Мақсаттар мен міндеттерді қою Енді барлық істер тізіміне оралып, маңызды және ірі мақсаттары мен міндеттерін таңдау керек. Содан кейін істерді немесе міндеттерді ұсақ бөлімдерге бөліп қою керек (мұнда қалған бөлігі кіреді). Оларды ағаш тәрізді құрылым ретінде безендіру, немесе кестеде келтіруге болады. Енді мақсаттар мен міндеттер тізімін көруге болады, және олардың біреуін жіберуге болмайтынын тексеру. Бұл жерде делегациялау кеңінен түсіндіріледі: бұл өзіңіз істеу үшін мүмкін біреуді қайта оқыту, орнына біреуді сатып алу. Көмекші
мақсаттар (басты мақсатқа жетуге ықпал ететін) және ойланыңыз - басты мақсаттарға басқа жолмен жету мүмкін емес пе? Мысалы, егер басты мақсатқа жету сатып алуды талап етсе және қандай да бір техниканы игеру оңай емес пе
бұл қызметті сатып ала ма? Өз мақсаттарыңыздың тізімін мезгіл-мезгіл қайта тексеріңіз, өзгеретіндерге байланысты қайта жасау мән-жайлар.
Басымдықтарды орналастыру Мақсаттар мен міндеттер тізімін қарап, оларды белгілеңіз жазықтық маңыздылығы мен шұғылдығы. Барлық істі сәйкес кесте түрінде тарату маңызды:
А. маңызды және шұғыл.
B. маңызды және мықты емес.
С. маңызды емес және шұғыл.
D. маңызды емес және берік емес.
Маңызды істерді маңызды емес адамдардан қалай бөлуге болады?
Менеджменттің маманы Питер Друкер бұл жерде маңызды батылдық сияқты, талдау емес дейді. Басымдықты таңдау тәуекелі. Ол мұндай орналастыру принциптерін ұсынады басымдықтар:
1. Өткенге емес, болашаққа бағдар.
2. Проблемаларға емес, ашулануға шоғырланыңыз.
3. Өз бағытыңызды таңдап, жүзбеңіз
басқалармен бірге ағыс.
4. Керемет мүмкіндік беретін жоғары мақсаттар қойыңыз
"сенімді" емес, жағдайды өзгерту және
оңай қол жеткізуге.
Парето ережесін есте сақтаңыз: барлық істердің 20% нәтиженің 80 % береді. Маңызды істерді маңызды емес адамдардан бөле білу - тайм-менеджменттегі ең үлкен қағидаттар маңызды-шұғылдық кестесі бойынша "шашылған" істер бір жылға және бір жылға жоспар жасай отырып, көз алдында ұстау пайдалы. Әрбір іс түріне арналған белгіні енгізуге болады түспен саны белгілері.), қою мақсаттары. Делегациялау туралы тағы да ойлануға болады, әсіресе жедел, бірақ маңызды емес міндеттерге қатысты. Ерекше назар бұл жерде мәселелердің ауқымдылығы туралы емес, маңыздылығы. Тіпті ұсақ іс өте маңызды және мерзімді (яғни басым болса, орындау оның дәл осы
қазір болашақта үлкен шығынды болдырмайды.
