создают кроме названных архивных справочников, путеводители и в обязательном порядке каталоги, а также в ряде случаев, обзоры. Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам предстоит работать с обязательными архивными справочниками: описями; создавать путеводитель, каталоги (основным из которых будет систематический), базы данных, а также разрабатывать дополнительные справочники: указатели, обзоры и т.д. Вы будете проводить анализ и учет состояния системы СПС архива на бумажном носителе (в журнале учета по учету состояния НСА, картотеке) и в автоматизированном режиме. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках и других хранилищах, а также архивные документы современных организаций, будучи востребованными, не могут быть использованы без какого-либо справочно- поискового аппарата (СПС). Совершенствование справочно-поисковых средств государственного, муниципального архивов и архивов организаций, направленное на обеспечение общества в целом достоверной ретроспективной документной информацией, а также управленческих потребностей организаций и удовлетворение социально- правовых интересов граждан - является одной из главных задач: жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|