Бюллетень №1(17)/2014 №2(16)/2013 Ақпаратты әдістемелік
жүктеу/скачать 4,22 Mb. Pdf көрінісі
|
- Бұл бет үшін навигация:
- В 5 пункте 15 статьи Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах
Чупров В. М. заместитель директора Архива Президента РК Как обустроить архив. Организация использования документов в ведомственном или частном архиве
Организация использования ретроспективных документов является неотъемлемой частью работы любого архива, и она раскладывается на несколько направлений. Прежде всего, на удовлетворение потребностей работников организации для обеспечения их служебной деятельности. Второе, на исполнение тематических и социально-правовых запросов граждан и сторонних организаций. Третье, на информирование руководства о наличии и содержании архивных документов, которые могут быть использованы в целях управления, при разработке проектов долгосрочных программ, анализов и т. п. Четвертое, на популяризацию архивного фонда путем проведения выставок архивных документов к юбилейным датам организации, заслуженных работников, внесших значительный вклад в развитие отрасли. Порядок
использования архивных документов подробно устанавливается в положении о ведомственном или частном архиве, которое утверждается руководителем организации. В нем определяется время выдачи дел сотрудникам, доступ к документам с отметками «для служебного пользования», «конфиденциально», «коммерческая тайна», личным делам и другим персональным данным работников. Необходимо отметить, что порядок использования документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда в ведомственных архивах государственных учреждений и предприятий, частных архивах определяется физическими и юридическими лицами по согласованию с уполномоченным органом в соответствии с.2 пунктом 14 статьи Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах». Также установлено, что использование документов, находящихся в частной собственности осуществляется только с согласия собственника. В использовании документов значительный объем занимает справочная работа для удовлетворения законных прав и свобод граждан, гарантированных Конституцией Республики Казахстан. Она связана с решением вопросов, от которых часто зависят судьбы людей, прежде всего с пенсионным обеспечением. В статье 84 Административного Кодекса
Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
20 Республики Казахстан установлена ответственность должностного лица за неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы граждан, либо предоставление гражданам неполной или заведомо ложной информации. В организации наведение и выдача справок производится в архиве или отделе кадров. Запросы, поступающие в архив, подразделяются на социально- правовые и тематические. Запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан (факты приема или увольнения, работы в особых условиях труда, стажа, заработной платы и т.п.). Работа по наведению справок выполняется на основании письменного заявления или переданного гражданином лично. Заявитель может направить запрос по электронной форме при наличии электронной цифровой подписи, удостоверенной Удостоверяющим центром. Руководитель организации рассматривает обращение, выносит резолюцию и отправляет на исполнение, при этом заявление обязательно регистрируется. Запрос, как правило, исполняется в течение 15 рабочих дней со дня регистрации. В некоторых случаях, в связи со сложностью исполнения, срок может быть продлен до 30 дней. Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций рассматриваются и исполняются в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе. Если в организации имеется веб-сайт в Интернете, то на нем желательно разместить образцы форм заявлений. В офисе организации также следует оформить стенд с образцами документов. Например, форма заявления. Директору АО «Эдельвейс» Симонову. А.С. от Ивановой Марии Филлиповны, проживающей по адресу: г. Алматы, проспект Рыскулова, 234, кв. 17. Телефон: 2492186.
Заявление Прошу выдать справку о моем трудовом стаже во время работы в АО «Эдельвейс» с января 1993 г. по сентябрь 1999 г. в качестве наборщика 5 разряда. До 1993 г. носила фамилию Кравцова. 22 января 2012 г. Личная подпись При приеме заявлений важно собрать все сведения, необходимые для подготовки справки: уточнить фамилию, имя, отчество и другие данные. Четкость их позволит обеспечить правильный поиск нужных документов и Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
21 значительно сократит срок исполнения. С этой целью необходимо установить перечень документов, необходимых для оформления запроса: 1.
Заявление 2.
Удостоверение личности. 3.
Копия трудовой книжки 4.
Доверенность, заверенная нотариусом, если запрос оформляется от имени другого лица.
После сдачи всех документов заявителю выдается талон о приеме заявления, в котором указывается наименование организации, принявшей заявление, должность, фамилия и инициалы работника, дата и время принятия заявления. На талоне указывается номер телефона контактного лица. При исполнении запроса о трудовом или льготном стаже используются приказы по личному составу с указанием номеров и дат. При отсутствии данного вида документов сведения можно взять из ведомостей по начислению заработной платы, лицевых счетов, личных дел, личных карточек (форма Т-2), алфавитных книг, книг учета движения трудовых книжек, протоколов заседаний квалификационных комиссий, тарификационных списков профессий и должностей с показателями вредных и тяжелых условий труда. Для облегчения поиска информации целесообразно создавать алфавитную картотеку или автоматизированную базу данных по документам личного состава. Исполнение запроса начинается с просмотра всех документов, имеющих прямое отношение к вопросу. При наличии в архиве документов по запросу за несколько лет сначала следует просмотреть документы за самые последние годы, указанные в заявлении. Среди них могут быть обобщенные данные за весь период (списки работающих, карточки лицевых счетов, послужные списки, справки, удостоверения и т.п.), что позволит ограничиться просмотром только части документов и сэкономить время. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности. Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствует отметка о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавшими в тот период, за который запрашиваются сведения. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
22 При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если соответствие всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении. Например, несовпадение в написании фамилии, имени или отчества "Ликеров Чокан Мухтарович" вместо "Лекеров Шокан Мухтарович", года рождения "1933" вместо "1935", должности "счётный работник" вместо "бухгалтер" и т.п. Эти сведения включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки ("так в документе"). Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них. В справке об образовании, при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе он учился. При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку. .Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на бланке организации с указанием названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия". Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений. В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения места текста оригинала ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
23 В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка. В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в тексте справки после изложения каждого факта или события. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью организации. Напоминаю, что делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно. Отдельно регистрируются заявления, при этом регистрационный номер документа состоит из буквенных индексов ФЛ (физическое лицо) или ЮЛ (юридическое лицо), далее указывается дата и номер дела по номенклатуре и валовый номер в массиве документов, поступивших в течение года. Ниже подписи руководителя указывается фамилия исполнителя и его номер телефона. В 5 пункте 15 статьи Закона
Ниже приведены примеры по оформлению архивных справок по заработной плате и работе
21.06.2012 № ФЛ/Б-06-23/072
АРХИВНАЯ СПРАВКА Выдана Бойцовой (Козеко) Людмиле Николаевне в том, что ее заработок без включения оплаты за сверхурочную работу, за совместительство и выплат единовременного характера составил:
115-91
200-00 213-75
- 35-00
90-32 февраль 170-00
200-00 35-00
- 35-00
70-00 март 170-00
200-00 35-00
- 35-00
70-00 апрель 170-00
200-00 35-00
- - 260-00 май 170-00
200-00 35-00
- 35-00
160-00 июнь 170-00
200-00 35-00
- 70-00
160-00 июль 170-00
200-00 35-00
- 20-32
260-00 август 170-00
200-00 35-00
- - 160-00 сентябрь 170-00
287-46 35-00
- - 160-00 октябрь 212-22
504-61 35-00
- - 260-00 Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
24 Примечание: месяцы, в которых работник не работал или проработал неполное количество рабочих дней по причинам, не предусмотренным законодательством, из подсчета не исключены и не заменены другими месяцами. Основание: Карточки лицевых счетов по начислению зарплаты работникам ЦК ЛКСМ Казахстана за период с 1986 – 1988 гг., 1990–1991 гг. (в рублях). Ф.812. Оп.60. Д.120. Л.86. Оп.62. Д.134. Л.83. Оп.64. Д.92. Л.78. Оп.72. Д.231. Л.81. Оп.72. Д.292. Л.82.
