Сертификаттаужөніндегі орган (бұл мемлекеттік ұйым немесе жекеменшік фирма болуы мүмкін) – сәйкестік сертификаттауын жүргізуші орган. Ол заңды тұлға атағына ие және үшінші жақ, яғни өндіруші мен тұтынушыдан тәуелсіз болып табылатын ұйымның негізінде құрылады. Сертификаттау бойынша органдар көп болуы мүмкін, олардың әрқайсысы қандай-да бір біртипті өнімді сертификаттауға негізделеді, мысалы, машина жасау бұйымдары, тамақ өнімдері, отын және т.б.. Негізгі функциялары:
– біртипті өнімді сертификаттау кезінде қолданатын нормативтік құжаттар қорын қалыптастыру және өзектендіру;
– берілген сертификаттау жүйесінің ұйымдастыру-әдістемелік құжаттарын әзірлеу және жүргізу;
– сертификаттауға өтінімдерді, сондай-ақ шағымдарды қабылдау мен қарастыру, осылар бойынша шешімдерді дайындау және сертификаттауды жүргізу кезінде өтініш берушілермен өзара әрекет ету;
– әрбір нақты өтінім бойынша сынау зертханаларын және өндірістерді тексеру жөніндегі органды анықтау, егер ол сертификаттау сұлбасымен қарастырылса, олармен өзара әрекет етудің негізінде сынауларды және өндірісті тексеруді ұйымдастыру;
– сәйкестік сертификатын рәсімдеу және беру, оны мемреестрінде тіркеу;
– шетел сертификаттарын және де басқа сәйкестік куәліктерін мойындау;
– ҚР Мемстандартының аумақтық органдарының қатысуымен өнім сипаттамаларының тұрақтылығына инспекциялық бақылауды ұйымдастыру;
– берілген сертификаттардың және сәйкестік белгілерінің жұмысын жою немесе тоқтату ;
– өнім үшін түзету шараларын әзірлеуге қатысу, сертификаттық талаптардың бұзылуы туралы ақпараттар бойынша жедел іс-шараларды қабылдау;
– сертификатталған өнім реестрін және сертификаттау нәтижелері туралы ақпаратты жариялау дайындамаларын жүргізу;
– ағымдағы қаржы қызметін және іс-қағаздарын жүргізу;
– қызметкерлер біліктілігін жоғарылатуды және аттестаттауды ұйымдастыру;
– стандарттар талаптарының өзгеруі кезінде өнімді уақтылы сертификаттау бойынша дайындаушымен өзара жұмыс істеу.
Сертификаттау жөніндегі орган ретінде жұмыс істеу құқығына үміттенуші ұйым аккредиттеу процедурасынан өтуі керек. Аккредиттеудің тәртібі мен талаптары Мемстандарттың нормативтік құжаттарында және сертификаттау жүйесінің құжаттарында берілген. Аккредиттеу кезінде назарға алынатын критерийлер, сертификаттау бойынша органда: білікті және арнайы дайындықтан өткен қызметкерлердің; сертификатталатын өнімге нормативтік құжаттардың өзектендірілген қорының және оның сынау әдістерінің; сертификаттауды жүргізуге арналған әкімшілік құрылымның, заңды және экономикалық мүмкіндіктердің, соның ішінде сертификатталған өнімге сынау мен инспекциялық бақылаудың; сертификаттау ережелері мен тәртібін, соның ішінде шағымдарды қарастыру және сертификаттарды, сәйкестік белгілерінің әрекетін жою ережелерін орнатушы ұйымдастыру-әдістемелік құжаттардың; сертификатталған өнім реестрінің бар болуын ескереді. Барлық өтінім берушілер сертификаттау жөніндегі органның қызметтері жайлы ақпаратқа бөгетсіз қол жеткізу мүмкіндігі болуы керек.
Сынау зертханасы (орталығы) өздігінен ұйым және заңды тұлға дәрежесіне ие, әрі сәйкестікті растау бойынша органның немесе басқа заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесі бола алады. Орталықтың негізгі мақсаты нақты өнімнің сынауын немесе нәтижелердің анықтылығын және обьективтілігін қамтамасыз ететін стандартты әдістемелерді пайдалану арқылы сынаудың нақты түрлерін жүргізу болып табылады. Зертхана сынау хаттамаларын ҚР МСЖ НҚ орнатылған қалпында рәсімдейді. Қызметтер мен сапа жүйелерін сертификаттау жүйелері сынау зертханаларының сертификаттау процесінде қатысуын қажет етпейтінін білген жөн. Олардағы сәйкестікті бағалау бойынша барлық тәжірибелік жұмысты сертификаттау жөніндегі орган жүзеге асырады. Сынау зертханалары сертификаттау жөніндегі органға бағынады. Сертификаттау жөніндегі органның біреуінде сынаудың әр түрімен айналысатын бірнеше зертханалары болуы мүмкін. Сертификаттау жөніндегі орган және оның зертханалары әдетте, бір заңды тұлға, яғни фирма немесе кәсіпорын болып табылады. Негізгі талаптар: тәуелсіздік, алаламайтындық, дербестік және техникалық құзырлық. Тәуелсіздік үшінші тұлға дәрежесімен анықталады. Алаламайтындық қызметте сынауларды жүргізу, шешімдер қабылдау және сынау хаттамаларын толтыру кезінде айқындалады. Дербестік сынау зертханалары және олардың қызметкерлері қорытындыларға немесе бағаларға әсер етуге қабілетті коммерциялық, қаржылық, әкімшілік не басқа да қысымға ұшырамауы керектігінде анықталынады. Техникалық құзырлық ұйым мен басқарманың сәйкес келуші құрылымымен, білікті қызметкерлердің, сынау үшін бөлме мен жабдықтардың, сапаны қамтамасыз ету жүйесінің құжаттарын қоса, сынау әдістері мен процедураларға нормативті құжаттардың бар болуымен расталады. Талаптарға сәйкестік сынау зертханасын аккредиттеу кезінде тексеріледі. Сертификаттау жүйесі өнімді сынауға тек аккредиттелген зертханаларды жіберуді қарастырады.