Кайкенова А. М., Даутова Ж. О. Мемлекеттік тілде ісқАҒаздарын жүргізу пәнінен дәрістер жинағЫ

Бірқатар ауыспалы деректемелерді ресімдеу үлгілері

жүктеу/скачать 0,68 Mb.

бет	10/64
Дата	26.12.2023
өлшемі	0,68 Mb.
	#143310

1 ... 6 7 8 9 10 11 12 13 ... 64

Байланысты:
Делопроизводство ВКГК им.Абая 2021 г.

Бірқатар ауыспалы деректемелерді ресімдеу үлгілері
Бекіту белгісі (грифі)
Бекіту белгісі құжаттың жоғарғы оң бұрышына орналастырылып, сол жақ шетінен 10 см бос жер қалдырылып басылады. Бекіту белгісі мынадай сөздерден басталуы керек:
- БЕКІТЕМІН
- құжатты бекітуші тұлғаның лауазымының атауы
- аты-жөні көрсетілген жеке қолы
- бекіту күні
Егер құжатты лауазымды тұлға емес, қаулымен, шешіммен, бұйрықпен немесе осындай шешім қабылдауға өкілетті органның хаттамасымен бекітілетін болса, онда Бекіту белгісі (грифі) БЕКІТІЛДІ деген сөзбен аяқталады.
Адресат
Адресат деректемесі хаттарда, факстерде ресімделеді және лауазымды тұлға – құжатты алушы нұсқалады. Адресат деректемесінің құрамына почталық мекен-жайды қосу ұсынылады. Ол құжаттың жоғарғы оң жағына 8 см сол жағынан бос жер қалдырыла отырып ресімделеді.
Құжат түрінің атауы
Құжат түрінің атауы БАС ӘРІПТЕРМЕН басылып, ұзына бойғы бланкілерде беттің ортасына орналастырылады және бұрыштық бланкілерде сол жақтың шетінен орын тебеді.
Құжаттың күні
Күн (дата) – құжатқа заңды күш беретін бірден-бір негізгі деректеме. Құжат түрінің атауы деректемесінің астына сол жақ шеттен парақтың сол жағына ресімделеді. Құжаттың күні оған қол қойылған, бекіткен күн болып табылады. МЕМСТ-қа сәйкес күнді ресімдеу кезінде оны мынадай форматта жазу ұсынылады: мысалы,
Күнді санмен және сөзбен ресімдеуге жол беріледі. Мысалы, 31.01.2007 ж. немесе 2007 жылғы 31 қаңтар т.б.
Құжатты жасау орны
Бұл деректеме шетінен сол жағына ресімделеді.
Мысалы:
Алматы қ.
Мәтіннің тақырыбы
Мәтіннің тақырыбы деректемесі жасалатын құжаттың қысқаша мазмұнын жазудан тұрады. Тақырып қысқа да, нұсқа болуы, мәтін мәнін дәл беруі және құжат атауымен грамматикалық жағынан үйлесімді келуі тиіс. Тақырып соңынан нүкте қойылмайды.
Мәтіні 10 жолдан аспайтын құжатқа немесе А5 форматты бланкіде жасалған құжатқа тақырып қоймауға болады.
Құжаттың мәтіні
Мәтін – құжаттың негізгі және маңызды деректемесі. А5 форматтағы бланкіге құжат мәтіні жоларалық бір интервалмен басылады, ал А 4 форматты бланкілерге – бір жарым жоларалық интервалмен басылады. Қалған барлық деректемелер бір жоларалық интервалмен ресімделеді.
Қосымшасының бар екендігі туралы белгі
Қосымшасының бар екендігі туралы белгі былайша жазылады:
Қосымша: 2 данада 5 бет.
Егер қосымша болып табылатын құжат түрі құжаттың негізгі мәтінінде аталмаса, онда оның атауын Қосымша деректемесінде көрсету керек. Бірнеше қосымша болған кезде олар нөмірленеді, мысалы,
Қол қою
Қол қою деректемесі екі элементтен тұрады – лауазымның атауы және қойылған қол. Лауазым атауы қосымшасы бар екендігі туралы белгі деректемесінің астына жазылады, ал қол лауазым атауының соңғы бетіне сол жақ бетіне қойылады.
ҚР 1042-2001 мемлекеттік стандарты (5.18-тармақ) мен ҚР мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері (38-тармақ) талаптарына сәйкес құжаттамаға қойылатын қолтаңба құрамына мыналар енеді: құжатқа қол қоюшы лауазымды тұлғаның атауы, егер құжат ұйым бланкісіне ресімделмеген болса, онда оның (ұйымның) атауы; жеке қолтаңбасы (қолы) және қолтаңбаның аты-жөні бойынша толық жазылуы; тегі.
Құжат лауазымды тұлға бланкісіне ресімделетін (жазылатын, толтырылатын) болса, онда лауазымды тұлғаның атауы көрсетілмейді. Құжатқа екі немесе одан да көп лауазымдары тең тұлғалар қол қоятын болса, олардың қолтаңбалары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің ресми атаулары алфавиттік ретімен орналастырылады. Құжатқа лауазымдық дәрежелері әртүрлі тұлғалар қол қоятын кезде, олардың қолтаңбалары қызметттік лауазым иерархиясына сәйкес бірінен кейін бірі орналасады.
Комиссия тарапынан жасалған құжаттарда құжатқа қол қоюшы тұлғаның лауазымы емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.
Құжатқа лауазымды тұлғаның міндетін атқарушы өзінің іс жүзіндегі атқаратын қызметі мен фамилиясын көрсете отырып қол қоюы мүмкін. Лауазым атауына соң «үшін» деген көмекші сөз қосуға, «орынбасары» деп қолдан жазып қосуға немесе лауазым атауы алдынан қиғаш сызық тартып белгі салуға рұқсат етілмейді.
Құжатқа қол қойғанда жарыққа төзімді өшпейтін сия қолданылады. Фломастермен және өшіп қалатын сиялармен қол қоюға рұқсат етілмейді.
Келісу белгісі
Келісу белгісі деректемесі КЕЛІСЕМІН деген сөзден, құжат келісіліп отырған тұлғаның лауазымының атауынан (ұйымның атауын қосқанда), жеке қолынан, және күннен тұрады. Мәтін, Қосымшасының бар екендігі туралы белгі және Қол қою деректемесінің астына беттің төменгі сол жағына ресімделеді.
Мөр
Мөр деректемесі лауазымды тұлғаның құқықтарын растайтын құжаттарға, ақша қаражатын және материалдық құндылықтарды жұмсау фактісін, сондай-ақ құқықтық актілерде арнайы көзделген құқықтарды растау үшін қойылады. Лауазымды тұлғаның қолы елтаңбалық мөрмен расталуы тиіс.
Мөр бедерін құжатқа қол қоюшы тұлғаның Қол қою деректемесіндегі жеке қолының бір бөлігін қамтитындай етіп қою керек.
Тек арнайы нормативтік құқықтық актілерде қарастырылған құжаттар бойынша ғана лауазымды тұлға қолтаңбасы мөрмен куәландырылады.
Мөр таңбасы құжаттағы лауазым атауы мен қолтаңбаның бір бөлігін қамтитындай болып салынуы керек.
Орындаушы туралы белгі
Орындаушы туралы белгіге құжатты орындаушының фамилиясы (аты –жөні) және телефон нөмірі кіреді. Орындаушы туралы белгі құжаттың соңғы бетінің беткі және сыртқы жағына төменгі сол жағына орналастырылады.
Құжаттың электронды көшірмелерінің бірегейлендірушісі (идентификаторы)
Құжаттың әрбір бетінің сол жақ төменгі бұрышына Құжаттың электронды көшірмесінің бірегейлендірушісі деректемесі ресімделеді. Бұл деректеме беттің төменгі колонтитулына ресімделіп, мыналардан:
- компьютердегі файлдың атауынан;
- күнінен және
- ұйымда белгіленген басқа іздеу деректерінен тұрады.
Мемлекеттік стандарт талаптарына сәйкес құжаттар бланкілеріндегі ашық жиек көлемдері мына мөлшерден кем болмауы тиіс:
сол жақ жиегі – 20 мм;
оң жақ жиегі – 10 мм;
жоғарғы жиек – 10 мм;
төменгі жиек – 10 мм.
Ашық жиек көлемдерін мұнан кіші мөлшерде қалдыруға рұқсат етілмейді. Өйткені құжаттарды сақтау үшін мұнан арғы қажетті ресімдеу жұмыстарына кедергі келтіреді. Ал ашық жиек көлемін молырақ қалдыруға шек қойылмайды.
Осылайша, ұйымдық-өкімдік құжаттар, әдеттегідей, мекемелердің мемлекеттік стандартқа сәйкес жасалған бланкілеріне жазылады. Бланкілердің екі түрі бар: хат бланкісі және құжат бланкісі. Құжат бланкісі оның мақсат, міндетіне қарай әрқилы жасалады. Мекеме бланкілерін жасау кезінде мемлекеттік стандарт талаптары қатаң сақталуы тиіс. Қазақстан Республикасында қай ведомствоға қарасты болмасын, мемлекеттік те, мемлекеттік емес те мекемелердің бланкілеріндегі мына деректемелер мемлекеттік тілде және орыс тілінде қатар берілуі тиіс:
03 – жоғары тұрған органның ресми атауы;
04 – ұйымның ресми атауы;
05 – ұйым туралы анықтама мәліметтер;
06 – құжат түрінің атауы;
10 – құжаттың жасалған немесе баспадан шығарылған орны.
Формуляр-үлгі нақты құжат түрінің барлық деректемелерін қамтиды және олардың парақтағы орындарын көрсетеді. Құжаттың әрбір деректемесіне оның өзіндік мәніне сәйкес жазу белгілері арқылы (уақыты, тіркеу нөмірі, құжат түрі) орын бөлінеді. Құжаттардың жекелеген түрлерінде деректемелердің кейбір бөліктері болмайды.
Деректемелер құрамы:
01 – Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы;
02 – ұйым эмблемасы немесе тауарлық белгі (қызмет көрсету белгісі);
03 – жоғары тұрған органның ресми атауы;
04 – ұйымның ресми атауы;
05 – ұйым туралы анықтама мәліметтер;
06 – құжат түрінің атауы;
07 – құжаттың жасалу уақыты;
08 – құжаттың тіркеу нөмірі;
09 – кіріс құжаттың тіркеу нөмірі мен уақытына сілтеме;
10 – құжаттың жасалған немесе баспадан шығарылған орны;
11 – құжатқа қол жеткізуді шектеу грифі;
12 – адресат;
13 – құжатты бекіту грифі;
14 – бұрыштама;
15 – мәтін тақырыбы;
16 – бақылау жөніндегі белгі;
17 – құжат мәтіні;
18 – қосымшаның бары-жоғы туралы белгі;
19 – қолтаңба;
20 – құжат жөніндегі келісім грифі;
21 – құжат жөніндегі келісім визасы;
22 – мөр;
23 – құжат көшірмесін куәландыру жөніндегі белгі;
24 – орындаушысы туралы белгі;
25 – құжаттың орындалғандығы және іске тіркеуге жіберілгендігі туралы белгі;
26 – құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгі;
27 – құжаттың электрондық көшірмесін сәйкестендіргіш.
Мемлекеттік стандарт бойынша белгіленген деректемелердің бір бөлігі құжаттарды ресімдеу кезінде міндетті түрде қолданылады. Бұл – ұйым атауы, уақыты, құжаттың тіркеу нөмірі, құжаттың бас тақырыбы, мәтін, қолтаңба, виза, құжаттың орындалғандығы және іске тіркеуге жіберілгені туралы белгі.

№6 Дәріс. Ұйымдық - құқықтық құжаттар.

жүктеу/скачать 0,68 Mb.

Достарыңызбен бөлісу:

1 ... 6 7 8 9 10 11 12 13 ... 64