ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ И ПРИНЦИПЫ

 

Нормативно-организационное обеспечение 

 

 

13 

Одним  из  результатов  решения  задачи  учета  использования  является 

доступность  фонда  пользования,  что,  в  свою  очередь,  относится  к  задачам, 

обеспечения  сохранности  документов.  Главную  роль  в  решении  данной 

задачи  играет  тотальное  оцифровывание  всех  архивных  документов.  Оно 

формирует  электронную  базу  данных  всего  Архива,  которая  будет 

размещена  в  информационном  портале  Архива  и  будет  доступна  для 

удаленного пользователя посредством интернет-технологии. 

Четвертое  направление  –  применение  средств  автоматизации  для 

проведения  научно-исследовательских  и  методических  работ  в  Архиве. 

Этому  способствует  использование  высокоэффективных  общесистемных  и 

прикладных  программ,  в  том  числе  текстовых  и  табличных  процессоров, 

издательских  систем,  систем  управления  базами  данных,  гипертекстовых  и 

мультимедийных  технологий,  которые  позволяют  создавать  базы  данных, 

содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-

информационные издания. 

Необходимо  создать  электронный  издательско-полиграфический 

комплекс  Архива,  который  будет  функционировать  в  составе  ЛВС  и 

автоматизирует  процесс  подготовки  к  изданию  и  выпуск    печатной 

продукции  Архива  в  цветном  и  черно-белом  изображении  с  высоким 

уровнем разрешимости. 

Пятое направление информатизации – автоматизация организационно- 

управленческих  функций  Архива.  Одним  из  важных  направлений  является 

внедрение  автоматизированной  системы  контроля  доступа  сотрудников  и 

посетителей в здание Архива и  в отдельные внутренние помещения Архива. 

Необходимо  также  ввести  в  эксплуатацию  систему  электронной 

безопасности 

Архива. 

Автоматизированные 

технологии 

служат 

инструментом  информационного  обеспечения  руководства  Архива,  анализа 

его  деятельности,  состояния  архивного  дела,  трудового  распорядка  и 

безопасности 

в 

учреждении. 

Использование 

средств 

ИКТ 

и 

специализированного  ПО  способствует  сокращению  трудоемкости  и 

повышению  эффективности  работ,  связанных  с  управлением  Архивом. 

Отдельные  задачи  имеют  локальный  характер  (управление  кадрами, 

бухгалтерский  учет  и  др.),  другие  (ЕСЭДО,  "Паспорт  архива"  и  т.п.)  – 

реализуются  в  увязке  с  задачами,  выполняемыми  в  рамках  иных 

направлений. 

Шестым  направление  информатизации  заключается  в  создании  ЛВС 

(сетевой  инфраструктуры)  Архива,  которая  соединит  между  собой 

серверную  базу,  сетевые  оборудования,    персональные  компьютеры, 

периферийные устройства  посредством проводных  (ВОЛС) и беспроводных 

(Wi-Fi)  каналов  передачи  данных  и  обеспечит  их  бесперебойную 

устойчивую  работу.  Для  обеспечения  высокоскоростного  широкополосного 

доступа  в  Интернет  необходимо  предусмотреть  строительство  ВОЛС  до 

ближайшего узла коммуникации. 

Перечисленные  направления  информатизации  тесно  связаны  по 

составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация 

должна  осуществляться  в  определенной  последовательности,  обеспечивающей 

минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта. 

Информатизация  Архива  Президента  РК  базируется  на  следующих 

основных принципах: 

 

Нормативно-организационное обеспечение 

 

 

14 



 

преемственность  по  отношению  к  традиционно  сложившейся 

системе государственного учета и НСА к документам НАФ, контроля 

за обеспечением сохранности и учета использования документов; 



 

преемственность  в  развитии  автоматизированных  архивных 

технологий: каждая последующая версия технологии определенного 

типа 

позволяет 

использовать 

информационные 

ресурсы, 

накопленные в рамках предыдущей версии; 



 

внутриотраслевая  унификация  методов  описания,  представления, 

передачи  и  обработки  данных  в  электронной  форме  в  рамках 

основных направлений деятельности архивных учреждений; 



 

сопряженность  с  информационными  системами  учреждений-

источников 

комплектования 

и 

учреждений, 

являющихся 

постоянными 

потребителями 

архивной 

информации, 

с 

внеотраслевыми системами передачи данных. 

 

МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО 

Международное  сотрудничество  Архива  в  сфере  информатизации 

архивного  дела  призвано  способствовать  внедрению  прогрессивных 

информационных  технологий  в  архивную  практику,  развитию  связей  с 

зарубежными  архивистами  и  пользователями,  укреплению  материальных 

ресурсов информатизации. 

Сотрудничество со странами ближнего и дальнего зарубежья включает 

в себя: 



 

налаживание  деловых  связей,  организацию  обмена  материалами  по 

проблемам информатизации архивного дела, обмен специалистами с 

целью ознакомления с опытом работы по информатизации; 



 

тесное  взаимодействие  с  архивными  и  научными  организациями, 

проводящими  исследования  в  области  новых  информационных 

технологий,  технологических  аспектов  доступа  к  архивным 

материалам,  участие  в  международных  научных  семинарах  и 

симпозиумах; 



 

сотрудничество со странами ближнего зарубежья в разработке общих 

стандартов описания архивной информации; 



 

реализацию  совместных  проектов  по  применению  современных 

информационных технологий. 

Вместе  с  тем  необходим  критический  и  взвешенный  подход  к 

изучению зарубежного опыта информатизации архивного дела. Во-первых, в 

путях  и  методах  информатизации  в  каждой  стране  присутствует  влияние 

традиционной  национальной  системы  комплектования,  обеспечения 

сохранности,  описания  и  использования  архивных  материалов.  Во-вторых, 

наиболее крупные и известные сейчас базы и банки данных проектировались 

для программных и технических средств, которые к настоящему времени в 

определенной мере устарели. Произведенные ранее значительные затраты на 

ПО  и  оборудование,  накопление  информационного  массива  в  старых 

форматах  создают  инерционность  в  использовании  информационных 

технологий, препятствуют своевременному внедрению новейших достижений в 

этой области.  

 

Нормативно-организационное обеспечение 

 

 

15 

Важной  частью  международного  сотрудничества  Архива  в  сфере 

информатизации  является  взаимодействие  с  архивными  учреждениями 

бывших советских республик. Предпосылкой эффективного сотрудничества 

служат  общие  основы  организации  архивного  дела  и  работы  с  архивными 

документами.  Использование  в  РК  и  странах  ближнего  зарубежья  одних  и 

тех же или совместимых автоматизированных архивных технологий, общих 

стандартов будет способствовать интенсивному информационному обмену и 

взаимному  пополнению  ресурсов,  более  полному  удовлетворению 

потребностей  органов  государственной  власти,  граждан  в  архивной 

информации,  развитию  и  совершенствованию  связей  между  архивными 

службами. 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ИНФОРМАТИЗАЦИИ 

Осуществление  информатизации  Архива  требует  проведения  комплекса 

мероприятий,  направленных  на  организационную,  научную,  методическую, 

кадровую,  материальную  поддержку  проводимых  работ.  Конкретное 

содержание  каждого  из  направлений,  этапы  их  реализации  составят 

Программу информатизации Архива на 2014-2016 гг. 

Для  оптимизации  работ  по  информатизации  важно,  чтобы  была 

разработана  обоснованная  и  реалистичная  программа  информатизации,  то 

есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и 

основные  виды  работ,  проводимых  Архивом,  привлеченными  сторонними 

организациями  и  специалистами.  Программа  должна  согласовываться  с 

общеотраслевыми  программами  в  сфере  информатизации  с  целью 

обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В 

программе следует предусмотреть рациональное  использование  материальных 

и  кадровых  ресурсов:  использование  типового  программного  обеспечения, 

реализацию  специальных  проектов  совместно  с  другими  учреждениями-

партнерами в сфере информатизации. 