Примечание. Карточки лицевых счетов по начислению заработной платы за 1989 г. в архив не поступали. Директор А. Ахметов
Исп. Исп. Сейсенбаева 267-14 55
Халеву А. А 480091, Алматинская обл. с. Узунагач ул. Кандекова 60 22.01 2012 № ФЛ-Х/215
АРХИВНАЯ СПРАВКА По документам архива установлено: постановлением Джамбулского райкома Компартии Казахстана от 24 декабря 1969 г. протокол №46 п.36 Халев Анатолий Александрович утвержден вторым секретарем Джамбулского райкома ЛКСМ Казахстана Алма-Атинской области; постановлением Джамбулского райкома Компартии Казахстана от 17 ноября 1971 г. протокол. № 22 п.26 Халев Анатолий Александрович утвержден председателем рабочего комитета Узун-Агачского овоще- молочного совхоза Алма-Атинской области; постановлением Джамбулского райкома Компартии Казахстана от 15 декабря 1971 г. протокол. № 24 п.54 Халев А. А. (так в документе) освобожден от должности второго секретаря Джамбулского райкома ЛКСМ Казахстана Алма-Атинской области. Основание: Ф.29. Оп.28. Д.254. Л.4, 36; Оп.29. Д.12. Л.1, 26, 118, 172.
Исп. Сейсенбаева 267-14 55 ноябрь 134-21
33-99 35-00
- - 160-00 декабрь 230-00
237-91 4-48
- - 160-00 Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
25 При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, и даются необходимые рекомендации, куда следует обратиться При поступлении непрофильного запроса архив направляет его республиканскому уполномоченному органу управления архивным делом для определения порядка дальнейшего исполнения. Заявитель письменно своевременно информируется, куда направлен его запрос.
Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан Направляем Вам копию заявления Чернова А. Я. (Российская Федерация, г. Москва) о трудовом стаже для рассмотрения и ответа заявителю так, как запрашиваемыми сведениями Архив Президента РК не располагает.
Приложение на 4 л. на русском языке. Заместитель директора Л. Дегитаева Кроме социально-правовых запросов архив обязан выполнять и тематические запросы. Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, о дате образования учреждения или его реорганизации, упразднения. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
АРХИВНАЯ СПРАВКА Списки первых руководителей Костанайской области Первые секретари губкома, окружкома партии: Рыбалко 1921 г., И. К. Глухов – 1921 г., П. С. Мамыкин – 1921 г., И. В. Ельпединский (врид) – 1921 г., А.Т.Шафет – 1922 г.,С.А. Либавский-Банк, Я.П.Бак–1923–1924 гг., В А Забиров–1924–1925 гг,К К Галето (врид.)–1925 г.,А.П. Азволинский – 1925– 1927 гг., И. Н. Морозов (ответсекретарь) – 1927–1928 гг., А. Г. Дисконтов – 1928–1930 гг., Абрамчук – 1930 гг. Первые секретари обкома Компартии Казахстана: А. А. Саакян – 1936–1937 гг., Н. С. Кузнецов – 1937 г., П. Г. Богданов – 1937–1938 гг., М. Бисопанов – 1938 г., М. Т. Алешин – 1939 г., Н. И. Журин – 1939– 1941 гг., В. Ф. Мельников – 1941–1944 гг., М. И. Золотухин – 1944– 1947 гг., В. Н. Козлов – 1947–1948 гг., С. Жанбаев – 1948–1954 гг., И. П. Храмков – 1954–1959 гг., А. М. Бородин – 1959–1981 гг., В. П. Демиденко – 1981– 1988 гг., Н. Т. Князев – 1988–1991 гг. Председатели губисполкома и окрисполкома: Чернобаев – 1921 г., В. А. Чеботарев – 1921–1922 гг., И. М. Тараненко – 1922 г., М. Т. Ряхов
Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
26 – 1922–1924 гг., А. И. Самсонов – 1924 г., М. Б. Бейсенев – 1925– 1926 гг., А. А. Асылбеков – 1926–1927 гг., М. Д. Джанышев – 1927– 1929 гг., Х. К. Кошембаев – 1929 г., А. Кульчурин – 1929–1930 гг., И. И. Молдажанов – 1930 г. Председатели облисполкома: Б. Байдаков – 1936–1937 гг., Х. М. Карасаев – 1938 г., С. А. Миронов – 1938–1940 гг., Д. Керимбаев – 1940–1945 гг., А. С. Жусупов – 1945–1949 гг., А. И. Мамбетов – 1950–1951 гг., К. Утегалиев – 1951–1953 гг., И. Г. Слажнев – 1953–1955 гг., А. М. Батамиров – 1955–1957 гг., А. Д. Гарагаш – 1957–1963 гг., М. Г. Моторико – 1963–1971 гг., Н. А. Пономорев – 1971–1977 гг., Т. Б. Куппаев – 1977–1983 гг., М. Р. Сагдиев 1983– 1985 гг., М. С. Мендыбаев – 1985 г., К. Х. Тюлебеков – 1985–1987 гг., К. Укин - 1987–1990 гг., Т. Н. Ахметов – 1990–1992 гг. Председатель облсовета: Н. Т. Князев – 1990–1993 гг.
Основание: Ф.141. Оп.16. Д.3621. Л.72; Д.3992. Л.1–7; Д.13120. Л.155; 708. Оп.2/4. Д.52. Л.75; Д.95. Л.177–207; Оп.31. Д.268.; Оп.49. Д.2997; Оп.69. Д.598; Оп.99. Д.49;
Кто есть кто в Казахстане. Биографическая энциклопедия. Д. Ашимбаев. 2006 г. Издание девятое. ИД «Credo». Алматы. С.823.
Директор В. Жунусов Исп. Сейдалин Н. тел. 234-45-68
Кроме архивных справок архив выдает и другие информационные документы: архивная копия – официальный документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, с указанием его поисковых данных; архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке; тематический перечень документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе Архива или по запросу пользователя; тематическая подборка копий документов – систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при, необходимости, историческую справку по теме запроса; В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
27 Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте отдельных слов обозначаются многоточием. Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью. При изготовлении ксеро - и фотокопий архивных документов бланк организации не используется. На обороте каждого листа копии документа проставляются поисковые данные документа. Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются гербовой печатью и подписью руководства Архива. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей. Может так случиться, что вам будут направлены заявления из зарубежных стран, поэтому необходимы разъяснения как их исполнять. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и тому подобное) направляются архивом в архивный уполномоченный орган. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, оформляются по инструкциям Комитета информации и архивов Министерства культуры, информации и спорта РК от 3июля 2001 г № 38 и от 9 июля 2001 г. № 38 и заверяются проставлением специального штампа "апостиля". В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме организации. Архив выдаёт архивные справки, архивные выписки, архивные копии под расписку гражданам, доверенным лицам при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа и доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписке или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения. В других случаях архивные справки, архивные выписки, архивные копии и ответы на запросы высылаются по почте. Для контроля за исполнением запросов организации архив ведет отдельные формы регистрации тематических, социально – правовых запросов, а также запросов, поступивших из за рубежа, проводит анализ исполнения запросов и отражает его в отчетах. Ниже предлагаются основные учетные формы.
Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема (товарный знак) организации Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
28 Официальное наименование Официальное наименование организации организации (на государственном языке) (на русском или ином языке) АКТ ________________________ № ____________ (дата) Место издания О выдаче документов во временное пользование
На основании ________________________________________ выдаются следующие единицы хранения из архивного фонда № ______________ (название фонда) №№ п/п
Годовой раздел
сводной описи
дел № № единица хранения Заголовок единицы хранения Крайние даты
Количество листов
Примечание 1 2 3 4 5 6 7
Всего выдается ___________ ______________ единиц хранения, (цифрами и прописью) срок возвращения ______________________________________
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями. Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела. Получатель обязуется вернуть дела в ведомственный (частный) архив организации в указанный в акте срок. Получатель предупрежден об ответственности в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел. Наименование должности Наименование должности руководителя организации, руководителя организации, выдающей дела получающей дела _______________ _____________ (личная подпись) (личная подпись) Выдал дела по поручению руководства ____________________________. (наименование организации) Архивоведение. Теория, методика и практика семинар на рабочем месте
29 Руководитель ведомственного (частного) архива организации _________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата Принял дела по поручению руководства ____________________________. (наименование организации) Руководитель ведомственного (частного) архива организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата Дела возвращены в полном объеме и сохранности Сдал по поручению руководства организации-получателя Руководитель ведомственного (частного) архива организации ______________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
Руководитель ведомственного (частного) архива организации ________________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата
жүктеу/скачать 4,22 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|