2. организация хранения документов архивного

не замеченное или сознательно не замечаемое его создателями весьма 
существенное внутреннее противоречие, на которое первым обратил 
внимание В.Н. Автократов. Поскольку архивное описание - это сжатие 
исходного объема первичной информации, постольку оно неизбежно сопряжено 
с потерей ее части. Он указывал, что "документ (группа документов) всегда 
содержательнее суммы своих характеристик. Но именно поэтому уплотнение 
информации должно иметь предел, несоблюдение которого отрицательно 
сказывается на информативности описательной статьи: она перестает 
раскрывать состав, содержание исходного объема первичной информации". 
(Об этом см.: Автократов В.Н. Некоторые теоретические вопросы архивного 
описания // Актуальные проблема архивоведения и документоведения. 
Естественнонаучные вопросы архивного дела / Главархив СССР. ВНИИДАД. - 
М., 1981. - С. 214).
Необходимо понимать, что краткость описания (как предельная, 
наивысшая степень обобщения информации для конкретного уровня описания) 
несовместима с полнотой и точностью поиска.
Несмотря на это, дифференцированный подход к описанию нашел самое 
широкое распространение в архивной отрасли, на его основе архивы 
разрабатывали свои пособия с учетом профиля архива, состава и содержания 
хранящихся документов.
Уровень методической проработки вопросов дифференцированного 
описания архивной документной информации, достигнутый к середине 1980-х 
гг., зафиксировали методические рекомендации "Методы описания 
документной информации" (М., 1986). Появление этих рекомендаций было 
обусловлено требованиями дальнейшего совершенствования методов 
дифференцированного описания на уровне фонда, дела, документа, а также 
внедрением в архивную практику автоматизированных архивных технологий. 
Данные рекомендации использовали опыт описания информации, накопленный 
информатикой. В рекомендациях изложены приемы анализа информации и 
методы ее свертывания в традиционных справочниках и 
автоматизированных архивных информационных системах (АИС). 
Рекомендации раскрывали общие требования к информационному анализу и 
свертыванию документной информации, показывали методику формализации 
описания информации.
В качестве основного метода информационного анализа авторы назвали 
повопросный (поаспектный) метод. Информационный анализ предваряет 
свертывание, в результате которого получается описательная статья 
справочника или заполненная карточка фонда для АСНТИ по документам ГАФ 
СССР.
В 1980-е гг. дифференцированный подход к описанию ретроспективной 
документной информации в государственных архивах сформировался как 
полноценная методическая основа построения системы НСА, включающая как 
традиционные, так и автоматизированные справочники. В этот период 
времени дифференцированный подход понимался уже как совокупность 
последовательно используемых различных приемов при описании, при 
составлении описательных статей (характеристик) на каждый объект 
описания, независимо от его места в системе НСА, осуществляемых в 

определенном порядке, в зависимости от категории фонда. Хотя было 
окончательно определено, что деление фондов на категории проводится 
условно, и при определенных обстоятельствах категория фонда может 
меняться, все же степень полноты описания была тесно увязана с 
категорией фонда.
В 1990-е гг. получила дальнейшее развитие проблема категорирования 
фондов. В государственных архивах стал меняться подход к делению фондов 
на категории. Многие фонды II и III категорий, документы которых раньше 
считались малоинформативными, оказались более востребованы обществом 
и стали более актуальны, чем некоторые фонды I категории.
Методические рекомендации "Совершенствование научно-справочного 
аппарата к документам бывших партийных архивов" (М., 1994) предложили 
рассматривать категорирование лишь как определение очередности работы 
по составлению научно-справочного аппарата к архивным фондам.
Определение уровня информативности фонда и его принадлежность к той 
или иной категории (I, II или III) осуществляются с помощью комплекса 
критериев: многосторонность документной информации (принадлежность к 
возможно большему числу направлений деятельности общества), 
актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности [14, 
с. 4-14].
В настоящее время деление архивных фондов на категории проводится 
разными архивными учреждениями дифференцированно, на основе 
комплексного подхода к оценке конкретной совокупности хранящихся у них 
фондов и является внутренним делом архива. 
Дифференцированный подход к описанию архивных документов в 
современных условиях сформировался как основной, универсальный метод 
преобразования первичной документной информации, действующий 
последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с 
проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, 
формирования дел и их описания, составления описей; отражение данного 
фонда в учетных документах архива после его приема на государственное 
хранение и, наконец, - отражения информации о составе и содержании 
документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью 
детализации описания для каждого справочника. 
В настоящее время все элементы описания современных справочных средств 
(
справочников, баз данных) можно условно разделить на идентификационные и 
интеллектуальные. 
Идентификационные элементы описания архивных справочников - это 
минимальная совокупность элементов описания, позволяющая 
идентифицировать единицу описания, вычленить ее из множества подобных, 
установить полное соответствие между единицей описания (первичной 
документной информацией) и представляющим ее архивным описанием 
(вторичной документной информацией). 
Интеллектуальные элементы описания архивных справочников - это набор 

элементов описания, раскрывающий историю формирования и хранения 
единицы описания, ее состав и содержание. 
Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда 
(объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения, 
архивной коллекции) состав элементов описания должен включать: 
архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда); 
название фонда; 
крайние даты документов фонда; 
объем фонда (количество ед. хр.). 
Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) 
состав элементов описания будет включать: 
архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер 
описи, номер дела); 
заголовок дела; 
крайние даты документов дела; 
объем дела (количество листов в деле). 
Для идентификации единицы описания на уровне документа состав 
элементов описания должен включать: 
архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер 
описи, номер дела, номер (номера) листа (листов)); 
заголовок документа; 
дату документа; 
объем документа (количество листов в документе). 
Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного 
набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания 
определяется целевым назначением справочного средства, для которого оно 
составляется. Современная регламентация описания архивной документной 
информации основана на унификации элементов описания и разработке 
стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено 
внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, 
необходимостью формирования единого информационного пространства. 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: