Ұйымның істер номенклатурасын жасау және бекіту тәртібі

Құрамдас бөлімшелердің істер номенклатурасы негізінде құжаттаманы басқару қызметі ұйымның жиынтық істер номенклатурасын жасайды. Ұйымның жиынтық істер номенклатурасына оны пайдалану бойынша нұсқаулар жасалады (№2 қосымша).

Ұйымның істер номенклатурасына ведомствалық мұрағат (егер ол бар болса) виза қояды, құжаттама басқару қызметінің басшысы қол қойғаннан кейін ұйым орналасқан облыстағы мұрағаттар басқармасының сараптау-тексеру комиссиясының келісіуне ұсынылады, келісілгеннен соң ұйым басшысы бекітеді.

Жиынтық істер номенклатурасы күнпарақ жылының 1 қаңтарында іске қосылады және 5 жыл бойы жарамды болады. Ол тек ұйымның (немесе оның құрамдас бөлімшесінің) функциясы мен құрылымы түбегейлі өзгергенде ғана қайта жасалып, қайта бекітуге ұсынылады. Бұндай өзгерістер болмаған жағдайда әр жылдың соңында ол туралы анықталады, қажет болған жағдайда толықтырып, түзетіп келесі жылдың 1 қаңтарынан бастап іске қосады. Егер ұйымның әрекеті маусымдық сипатта болса (іс жүргізу жылы сезондық қызметке байланысты басталып, аяқталатын экспедициялар, театрлар, оқу орындары және т.б.) келесі жылдың істер номенклатурасы адлыңғы маусымның алдында жасалады.

Істер номенклатурасы қажеттінше дана санымен жасалады. Бірінші данасы іске салынып, құжаттама басқару қызметінде сақталады, екіншісін құжаттама басқару қызметі жұмыс барысында пайдаланады, үшінші данасы ведомствалық мұрағатта есептік құжат ретінде сақталады, төртінші данасы келісілген соң мемлекеттік мұрағатта қалады, бесінші данасы үзінді қалпында ұйымның қажетті құрамдас бөлімшелеріне жұмыста пайдалану үшін беріледі.

Құжаттарын мемлекеттік сақтауға өткізбейтін ұйымдар істер номенклатурасын жоғары тұрған органның сараптау комиссиясымен келіседі.

Істер номенклатурасын жасау бойынша әдістемелік құрал мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың (заңды тұлғаларадың) құжаттама басқару қызметінің қызметкерлеріне арналған.

1 қосымша
«БЕКІТЕМІН»

Ұйымның аты Ұйым басшысы

Қолы Тегі

ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ

1. 
   № 01-17
   

200__ жылға

қызметі басшысының

лауазымының атауы Қолы Тегі

КЕЛІСІЛДІ КЕЛІСІЛДІ

Ұйым СК 00.00.00. №00 Шығыс Қазақстан облысы

Хаттамасы мұрағаттар басқармасы СТК

00.00.00. №00 хаттамасы

1 қосымшаның жалғасы

(ұйымның аты)

Құжаттаманы басқару

қызметі басшысының

лауазымының атауы Қолы Тегі

берген тұлғаның

лауазымнң атауы Қолы Тегі
00.00.00

2 қосымша

Ұйымның атауы
Құрамдас бөлімшенің атауы
Істер номенклатурасы

1. 
   №00
   
2. 
   Өскемен қаласы
   

Бөлімшенің басшысы Қолы Тегі

КЕЛІСІЛДІ

Мұрағат меңгерушісі

(мұрағатқа жауапты) Қолы Тегі

3 қосымша
__________________________________

ұйымның атауы