Практика  информатизации  архивных  учреждений  показывает 

исключительную  важность  планирования  и  регулярного  проведения 

семинаров  для  сотрудников  Архива  по  овладению  навыками  работы  с 

современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД 

и  организации  работ  по  информатизации.  Имеется  потребность  в 

организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы 

курсы  по  повышению  квалификации,  включающие  в  себя  практические 

занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации  автоматизированных 

архивных технологий. 

Крайне  необходимо  проведение  мероприятий  по  согласованию 

стандартов  описания  и  организации  информационных  массивов  по  всей 

цепочке  движения  документа  с  момента  его  создания:  делопроизводство 

учреждения – архив  учреждения – Архив. В рамках автоматизации работы с 

учреждениями-источниками  комплектования  следует  провести  разработку 

единых  технологий,  обеспечивающих  совместимость  информационно-

технологических  решений,  используемых  в  архивах.  Созданные  в 

учреждениях  материалы  учетного  характера  должны  стать  органической 

частью баз данных по учету в Архиве без повторного ручного ввода сведений 

и  существенной  переработки  данных  в  автоматизированном  режиме. 

 

Нормативно-организационное обеспечение 

 

 

16 

Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с 

учреждениями-источниками комплектования. 

Важно  ввести  в  практику  целенаправленные  публикации  в  архивной 

периодике  статей  и  обзоров  по  указанной  проблематике,  аналитических 

материалов, освещающих  опыт автоматизации в отечественных и  зарубежных 

архивных  учреждениях.  Полезна  организация  в  телекоммуникационных  сетях 

видеоконференций по проблемам информатизации архивов. 

По  мере  накопления  архивных  автоматизированных  информационных 

ресурсов  любого  рода,  расширения  круга  пользователе  БД  все  более 

актуальными 

становятся 

проблемы 

защиты 

информации 

от 

несанкционированного 

доступа, 

хищения 

и  преднамеренного 

или 

неумышленного  искажения.  Важнейшей  мерой,  направленной  на  повышение 

эффективности  и  интенсивности  информатизации,  является  разработка 

нормативно-методической  базы  применения  компьютерных  технологий  и 

включение ее в Основные правила работы государственных архивов. 

На  начальном  этапе  информатизации  система  информационных 

технологий  неизбежно  в  значительной  степени  копирует  сложившуюся 

традиционную  "бумажную"  технологию  работы  с  документами,  дублирует 

устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. По 

мере  увеличения  автоматизированных  информационных  ресурсов,  их 

вовлечения  в  активный  оборот,  "врастания"  в  архивную  практику 

информационных  технологий  столь  же  неизбежна  трансформация  структуры 

и  интенсивности  информационных  потоков,  форм,  методов  и  показателей 

архивной  деятельности,  видов  работы  пользователей.  Эти  факторы,  а  также 

прогресс  в  развитии  компьютерной  техники  и  технологии  определяют 

необходимость постоянной и высокоэффективной работы по информатизации 

архивного дела в Республике Казахстан. 

Системный  подход  к  решению  проблемы  на  современном  этапе 

настоятельно требует: 

 

разработки ресурсно-сбалансированной Государственной Программы 

информатизации  архивной  отрасли  страны  и  подготовки  соответствующего 

постановления Правительства РК; 

 

создания  Координационного  совета  по  вопросам  «е-архивов»  при 

Комитете информации и архивов Министерства культуры и информации РК, 

 

разработки и утверждения ГОСТов на электронный формат архивных 

документов; 

 

разработки Правил составления НСА к электронным архивам (описи, 

исторические справки и т.п.) ввиду существенных различий технологий. 

 

 

Чупров В.М. 

заместитель директора 

Архива Президента РК 

 

Стратегия 2050 в Архиве Президента РК

 

В  декабре  2012  г.  в  Послании  Президента  Республики  Казахстан 

народу  страны  «Стратегия  «Казахстан  –  2050»:  новый  политический  курс 

состоявшегося  государства»  была  поставлена  новая  стратегическая  цель  по 

вхождению республики в число 30-ти самых развитых государств мира. 

 

Нормативно-организационное обеспечение 

 

 

17 

Несколько  позже  Указом  Президента  Республики  Казахстан  от  17 

января 2014 г. №732 была утверждена Концепции по вхождению Казахстана в 

число 30-ти самых развитых государств мира». В этой связи государственные 

архивы должны принять посильное участие в ее реализации, по меньшей мере, 

в  области  экономики,  культуры,  науки,  развитии  человеческого  капитала, 

системы образования. 

В  целях  реализации  долгосрочной  программы  Архив  Президента  РК 

составил  план  мероприятий  по  выполнению  Указа  Президента  РК  и 

Концепции.  Прежде  всего,  необходим  прорыв  в  области  информатизации  и 

архивных  технологий,  доступности  исследователей  к  архивной  информации. 

За время существования Архива с 1994 г. исследователям выдано 245 тыс. дел, 

причем  наблюдается  рост  с  4,5  тыс.  дел  до  20  тыс.  в  2013  г.  Анализ 

интенсивности использования архивных документов показал, что за 20- летний 

период  уровень составил  32,3 % от  общего количества хранящих документов. 

Ежегодно  в  читальном  зале  работают  более  300  исследователей.  Но  для 

Архива,  располагающего  уникальной  ретроспективной  документной 

информацией по новейшей политической истории Казахстана, эти показатели 

далеко не предел. Сейчас многие отечественные исследователи, не говоря уже 

о  зарубежных,  пока  не  имеют  возможности  изучать  документы 

непосредственно в архиве. Ставится задача увеличить количество обращений 

в  десятки,  если  не  в  сотни  раз  путем  дистанционного  доступа  внешних 

пользователей к электронным архивным ресурсам в режиме on-line. К услугам 

исследователей будут предоставлены путеводитель по фондам, описи, дела и 

полный научно-справочный аппарат. 

Учитывая  требования  времени,  уже  разработан  проект  новой 

Концепция  информатизации  Архива  на  2014-2017  гг.,  который  после 

утверждения  в  дальнейшем  будет  дополняться.  В  частности  планируется 

создать  мощный  электронный  портал  и  перейти  на  широкополосный 

высокоскоростной  Интернет  с  выходом  на  сеть  GEANT  (общеевропейская 

гигабитная  научно-образовательная  сеть),  создание  единой  электронной 

базы  данных,  включая  первичные  архивные  бумажные,  аудиовизуальные  и 

электронные носители информации. 

В  Архиве  в  настоящее  время  формируется  систематический 

электронный  каталог,  действуют  16  автоматизированных  информационно-

поисковых систем и баз данных, но они далеко не все связаны между собой и 

лишь  частично  покрывают  информационные  потребности.  Также  создан 

электронный архив, который ведется с 1996 г. на сервере которого лежит в 

оцифрованном виде более 10 тыс. дел (около 1 млн. листов), что составляет 

всего 1,3 % от общего количества единиц хранения. Поэтому предполагается 

интегрировать  разрозненные  базы  в  единую  электронную  информационно-

поисковую  систему,  поэтапно  перейти  к  массовой  оцифровке  архивных 

документов для последующего введения в базу данных «электронный архив» 

и размещения электронных образов документов на портале. 

Как  хранитель  документальной  исторической  базы  по  изучению 

новейшей  политической  истории  Казахстана  Архив  с  1994  г.  выпустил  58 

сборников  документов,  в  том  числе  9  по  документам  фондов  личного 

происхождения  известных  государственных  и  политических  деятелей.  В 

целях  расширения  доступа  к  изданным  архивным  документам  в  августе 

2013  г.  Архивом  подписан  Договор  с  РГУ  «Национальная  академическая 

 

Нормативно-организационное обеспечение 

 

 

18 

библиотека  в  г.  Астана»  Комитета  по  культуре  Министерства  культуры  и 

информации  РК  о  передаче  неисключительных  прав  на  использование 

объектов интеллектуальной собственности, согласно которому передано для 

включения  в  ЭГБФ  «Казахстанская  национальная  электронная  библиотека» 

53  документальных  сборника  и  справочно-информационных  изданий  в 

электронном  формате.  По  заданию  Государственного  секретаря  РК 

проведено выявление документов и подготовлен перечень, содержащий 1361 

документ для учебника новейшей истории Казахстана. 

