2. организация хранения документов архивного

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, 
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной 
стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой 
части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за 
один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за 
середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, 
выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены 
одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), 
то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале 
нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в 
конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая 
печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять 
собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения 
листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела 
проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера 
зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела 
составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель 
зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при 
подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение 
допускается по согласованию с государственным архивом употребление 
литерных номеров листов [11, с. 20].
Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название 
архива, N фонда, N описи, N дела по описи. 
Из перечисленных информационных характеристик более подробно 
рассмотрим важнейшие из них - заголовок, в том числе структурированный 
заголовок, и аннотацию. 
Требования, предъявляемые к заголовку. Заголовок должен быть кратким, 
точным и литературно грамотным. Не следует механически переносить в 
заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также 
модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными 
терминами. Рассмотрим примеры неправильных заголовков. 
Смысловая неточность: "Дело о движении свиноголовья". 
Неконкретные формулировки: "Бумаги к руководству", "Взаимная переписка с 
внешними организациями". 

Литературно неграмотные заголовки: "Папка по пожарным делам". 
"Инструкции и правила (и наши, и старые)", "Основные руководящие документы 
из плана гражданской обороны", "Разобранные бумаги кабинета Петра I и 
отчасти старые материалы", "Документы на не установленном языке 
революционного содержания", "Дело о явлении мертвого тела женского пола на 
Большой шаболовской дороге в 1783 г.". 
Обобщая содержание, не переусердствуйте. Помните - излишне подробный 
заголовок лучше излишне схематичного, который превращается в простую 
отписку и ничего не отражает. 
Избегайте заголовки типа "разные бумаги по разным вопросам", "общие 
материалы", "переписка по организационным вопросам", "материалы к 
руководству" и т.п. 
Избегайте употребления в заголовках слов-паразитов, таких как "по 
вопросам", которые не несут никакой смысловой нагрузки и только "засоряют" 
заголовок. 
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. 
Простой заголовок складывается из расположенных в определенной 
последовательности следующих элементов: 
вид дела, или виды документов (вид дела: дело, документы, журнал, 
переписка и др.; виды документов: протоколы, планы и др.); 
автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверности фактов, 
определить сущность содержания документов); 
корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в 
своей деятельности фондообразователь); 
предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое 
значение и его надо четко и ясно формулировать); 
территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или 
на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с 
учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь); 
время (событий, отраженных в документе, или составления документов); 
формальные признаки (подлинность или копийность), которая обязательно 
указываются в том случае, когда описываются особо ценные документы, а также 
указывается копийность основной организационно-распорядительной 
документации (постановлений, приказов и т.д.). 
Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не 
применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. 
Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: номинального, 
авторского, корреспондентского, предметного, географического, 

хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности. 
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам 
их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей 
полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела. 
Протоколы, приказы, и другие организационно-распорядительные документы 
в делопроизводстве формируются по номинальному, авторскому, иногда 
предметно-вопросному, а также хронологическому признакам. Соответственно 
заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а 
также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том 
случае, если при формировании был использован предметно-вопросный признак 
или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет 
указано содержание документов. Например: 

жүктеу/скачать 5,43 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: