Істер номенклатурасындағы істер атауын жүйеге келтіру

Істер номенклатурасының тараулары дегеніміз ұйымның бекітілген құрылымына сәйкес орналасқан бөлімшелердің аты болып табылады. Істер номенклатурасының бірінші тарауы ретінде құжаттама басқармасы қызметін көрсету қажет, себебі дәл сонда негізгі ұйымдастыру-өкімдік құжаттамаларының түпнұсқалары шоғырландырылады. Істер номенклатурасы тарауларының реті нормативтік құжаттарда бекітілген ретке (бекітіліген құрылым, штаттық кесте) сәйкесуі керек. Мысалы: құжаттаманы басқару қызметі, жоспарлы бөлім, өндірістік-техникалық бөлім, қауіпсіздік техникасы бөлімі, бухгалтерия, кадрлар бөлімі және т.б. Ұйымда құрамдас бөлімшені жіктеуші болған жағдайда ол істер номенклатурасының жіктеу схемасы ретінде пайдаланылады, яғни оның тараулары қызметін атқарады.

Құрамдас бөлімшелерден кейін маңызына қарай қоғамдық бастамада әрекет ететін органдар мен бөлімшелер (кәсіподақ комитеті, қоғамдық комиссия, қоғамдық инспектор) және қоғамдық ұйымдар орналасады.

Құрамдас бөлімшелер болмаған жағдайда істер номенклатурасының тараулары ретінде ұйымның әрекет бағыттары пайдаланылуы мүмкін. Мысалы:

1. 
   Басшылық.
   
2. 
   Жоспарлау.
   
3. 
   Өндірістік әрекетті ұйымдастыру.
   
4. 
   Қаржыландыру.
   
5. 
   Есеп жүргізу және есеп беру.
   
6. 
   Кадрлармен жұмыс.
   
7. 
   Басқарманы құжаттамамен қамтамасыз ету.
   

Істер атауларының номенклатураның тараулары ішіндегі орналасу реті істі құрайтын құжаттардың маңыздылық дәрежесімен және олардың өзара байланысымен анықталады. Егер номенклатура тарауының ішінде тараушалар болмаса ұйымдастыру-өкімдік құжаттаманы іс жүзіндегі басқарма құжаттамаларының алдына орналастырған жөн.

Бірінші ұйымдастыру-өкімдік құжаттамалары бар істер атаулары орналасады. Жоғары тұрған органдардың қаулылары мен бұйрықтары бар істердің атаулары ұйым басшысының бұйрығы бар істердің алдында орналасады. Бұдан әрі ұйымның өзінде жасалған немесе мекемеге жіберілген ережелер, қағидалар, нұсқаулар, әдістемелік кеңестер орналасады. Содан соң жоспарлық және есептік құжаттары бар істер атаулары орналасады. Бұл топтардың ішінде де істер маңыздылық дәрежесіне орай орналасады: бірінші жылдық жоспар, содан кейін тоқсандық, айлық жоспарлар. Есептер де әл сол сияқты орналасады: жылдық, тоқсандық, айлық.

Өкімдік құжаттар жобалары және оларды дайындау бойынша басқа да құжаттар, жоспарға енгзілген өзгерістер, бұйрыққа негіздемелер іс номенклатурасында негізгі құжаттың артынан қойылады.

Хат алмасулар енгізілген істер тобында бірінші жоғары тұрған органдармен хаттары бар істер, содан соң ведомствоаралық хат алмасулар, ары қарай бағынышты мекемелермен хат алмасулар кіргізілген істер орналасады.

Мәліметтер машинамен басылған тасымалдаушыдағы ұзақ мерзімді маңызға ие Тізбенің өзіне сәйкес бабымен анықталатын құжаттық ақпарат та істер номенклатурасына кіреді.

Машиналық тасымалдаушыдағы ақпараттық құжатты есепке алу және сақтаудың негізгі бірлігі мәліметтер файлы болып табылады.

Істер номенклатурасында файлдардың жүйелендірілуі мәліметтер базасының ішкі құрылымына сәйкес болуы керек.

Мәліметтер базасының құрылымына, файлдардың саны мен мазмұнына өзгерістер енген жағдайда ол туралы істер номенклатурасында аталып өтілуі қажет.