Тем  не  менее,  нам  необходимо  расширять  тематику  археографических 

исследований по документам современной социально - экономической формации. 

В том числе для пропаганды внутренней политики и изучения социального 

баланса  в  полиэтническом  обществе  намечено  в  ближайшие  три  года 

подготовить  к  изданию  сборники  документов:  «Ассамблея  народа 

Казахстана  –  модель  взаимоотношений  этносов»,  «Из  истории 

государственных  символов»,  «К  25-летию  государственного  суверенитета 

Республики Казахстан»,  а в 2016 г. составить перспективный план научной 

публикации  документов  на  2017-2021  гг.  с  учетом  основных  положений 

Концепции  и  последующих  Посланий  Президента  Казахстана  народу.  В 

плане  мероприятий  также  намечено  дальнейшее  развитие  связей  с 

национально-культурными  центрами  путем  сдачи  их  документов  на 

государственное  хранение,  проведения  конференций,  встреч,  подготовки 

обзоров  документов  по  истории  народов,  статей  научно-популярного 

характера  по  межнациональным  отношениям,  вовлечение  в  эту  работу 

общественность,  использовать  возможности  библиотек,  музеев  и  других 

учреждений культуры. 

Еще  одна  позиция  Концепции,  которая  нашла  отражение  в  плане 

мероприятий  Архива  –  содействие  в  осуществлении  образовательной 

политики,  включая  воспитание  молодежи.  Архив  предполагает  значительно 

расширить  тематику  историко-документальных  выставок,  в  том  числе 

использовать  виртуальные  выставки  через  Интернет.  Определенный  опыт 

работы  по  виртуальным  выставкам  у  Архива  есть,  но  это  были  единичные 

случаи, сейчас же, требуется проведение их на постоянной основе. К 60-летию 

освоения целинных и залежных земель в Казахстане предусмотрена выставка 

совместно  с  Национальной  академической  библиотекой  РК  в  г.  Астана,  а  с 

Центром хранения новейшей документации Восточно-Казахстанской области 

намечена  выставка  «Казахстан  за  без  ядерный  мир»  в  г.  Семей.  В  самом 

Архиве  будут  экспонироваться  выставки  по  документам  личного 

происхождения,  посвященные  известным  государственным  и  общественным 

деятелям  Ш.Ж.  Жаныбекову  и  Г.К.  Бельгеру  с  привлечением  учащихся 

общеобразовательных  школ,  высших  учебных  заведений,  военнослужащих. 

Предусмотрено  проведение  школьных  уроков  истории,  лекции  со 

значительным  охватом  учащихся  с  использованием  мультимедийных 

технических средств, олимпиад, конкурсов по исторической и краеведческой 

тематике  совместно  с  учебными  заведениями,  встреч  с  государственными, 

политическими деятелями. 

Для  оказания  содействия  в  подготовке  квалифицированных  кадров 

историков, документоведов и архивистов намечено проводить на договорной 

основе  с  ВУЗами  учебно-производственную  практику.  Архив  намерен 

инициировать  создание  курсов  повышения  квалификации  работников 

 

Нормативно-организационное обеспечение 

 

 

19 

государственных,  ведомственных  и  частных  архивов  и  делопроизводственных 

служб. 

С целью обеспечения свободного доступа исследователей к документам 

Регионального финансового центра по г. Алматы для изучения опыта работы 

по  оказанию  финансовых  услуг,  который  отмечен  в  Концепции, 

предполагается  разместить  на  сайте  Архива  Президента  РК  электронные 

образы  документов,  составить  перечень  документов  или  аналитический 

обзор о их составе и содержании. 

Так  же  в  плане  реализации  Концепции  предусмотрены  меры  по 

обеспечению  законных  прав  граждан  на  архивную  информацию,  путем 

выдачи архивных справок, архивных копий, создания виртуальной приемной 

для  разъяснения  населению  порядка  получения  ответа  на  инициативный 

запрос.

 

жүктеу/скачать 4,22 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: