Автоматтандыруда
жүктеу/скачать 1,03 Mb. Pdf көрінісі
|
- Бұл бет үшін навигация:
- 2.5. № 5 өзіндік жұмыс 1-жаттығу
- 2-жаттығу Excel және Word-ты бірге қолдану
- Excel батырмасын пайдалану
- Excel-мен ақпарат алмасу
- Excel кестесінің ұяшықтарын пайдалану
- Ұяшықтарды байланыстыру
- Excel-де диаграмманы пайдалану
2.4. № 4 өзіндік жұмыс
Айлық ақыны беру тізімін дайындау (оңайлатылған нұсқа- сы). Экранның төменгі жағында орналасқан горизонталь сызық- ты жылжытса, екіге бөлінгенін көруге болады. Оң жақ бөлігі кесте бойынша жылжытуға арналған, ал сол жақ бөлігі — беттер жарлығы, ол бет арасында жылжытуға м‰мкіндік береді. Жұмыс кітабының аттары бет 1-бет 3 да бетімен ашылады. Бет атаулары жұмыс кітабының терезенің төменгі бөлігіндегі жарлықта берілген. Жарлықты басу арқылы жұмыс кітабының ішінде бір беттен екінші бетке ауысуға болады. Белсенді бет жарлығы т‰скен белгіленеді, ондағы жазу қарайтылған қаріппен беріледі. Белгілі бір бетті таңдау ‰шін жарлыққа тышқанды апарып, шерту жеткілікті. Жаттығуды орындау ‰шін 4 бет қана қажет: • 1-ші бетте еңбекақыны тағайындау туралы мәлімет; • 2-шіде — диаграмма; • 3-шіде — балаларға берілетін қосымша айлық қаражаттың тізімі;
• 4-шіде еңбекақы төлемінің тізімі; • бетті қосу ‰шін Вставка→Лист командаларын орындау керек; • егер бет бірінші беттің алдына орналасса, оны соңына көшіру керек, ол ‰шін тышқанның көмегімен бет жарлығын көшіру қажет. Тек 4 беттің жарлығы ғана көрініп тұрады. 1-ші бет екпінді (жарлық т‰сен белгіленген). Осы бетте кесте құру керек.
50
Налоги № Фамилия, имя отчество Оклад профс. пенс. подох. Сум- ма к вы- даче Число детей 1
Кестенің тақырыбын өз қалауың бойынша дайындау ‰шін келесі амалдарды орындау қажет: • Excel-ді іске қосу; • тақырыптың жолын форматтау. Тақырып кестенің екі жолында орналасқан, қаріптің қарайтылған т‰рі қолданылған, барлық мәтінді ортаға туралап, «Налоги» — белгілеудің дәл ортасында орналастыру ; • бағанның енін өзгерту; • кестені жиектеу. Бұл жағдайда к‰рделі жиектеу қолда- нылады
; • құрамында қосындылар бар ұяшықтар ‰шін «ақшалық» сан форматын бекіту. Мұны кестеге мәліметтерді енгізбес бұрын істеуге болады (сәйкес ұяшықтарды белгілі және олар ‰шін «ақшалық» сан форматын бекіту керек); • баған ұяшығын 1, 2... сандар тізбегімен толтыру; • бағанның жоғарғы ұяшықтарына формуланы енгізу; • формуланы баған бойынша төмен тарту немесе кейбір жағдайларда қатар бойынша оңға қарай тарту; • кестені мәтіндік немесе бекітілген сандық ақпаратпен толтыру (Ф. И. О. Оклад, бала саны); • жолды сұрыптау (алдымен фамилияларды алфавит бойын- ша сұрыптау, содан кейін қосынды бойынша). Формулаларды форматтау ‰шін қосымша ақпарат қажет бо- лады. Кәсіподақ және зейнетақы салығы айлықтың 1 % құ-
51 райды. Формуланы бір ұяшыққа енгізген ыңғайлы, содан оны екі бағанға тарату керек. Маңыздысы, абсолютті сілтемені қол- дану керек, өйткені кәсіподақ және зейнетақы салығын айлық- тан алып, яғни «Айлық» бағанасына жаңа сілтеме жасау керек. Формуланың м‰мкін т‰рі: =$C3*1 % немесе =$C3*0, 01 немесе =$C3*1/100. D3 ұяшы- ғына формуланы енгізгеннен кейін, оны төмен қарай тарту ке- рек (белгілеу маркерін тарту). Зейнетақы салығы айлықтың формуласы бойынша: Окладтың 10 %-ын құрайды. Жалақының салығы келесі формуламен есеп- теледі; Окладтың 12 %-ымен, ең төменгі жалақымен, зейнетақы салығын алып тастағаннан тұрады. Формуланың м‰мкін т‰рі; =(C3-E3-5000)*12 % немесе =(C3-E3-5000)*12/100 немесе =(C3- E3-5000)*0, 12. Формуланы F3 ұяшығына енгізгеннен кейін, оны төмен қарай созып, тарту керек. Жалпы қосындыны есептеу ‰шін айлық пен салықтың айырымын есептейтін формуланы пайдалану керек. Формула- ның м‰мкін т‰рі: =C3-D3-E3-F3, ол G3 ұяшығында орналасқан және төмен қарай тартылған. «Аты-жөні», «Айлық» және «Балалар саны» бағандары бар- лық формулалар енгізілгеннен кейін толтырылады. Нәтижесі ұяшықтарға мәліметтер енгізілгеннен кейін есептелінеді. Кесте- ні толтыруға арналған форма режимін қолдануға болады. Барлық мәліметтерді енгізгеннен кейін, оларды сұрыптау керек (сұрыптау алдында аты-жөні мен балалар туралы мағ- лұматтарға дейінгі жолдарды белгілеу керек). Кестенің нәти- жесіндегі т‰рі келесі нұсқауға сәйкес болады:
Налоги
№ Фамилия, имя отчество Оклад
профс. пенс. подох. Сумма к
выдаче Чис-
ло детей
1 Амиров Т. 230000
2300 2300 18216 207184 1 2 Иванова Е. П. 450 000 4500
4500 44352 396 648 2 3 Лернер Н. 430 000 4300
4300 41 976 379 424 0 4 Нигматуллин 378000 3780 3780 35 798 334642 0 5 Караханова Б. 230000 2300
2300 18 216 207184 1 6 Леонов И И 560 000 5600
5600 57 420 491 380 3 52
7 Досанов Ж. 348 000
3490 3490 32353 309667 1 8 Аманов А. 450000
4500 4500 44352 396 648 1 9 Садыков К. 349 000
3490 3490 32 353 309667 0 10 Наумов А. 430 000
4300 4300 41 Э76 379 424 0 11 Куандыков Б. 673 000 6730
6730 70844 588 696 2
Жалпы есептеулер қосындысын есептеу ‰шін, қосымша жол енгізуге болады. Жұмыс барысында бірнеше бетпен жұмыс істеген жөн, олар- дың жарлықтарының атауын оның құрамына сәйкес ауыстыру керек. Нақ осы уақытта екпінді беттің атауын өзгерту қажет. Ол ‰шін Формат→Лист→Переименовать командасын орындап, «Бет атауы» өрісінде беттің жаңа атын енгізу қажет, мысалы «Начисление».
мыс кітабының бетінде орналастыру. Әрбір қызметкердің жалақысын (начисление) көрсететін ди- аграмма құру. Кестенің “Аты-жөні” және “Сумма к выдаче” де- ген екі бағанасын белгілеу керек. Бірақ, бұл бағандар көршілес орналаспаған және дәст‰рлі әдіспен белгілеу м‰мкін емес. Excel ‰шін бұл қиын емес. Егер (Ctrl) пернесін басып тұрса, онда бір уақытта кестенің әрт‰рлі жеріндегі ұяшыққа белгілеуге болады. Сумма к выдаче выдаче Амиров Т. Иванова Е.П. Лернер Н. Нигматуллин С. Караханова Б. Леонов И И Садыков К. Наумов А. Куандыков Б. Досанов Ж. Аманов А. 53 • “Аты-жөні” және “Сумма к выдаче” мәліметтерін толты- рылған бағанадарына қатысты кестенің ұяшықтарын белгілеу; • іске қосудың тәсілдерінің біреуін пайдаланып, Диаграмма шебері батырмасын немесе Вставка-Диаграмма командасын таңдау; • диаграмма шеберімен қадам бойынша жылжытып, шеңбер — диаграмма т‰рін таңдау керек. Суретте диаграмма т‰рі көр- сетілген. • диаграмма орналасқан беттің атауы “1-ші бет, бірден “Ди- аграммаға” ауыстыру; • тізімді дайындағанда тағайындау кестесімен диаграмма- ның арасында қандай байланыс барлығын тексеру ‰шін, «На- числение» бетіне өтіп, кестенің ортасына жаңа жолды қою керек немесе Вставка-Строки командасын орындау қажет. Жаңа жолға формуланы тартып толтырып, келесі қызметкер ‰шін мәлімет- терді толтыруға болады. “Диаграмма” бетіне өтіп, жаңа мәлімет- тер диаграммада қандай өзгеріс бергенін тексеру.
3-ші бетке өтіп, оны “Балалар”деп атау керек.
Иванов А. Ф. 53 130
106260
Кругло ва А. Д. 53130
Леонов И. И. 159390
Петров М. В. 53 130
Сидоров И. В. 53 130
Чудов А. Н. 106260
‡ш бағанасы бар тізім даярлау қажет, олар: “ФИО”, “Сум- ма”, “ФИО”. • “Начисления” бетіндегі қызметкерлердің тізімін “ФИО” бағанасына орналастыру қажет. Әрине, бір беттен екінші бетке 54 көшіруге болады, бірақ беттердің арасында байланыс орна- ластыру керек. Ол ‰шін “Балалар” бетіне формуланы орнату қажет, мәліметтер “Начисления ” бетінен алып қойылады; • “Балалар” бетіндегі А2 ұяшығын белгілеп, оған келесі фор- муланы енгізу керек: =Начисления! В3, мұнда беттің аты леп белгісімен анықталады, ал В3 ұяшықтың адресі, онда “Начис- ления” бетіндегі бірінші қызметкердің фамилиясы орналасқан; • “Балалар” бетіне көшіп, алынған формуланы тексеріп, оны төмен қарай тарту керек. Енді қызметкерлер аты-жөнінің тізімі “Балалар” бетінде де бар. Сонымен бірге, енді есептеулер кестесіне жаңа мәліметтер енгізсе, олар “Балалар” бетінде көр- сетіледі; • = Начисления!H3*53130 формуласын осыған ұқсас т‰рде “Сумма” графасында орналастыру керек, мұндағы Н3 “Начис- ления” бетіндегі бірінші ұяшық адресі, мұнда балалар саны жа- зылған. Осы формуланы төмен тартып, ақша форматын қолдану керек.
• кестені жиектеу; • тек балалары бар қызметкерлер тізімін құру ‰шін балалар ‰шін с‰згі қою (ол Данные-Фильтр-Автофильтр командасы арқылы ашылған “Сумма” тізімінен “Настройка...” таңдап >0, деген критерийді қою арқылы жасалады). 2.5. № 5 өзіндік жұмыс 1-жаттығу ‡лгіні құру. ‡лгі құжаттарымен жұмыс істеу. Word және Excel-мен бірге жұмыс. Ол ‰шін дайын ‰лгіні қолданып, арнайы функцияларды пай- даланады.
1. Жұмыс кітабында тек бір бетті қалдыру керек; 2. 5.1.-суреттегідей кесте-бланкасын дайындау қажет (5.1.- сурет). 1-ден 31-ге дейін бір айдағы к‰ндер санын ұяшыққа теріп, сол бағанның кеңдігін 2-ге тең етіп дұрыстау керек. ‡лгіге тұрақты қызметкерлердің фамилиясы мен мамандығын теру керек; 55
3. Дайындайтын файлды шаблон т‰рінде сақтау ‰шін: • Файл мәзіріндегі Сохранить как командасын орындау; • сақталатын файлдың атауын Табель файлындағы Имя файла өрісіне енгізу; • Файлдар типтер тізіміндегі Шаблонды таңдау, сонда файл- дың кеңейтілуі .xlt-ға ауысады; • ОК-ге басу; • Файлды жабу.
Шаблонды пайдаланып, жаңа файл құру ‰шін келесі әрекетті орындау қажет: • Файл мәзірінде Соз- дать командасын таңдау; • “Создание докумен- та” сұхбат терезесінде Об-
таңдау, мұның негізінде жаңа жұмыс кітабын құ- руға болады (5.2.-сурет); • ОК батырмасын таң- дау.
Осы ретте ‰лгінің жұ- мыс көшірмесі алынды. 56 1. Табель тақырыбына ағымдағы ай атауын енгізу; 2. Аптаның демалыс к‰ндерін, сәйкес бағанадағы т‰ске белгілеп алу, өйткені табельді толтырғанда қателеспес ‰шін; 3. Әр қызметкер ‰шін, келесі белгілерді көрсетіп қою: • бір к‰н ішінде жұмыс істеген уақытын немесе; • о, егер ол демалыста болса немесе; • б, егер осы к‰ні қызметкер ауырып жатса, немесе; • п, егер бос ж‰рсе.
Мұндай ‰лкен кестемен жұмыс істеу барысында кейбір қиындықтармен кездесуіңіз м‰мкін. Кестені толтыру барысын- да, оңға жылжығанда “Аты-жөні” жазылған баған көрінбейді, қай қызметкерге жұмыс уақыты жазылып жатқанын анықтау қиынға соғады. Microsoft Word кестенің тақырыбын әр басқа бетте автомат- ты т‰рде пайда болуын бекіту м‰мкіндігін есте сақтауды ұмыт- пайды. Microsoft Excel қажетті жолдан жолға немесе бағаннан ба- ғанға ауысқанда, олар орнында қалу ‰шін тақырыпты сол бетте белгілейді. Мысалы, “Аты-жөні” бағанын белгілеу: • “Аты-жөні” бағанының оң жағындағы (Профессия) баға- нын белгілеу; • Окно мәзірінде Закрепить области командасын таңдау; • Горизонталь жылжыту жолағын еркін пайдалану, қызмет- керлердің аты-жөні экраннан жоғалмайды. ‡лкен кестелермен жұмыс істеу барысында келесі тақы- рыптарды фиксациялау м‰мкіндіктерін қолдануға болады: • горизонталь тақырыптарды фиксациялау ‰шін тақырып- тан төмен орналасқан жолды белгілеу керек; • көлденең тақырыпты фиксациялау ‰шін тақырыптың оң жағындағы бағанды белгілеу керек; • көлденең, горизонталь тақырыптарды фиксациялау ‰шін сол тақырыпты белгілейтін ұяшықты бөліп көрсетіп алу қажет. Окно мәзірінде Закрепить области командасын таңдау керек. Белгіленген жолдың (ұяшық) жоғарғы жағында орналасқан барлық жолдар фиксацияланады және белгіленген бағананың сол жағындағы барлық бағандар фиксацияланады.
57
Тақырыптардың фиксациялануын алып тастау ‰шін “Окно” мәзірінде “Снять закрепление областей” командасын орындау керек. Жұмысқа келген к‰ндерін, келмеген к‰ндерін және жұмыс істеп кеткен уақыт мөлшерін есептейтін формуланы енгізу керек;
4. Уақыт мөлшерін есептеу ‰шін жолдың сәйкес ұяшық- тарының қосындысын есептейтін формуланы өзімізше қою. Сол формуланы төменге тартып толтыру; 5. Жұмысқа келген к‰ндерді есептеу ‰шін әр жолдағы, сан- дары бар ұяшықтардың санын есептеу керек. Ол ‰шін: • (бірінші қызметкер ‰шін) формуланы орналастыру ‰шін қажетті кестенің ұяшығын белгілеу; • Вставка→Функция командасын орындау; • “Функция шебері” сұхбат терезесінде “Функция атауы” тізімінде СЧЕТ функциясын таңдау (5.3.-сурет). Егер функция қай категорияға жататыны белгілі болмаса, онда “Полный алфавитный перечень” категория- сын таңдап, алфавит бойынша іздеу қажет. Содан соң, ОК батыр- масын басу; • Келесі терезеде мәндердің аймағын
(диапазон) көрсету ке- рек. Ұяшықтардың ад- ресін пернетақтадан енгізудің қажеті жоқ. Сұхбаттасу терезесін кестені жауып тұр- мас ‰шін ығыстырып, тышқанмен 1-ші қызметкер туралы мә- лімет орналасқан ұяшықтар интервалын белгілеу керек. ОК батырмасын басу керек; • Формуланы төмен созып, толтыру керек. 6. Демалыста болған кездегі, балалар санын есептеу ‰шін СЧЕТЕСЛИ функциясын қою керек, критерии ретінде орыстың 58
символ. Формуланы бағана бойынша төменге толтыру керек. Нәтиже- сінде жуық т‰рде келесі кестені көруге болады.
