Рядом с телефоном полезно держать ручку, блокнот и календарь. ВОПРОС: Как необходимо снимать трубку после звонка?
После звонка спокойно снимите трубку. Этикетом предусмотрено снятие трубки до четвертого звонка телефона, так как воздействие телефонных звонков отрицательно сказывается на нервной системе. Не следует снимать телефонную трубку «не глядя», не отрываясь от дел, так как она может коснуться контактного рычага и соединение будет прервано.
ВОПРОС Трубка снята. Возникает ВОПРОС: какое первое слово произнести, чтобы контакт был установлен?
Жестких рамок здесь нет. Как правило, человек отвечает: «Алло», «Слушаю», «Да». Считается, что первые два варианта предпочтительнее, так как «да» звучит сухо и нелогично, что может затруднить налаживание психологического контакта. Нередко встречаются ответы: «Я вас слушаю», звучащий несколько манерно, и архаичный вариант «У телефона», «На проводе». Все перечисленные ответы уместны в домашней обстановке. В деловом общении предпочтительнее использовать информативные ответы (кто снял трубку и в каком учреждении), при этом не следует называть себя и предприятие скороговоркой.
ВОПРОС: что делать, если во время вашей беседы с клиентом раздается телефонный звонок?
Правила телефонного этикета и вежливости предписывают поступать следующим образом: извинитесь перед клиентом, снимите телефонную трубку и, сославшись на занятость, попросите перезвонить.
ВОПРОС: каким должен быть деловой телефонный разговор по продолжительности? Деловой телефонный разговор должен быть кратким. Например, в японской фирме не будут долго держать сотрудника, который не решил деловой вопрос по телефону за три минуты.
ВОПРОС: но что делать, если собеседник не в маару болтлив, отвлекается от те мы разговора, заостряет внимание на деталях?
Существует множество приемов, чтобы прекратить разговор с многословным собеседником, не обидев его и при этом соблюсти вежливость и деликатность. Обычно используют фразы: «Очень приятно с вами разговаривать, но сейчас я должна уйти», «Как бы хотелось поговорить с вами еще, но у меня очень срочное дело», «Очень рад был вас слушать, но мне надо на деловую встречу» и т. п. ВОПРОС: как нужно вести деловой телефонный разговор?
