Направление подготовки: 020400. 62: Биология профиль: «Общая биология»
Тема 8. Специфика делового письма
жүктеу/скачать 0,61 Mb. Pdf көрінісі
|
Тема 8. Специфика делового письма
По определению, данному Федеральным законом от 27 ноября 1994 г. «О библиотечном деле», документ – это «материальный объект с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».
Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева в учебном пособии «Русский язык и культура речи» отмечают, что «…документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу». Схема работы, проделываемой каждым в плане составления какого-либо документа. 1. Пишущий должен уяснить характер официально-деловой ситуации и в соответствии с ней выбрать жанр документа. 2. Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Любой документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (реквизитов). Это могут быть следующие данные: 1) об адресате (кому адресован документ?), 2) об адресанте (кто является автором документа?), 3) наименование жанра документа (в некоторых документах название обязательно, скажем: Заявление, Объяснительная записка и т.д., а в некоторых оно не ставится, например, в деловых письмах), 4) текст (основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – действие, решение; обычно состоит из 2 частей: констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения; во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации), 5) опись документальных приложений (если они имеются), 6) дата, 7) подпись автора документа. Таким образом, под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема – их взаимосвязь, последовательность и расположение. И лишь когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. По выполняемым функциям, содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации документация весьма разнообразна. По фактору адресации документы делятся на служебную документацию и деловую переписку. Служебной документаций пользуются должностные лица, подразделения внутри одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения. К служебной документации относят: постановление, приказ, решение, распоряжение, указание, протокол, акт, справка, докладная записка, доверенность, договор, контракт. 46 Деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами, см.: гарантийное письмо, письмо- приглашение, письмо-извинение, письмо-запрос, письмо-предложение, пиьсмо-ответ на запрос (на предложение), письмо-претензия. Деловые бумаги личного характера содержат информацию о самом авторе документа. К ним относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, характеристика, объяснительная записка, свидетельство о рождении. Основные виды деловых бумаг личного характера
Наиболее распространенный в нашей жизненной практике документ – это заявление. Заявление – документ, который содержит просьбу какого-либо лица, адресованную организации или должностному лицу учреждения. Расписка – документ, удостоверяющий получение у кого-либо чего-либо. Автобиография – документ, представляющий собой описание своей жизни.
Резюме – краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность.
человека. Характеристики бывают письменные и устные, официальные (деловые) и неофициальные. Деловая - школьная, педагогическая - характеристика нужна для определения степени пригодности человека к определенному виду деятельности и сочетает элементы повествования и рассуждения. Основные виды служебной документации Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятий и учреждений, действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий, направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.
обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно- хозяйственной и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения.
особо важном заседании, совещании, собрании. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). 47 В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Акт представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события (прием- передача чего-либо и т.д.).
данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения.
сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
подтверждение тех или иных фактов или событий. Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо доверяет другому лицу совершить за него какое-либо действие.
каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. Письмо-сообщение извещает, уведомляет, информирует о предмете, представляющем взаимный интерес. Письмо-приглашение содержит приглашение на
какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). В сопроводительном письме сообщается о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д., направляется в том случае, если содержит новую информации по сравнению с дорожными документами. Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции.
собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и (или) направить предложение на поставку товара.
– коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.
сразу выслать покупателю предложение. Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение 48 может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера.
предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается законченной. Выдача заказа или заключение контракта является принятием предложения. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность. Языку и стилю официальных бумаг характерна такая особенность, как использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Языковые формулы, соединенные в определенной последовательности, отражают смысловые аспекты сообщения, позволяют моделировать текст документа, его структуру, упрощают процедуру создания официальной бумаги. Рассмотрим наиболее распространенные языковые формулы.
