Әлеуметтік-Гуманитарлық- факультеті

(Телефонограммы)

Телефонограммалар – жедел мәселелер бойынша телефон арқылы берілген және алушы жазып алған құжат. Ол отырыстар, мәжілістер, іскерлік кездесулер, жоспарланған іс-әрекеттердегі өзгерістер, іс-шаралар туралы жедел хабарлар үшін пайдаланылады және оның мынадай міндетті деректемелері болады:

• 
  фирманың атауы;
  
• 
  құжат түрінің атауы;
  
• 
  хабарды беру (қабылдау) күні мен уақыты;
  
• 
  адресат;
  
• 
  құжаттың мәтіні;
  
• 
  қолы;
  
• 
  телефонограмманы қабылдаған және берген тұлғаның лауазымы және аты-жөні;
  
• 
  телефонограмманы берген және алған фирманың телефон нөмірі көрсетіледі.
  

уақыты мен күні, орны көрсетіле отырып жасалады.

Телефонограмманы жасағаннан кейін тексереді және кәсіпорынның басшысы

қол қояды. Телефонограмма бірнеше фирмаға жіберілетін болса, онда оған фирмалардың тізімі, олардың телефон нөмірлері қоса беріледі.

Телефонограмма жазбасы үшін арнайы журнал пайдалану қолайлы. Оның парақтары “қосарланып” (негізгі парақ пен көшірме парақ) орналасады. Телефонограмманы қабылдау кезінде көшірме қабаттың есебінен бірден екі дана жазылады. Негізгі парақ жыртылып алынады да, басшыға беріледі. Көшірме журналда қалады.

Телефонограмманы сақтау мерзімі, әдетте, бір жылдан аспайды.