Оқушылардың жеке іс қағазы Бала мектепке қабылданғаннан бастап 11 жылдық мектепте, мектеп бітіргеннен кейін үш жыл сақталатын «жеке іс қағазы» басталады.
Оқушының жеке іс қағазына:
1) туу туралы куәліктің көшірмесі;
2) 2 дана (3х4) фотосурет;
3) тұрғылықты жерінен анықтама;
4) ата-анасының жұмыс орнынан анықтама;
5) медициналық карта (мектепке қабылданғанда талап етіледі. Оқу кезінде мектептің медициналық кабинетінде сақталады);
6) әр сыныптағы үлгерім табелдері;
7) психологиялық диагностика нәтижелері жатады.
Жеке іс қағазы оқушымен қоса мектептен мектепке ауысад. Бала туралы барлық мағлұматтар «Жеке іс қағазынан», «Туу туралы куәлігінен», мекен-жайы туралы Тұрғын үй департаментінен (бөлімінен) алынған анықтамасынан өзгеріссіз көшіріледі. Оқу жылының соңында сынып журналындағы пән бойынша барлық бағалары, босатқан сабақтарының саны және оқушының жеткен жетістіктері мен бағаларына байланыста жазба «Жеке іс қағазына» жазылады:
1. Оқушының барлық бағалары жақсы болған жағдайда ______ сыныпқа көшірілді (нешінші сынып екені көрсетіледі).
2. Екі немесе одан да көп пәндерден қанағаттанарлықсыз баға алған жағдайда ______ сыныпта екінші оқу жылына қалдырылады (нешінші сынып екені көрсетіледі).
Сынып жетекшісі қойылған бағаларды қол қойып бекітеді.
Оқушы басқа мектепке ауысқан жағдайда ата-анасына «№ … мектептен шығарылды» деген жазба түсірілген, күні, директордың қолы және мөрі қойылған «Жеке іс қағазы» беріледі. Оқушының жылдық бағалары да мөрімен бекітіледі.
Оқушының қайда (немесе сол қаланың қай мектебіне) кеткені жөнінде «Алфавиттк кітапта» белгіленеді. Әрбір «Жеке іс қағздарына» нөмір қойған ыңғайлы, өйткені ол «Алфавиттік кітапта» тіркеледі.
Директордың оқу-тәрбие жұмысы жөніндегі орынбасары және мектеп хатшысы сынып жетекшісінен оқушылардың «Жеке іс қағаздарын» қабылдап, олардың дұрыс жүргізілуін тексереді.
Оқушылардың жеке іс қағаздарын сынып жетекшілері жүргізеді. Жеке іс қағаздарындағы жазбалар анық, ұқыпты және сиямен пастамен «мектеп әкімшілігініңшешіміне сәйкес) (15 баған қарындашпен толтырылады) толтырылуы тиіс.