В подтверждение нашей договоренности… В соответствии с ранее достигнутой договоренностью… В соответствии с письмом заказчика… В порядке оказания помощи прошу Вас… В ответ на Ваш запрос сообщаем… Ссылаясь на Ваш запрос от… Согласно постановлению правительства… На основании нашего телефонного разговора…
В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес… В целях увеличения товарооборота… Во исполнение постановления Ученого совета университета… Во избежание конфликтных ситуаций… Для согласования спорных вопросов… Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает… Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны… Организация уведомляет Вас о том, что… Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что… Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о… Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…
49 Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ввиду задержки получения груза… По причине задержки оплаты… В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями… В связи с нарушением срока поставки… Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на… Учитывая увеличение спроса на продукцию… Ввиду особых обстоятельств… В связи с завершением работ по … В связи с проведением совместных работ.. Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Прошу рассмотреть возможность… Прошу изыскать для нужд организации… Обращаемся к Вам с просьбой… Прошу Вас направить в мой адрес… Убедительно прошу решить вопрос о … Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора… Приказываю создать комиссию в составе…
По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы… В ответ на Ваш запрос на… мы предлагаем Вам… Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок … региона.. Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес…
Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из… на условиях… Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку… Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как… Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия… Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам… Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с …
50 Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности… Обязать руководителей всех подразделений института… Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на… Назначить расследование по факту… Изыскать дополнительные возможности для.. Утвердить Временное положение об Институте современных технологий управления… Обеспечить доставку комплектующих не позднее…
Сообщаем, что… Извещаем Вас о том, что… Ставим Вас в известность о том, что… Считаем необходимым поставить Вас в известность о … Докладываю о … Довожу до Вашего сведения, что… Организация извещает о … Нам приятно сообщить (Вам), что… Сообщаем к Вашему сведению, что…
Гарантируем, что… Безопасность гарантируется… Конфиденциальность информации обеспечена… Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки… Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…
51 Литература Основная литература 1. Ашукин Н.С., Ашукина М.Г. Крылатые слова. – М.: Худож. лит-ра, 1987. 2. Бахмутова Е.А. Культура речи. – К.: Из-во Каз. унив-та, 1964. 3. Валиев З.В. Образцы деловых бумаг. – К.: Тат. кн. изд., 1999. 4. Введенская Л.А. и др. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. - Ростов н./ Д.: Феникс, 2003. 5. Введенская Л.А. Культура речи. Серия «Учебники, учебные пособия». – Ростов н/Д: Феникс, 2002. 6. Головин Б.Н. Основы культуры речи: Учеб. для вузов по спец. «Рус. яз. и лит-ра». – 2-е изд., испр. – М.: Высш. шк., 1988. 7. Казарцева О.М. Культура речевого общения: теория и практика обучения. – М.: Флинта: Наука, 2001. 8. Культура русской речи: Учеб. для вузов / Под ред. проф. Л.К. Граудиной и проф. Е.Н. Ширяева. – М.: Норма, 2001. 9. Ладыженская Т.А. Живое слово: Устная речь как средство и предмет обучения: Учеб. пособие для студентов пед. ин-тов. – М.: Просвещение, 1986. 10. Русский язык и культура речи: Учеб. для вузов / Под ред. В.Д. Черняк. – М.: Высш. шк., 2002. 11. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. проф. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2001. 12. Формановская Н.И. Речевой этикет в русском общении. Теория и практика. – М.: ВК, 2009 13. Хазагеров Г.Г., Лобанов И.Б. Риторика / Серия «Учебники, учебные пособия». – Ростов н/Д: феникс, 2004.
52 Дополнительная литература 1.
Ефимов А.И. Стилистика русского языка. – М.: Просвещение, 1969. 2.
Кожина М.Н. Стилистика русского языка. – М.: Просвещение, 1983. 3.
Розенталь Д.Э. Культура речи. – М.: Изд-во МГУ, 1964. 4.
Скворцов Л.И. Культура русской речи: Словарь-справочник: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений. – М.: Академия, 2003. 5. Скворцов Л.И. Теоретические основы культуры речи. – М.: Наука, 1980.
жүктеу/скачать 0,61 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|