Особенности физического состояния и
формирования дела
Номера листов
1
2
Текст на 19-21 листах угасает, так как был написан
гелевыми чернилами
19-21
Наименование
должности
работник
Подпись
Расшифровка подписи
Зав.
архивохранилищем
Иванов И.И.
Дата 22 декабря 2001
г."
5.4.2. Методика составления справочного аппарата к описи
После составления основной части справочника - собственно описи -
составляется справочный аппарат к ней, который выполняет две функции:
ускоряет поиск сведений по собственно описи и предоставляет дополнительную
информацию о фонде.
Состав справочного аппарата к описи обширен. Он включает:
титульный лист;
содержание;
предисловие;
список сокращений;
указатель.
Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и
дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию,
терминологический словарь.
Титульный лист - содержит сведения, раскрывающие полное название
государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название
фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное
наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи
(наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).
При изменении названия организации или ее подведомственности в течение
времени, за которое составлена опись, на титульном листе указывается сначала
последнее название организации, а затем в хронологической
последовательности все изменения в ее названии.
Если изменений в названиях самой организации и вышестоящей организации
было много, то на титульном листе дается последнее название, а все изменения
приводятся в листе переименований, которой помещается за титульным листом.
Например:
"ЛИСТ ПЕРЕИМЕНОВАНИЙ [15, с. 122].
Исполнительный комитет Хакасского областного Совета народных
депутатов, Многоотраслевое производственное объединение жилищно-
коммунального хозяйства
г. Абакан Хакасской автономной области Красноярского края январь 1989 -
апрель 1990 гг.
Исполнительный комитет Хакасского областного Совета народных
депутатов, Территориальное производственное объединение жилищно-
коммунального хозяйства г. Абакан Хакасской автономной области
Красноярского края апрель 1990 - апрель 1991 г.
Совет министров Хакасской Советской Социалистической Республики,
Территориальное производственное объединение жилищно-коммунального
хозяйства г. Абакан Хакасской ССР апрель 1991 - февраль 1992 гг.
|