Понятие об описании документов и дел

свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная 
информация архивов - описание: 
Фрагмент 
документа 
Словарь современной архивной терминологии 
социалистических стран. - М., 1982 
П. 248
Описание архивных документов - создание вторичной 
документной информации архивов
***
В настоящее время это определение правильно употреблять без слова 
"архивов". В начале 1980-х гг. это имело смысл, так как архивный документ в 
этом же Словаре трактовался как документ, хранящийся в архиве.
В соответствии с 
ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (2004 
г.)
 
[1] под архивным документом понимается любой документ, имеющий какой-
либо срок хранения и значение для граждан общества, государства 
независимо от места его хранения.
В более узком смысле слова описание - это раскрытие состава и содержания 
документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования 
документов. 
Описание документов и дел начинается в делопроизводстве и находит свое 
отражение в номенклатуре и на обложках дел, а также при подготовке описей 
для сдачи дел на архивное хранение. 
Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик, 
которые в наиболее полном объеме указывают на обложках дел. 
Этапы и способы описания. Описание начинается в делопроизводстве 
организаций и производится непосредственно на обложках дел в начале 
делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список 
тех документов, которые будут сформированы в дела. 
В архивах организаций, государственных и муниципальных архивах описание 
производится, если поступили дела, заголовки которых неудовлетворительны 
или отсутствуют. 
При обработке значительного комплекса документов, находящихся в россыпи, 
описание в архивах производится на карточках, что помогает не только 
оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем 
классификацию дел внутри архивного фонда. 
На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой 
последовательности информационные характеристики документов и дел. 
Информационные характеристики документов и дел. Информационными 
характеристиками каждого дела являются: 

название организации с указанием вышестоящего ведомства (если оно есть); 
название филиала или представительства (если проводится описание их 
документов и дел); 
название структурной части (функции, отрасли); 
индекс дела по номенклатуре; 
заголовок дела; 
аннотация; 
крайние даты документов дела; 
количество листов; 
архивный шифр. 
Название организации является в то же время и названием фонда. Дается 
полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого 
оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное 
наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. 
Если название организации менялось или дело из одного учреждения 
передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название. 
Название структурной части помогает быстро и правильно провести 
классификацию дел внутри архивного фонда. 
Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли 
деятельности этого учреждения, например "руководство" и т.д. 
Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри 
архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов. 
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, 
которая раскрывает состав и содержание его документов (методика составления 
будет рассматриваться ниже). 
Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а 
также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и 
особенности которых не охватываются заголовком дела, (методика составления 
будет также рассмотрена ниже). 
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в 
делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или 
заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На 
каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, 
подписания, исходящей или входящей регистрации. 
В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей 

регистрации, для исходящих, как правило, даты исходящей регистрации, и 
внутренних - даты составления или подписания документов. 
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов 
и отчетов, книг и копий документов. 
Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами 
являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата 
определяется моментом опубликования или вступления документа в силу. 
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на которые или 
за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты 
достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат. 
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и 
последней записями. 
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовления, а не 
даты оригиналов. 
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном 
учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных 
дел. В этих случаях указываются три даты: 
дата заведения в первом учреждении; 
дата поступления в другое учреждение; 
дата окончания дела во втором учреждении. 
Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби. 
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела: 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: