2. организация хранения документов архивного
Анфилов Б.И. Применение перечней. Архивное дело. 1938. N 2 (39). С. 7-12
жүктеу/скачать 5,43 Mb. Pdf көрінісі
|
| Анфилов Б.И. Применение перечней. Архивное дело. 1938. N 2 (39). С. 7-12.
Однако спорным оставался вопрос об использовании предметно-вопросного и корреспондентского признаков, тем более что отношение к ним в делопроизводстве и архивах различно: в делопроизводстве легче формировать дела по корреспондентскому признаку, а в архивах необходим предметно- вопросный признак. Сочетание корреспондентского и предметно-вопросного признаков представляли даже как один признак: вопросно-корреспондентский, столь велико было желание архивистов примирить делопроизводство с основным для них вопросным признаком. И даже в настоящее время нельзя еще сказать, что проблема формирования дел по признакам их заведения до конца разрешена. В делопроизводственной практике учреждений структурные подразделения используют при формировании дел различных категорий документов определенный набор признаков, учитывая и сроки хранения документов, их подлинность и копийность. Если все шесть признаков заведения дел: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический и хронологический упоминаются в литературе с начала 30-х гг., то срок хранения документов, как экспертный признак, был назван Митяевым К.Г. в 60-е гг. Но в работах по документоведению и архивоведению чаще указывают на необходимость раздельного формирования документов разных сроков хранения, не называя при этом экспертного признака. Не называли предметный признак и в нормативных документах, как не называли и основные шесть, заменяя их "важнейшими участками и направлениями деятельности каждой структурной части". О раздельном формировании документов по срокам хранения говорилось при освещении вопросов экспертизы ценности документов и их описания. Данная формулировка, заменяющая признаки заведения дел "участками и направлениями деятельности", критиковалась специалистами, которые обосновывали жизненность признаков в делопроизводстве. И очень хорошо, что в последние годы ВНИИДАД в своих методических разработках четко стал указывать на признаки заведения (формирования) дел и их взаимосвязь с элементом заголовка. *** "Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основании отдельного признака формирования дел или сочетания признаков" [6, с. 14]. Однако не все признаки заведения дел необходимы в практике делопроизводства. В ряде случаев удобнее формировать дела только по корреспондентскому признаку, а используют и предметно-вопросный с учетом требований архивной службы. Более того, экспертный признак вообще никого значения в делопроизводстве не имеет и нацелен исключительно на упрощение отбора документов в соответствии со сроками хранения уже в момент их формирования в дела. Каждый из шести признаков заведения дел непосредственно связан с тем или иным реквизитом документа: номинальный - с названием вида документа, корреспондентский - с адресатом, предметно-вопросный - с текстом и т.д. Экспертный же признак не связан непосредственно ни с одним из реквизитов документа, а вытекает из результатов их оценки, т.е. экспертизы. Если в первом случае мы имеем дело с формальным преобразованием внешних признаков документа - его реквизитов, в признаки заведения дел, то во втором - с влиянием всей совокупности реквизитов и их оценки на выбор экспертного признака - постоянное или временное хранение. Установление сроков хранения документов производится, таким образом, в результате экспертизы ценности. Такие характеристики документа, как заключенная в нем информация, автор, время и место возникновения документа, его вид, имеющие резолюции, пометы и т.д. вытекают из изучения формуляра документа и служат критериями экспертизы ценности. В результате экспертизы устанавливаются сроки хранения созданных документов, но ряд архивистов и документоведов читают, что срок хранения должен быть реквизитом документа, ибо "нужно стремиться к тому, чтобы уже при создании документов определялся срок их хранения", т.е. представляется возможным в таком случае процесс экспертизы передвинуть на еще более ранний этап, чем стадия разработки номенклатур и формирования дел в производстве. Таким образом, признаки заведения дел развивались и совершенствовались как самостоятельный аппарат первичной классификации документов, внутренняя организация которого проявляется в необходимости применения определенных сочетаний признаков, при этом учитывается значение этой классификации документов для архивной практики, в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов аналогично признакам заведения дел развивались и совершенствовались как самостоятельный аппарат оценки документов, внутренняя организация которого проявляется не только в необходимости применения отдельных критериев в комплексе, но и в сложной взаимосвязи между ними. И признаки заведения дел, и критерии экспертизы ценности могут рассматриваться как элементы/подсистемы/системы "признаков", характеризующих определенные этапы работы с документами. Как выше уже отмечалось, признаки заведения дел и классификации их внутри архивного фонда, характеристики описания и критерии экспертизы ценности базируются, в основном, на внешних признаках документа - реквизитах. Суть функционального анализа документов заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций управления, учреждения и самих документов. Основан этот метод на том, что функции учреждений неравнозначны, а следовательно, и неравнозначную информацию несут документы, созданные для реализации этих функций, а отсюда различна ценность самих документов. Функциональный метод в свою очередь является не только научным методом экспертизы, но и методом прогнозирования информационного состава АФ РФ, т.е. методом, на основе которого определяются те документированные функции организаций, документы которых должны будут подлежать хранению. Функциональный метод как метод прогнозирования дает хорошие плоды, когда применяется наряду с ретроспективным методом и эмпирическим подходом, в результате чего непосредственно изучается содержание уже созданных в прошлом документов и документных систем. Ретроспективный метод прогнозирования дает возможность предположить какие документы, которые возникнут в будущем и будут являться аналогичными своим предшественникам, должны войти в состав АФ РФ и иметь определенные сроки хранения [30, с. 169- 173]. Оба метода прогнозирования применяются взаимосвязано, так как метод ретроспективного прогнозирования существенно дополняет результаты функционального прогнозирования. В настоящее время широко применяется и информационный метод. Так как документы содержат информацию, которая, во-первых, неравнозначна, во- вторых, способна проявляться в различных видах и формах, то архивоведение обязано учитывать значение информации при оценке и использовании документов и изучать явления ее повторяемости: жүктеу/скачать 5,43 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|