Дни явок 20 23 24 25 26 27
30 Дни явок отпуск
болезнь
прогул
От работ ано часо в 8 8 8 8 8 8 8 22 0 176 8
8 22 0 176 4
4 22 0 88 8
б б б б б
б 16 0 128
8 0 0 0 0 0
0 17 5 136 8 8 8 8 8 8 21 0 168
Excel және Word-ты бірге қолдану Microsoft Excel — мәліметтерді талдауға, электрондық кестені құруға, диаграмма тұрғызуға м‰мкіндік беретін және ақпаратты ұсынудың басқа формаларына м‰мкіндік беретін к‰шті құрал. Microsoft Word — көрнекті және көркем орындай алатын құрал. Бұл жұмыста Excel және Word-тың қалай бірге жұмыс істейтінін және олардың қатынасының қандай м‰мкін- діктері бар екенін білуге болады. Excel батырмасын пайдалану Word саймандар тақтасында Excel-мен жұмыс істеу ‰шін екі батырма бар: біреуі — стандартты саймандар тақтасында және екіншісі — Microsoft саймандар тақтасында, төменде көрсетіл- гендей, экранға Microsoft саймандар тақтасын шығару ‰шін Вид
→Панели инструментов командасын таңдап, Microsoft жа- лаушасын орнатып, ОК батырмасына шерту керек.
59
Стандартты саймандар тақтасында Microsoft Excel батырма- сында электрондық кесте, оның фонында Excel жалаушасы орналасқан, ал Microsoft саймандар тақтасындағы батырмада тек Excel белгішесі ғана, сонымен қатар, осы екі батырма ‰шін шығатын көмекшілердің айырмашылығы бар, осы екі батыр- маны тандағанда қалып-к‰й жолында шығатын т‰сініктемеде айырмашылығы болады. Осы екі батырманың қызметін қысқаша келесі т‰рде сипат- тауға болады: • стандартты саймандар тақтасындағы Excel кестесін қосу батырмасы (Добавить таблицу Excel) Word құжатына электрон- дық кестені енгізуді, сонымен қатар Word құжатында Excel электрондық кестесін өңдеуге болатынын көрсетеді; • Microsoft саймандар тақтасындағы Microsoft Excel батыр- масы электрондық кестені байланыстырады және Excel-ден мәліметтер қорын қояды; батырмаға шерту, Excel-ді іске қосады және Excel терезесіне ауыстырады.
Microsoft Excel кітабында ақпаратты көшіру, енгізу, байла- ныстыру қажетке байланысты алынады. Word құжаты және Excel-ден алынған ақпарат байланысы Excel ақпаратын пайда- лану ‰шін келесі төрт жағдайды ескеруді қажет етеді; • кітаптағы ақпаратты өзгертпей, Word құжатындағы ақпа- рат Excel-дің келешектегі өзгерістерін көрсетеу ‰шін ақпаратты дайын Excel кітабынан көшіріп, оны Word құжатына қою керек. Ақпарат Word құжатына Word кестесі т‰рінде және Word графикалық бейнесі т‰рінде көшіріледі; 60 • ақпаратты жөндеу, егер қолданылып отырған Excel кіта- бы тек бір Word құжатына қатысты болса, басқа құжаттарда қажет болмаса, электрондық кестедегі ақпарат Word құжатында сақталады; • ақпаратты байланыстыру, егер қолданылатын Excel кіта- бы, тек сол Excel-ге керек болса немесе басқа бір қосымша- ларына, мысалы Word құжатына, онда электрондық кестедегі барлық өзгерістер осы кестемен байланысқан барлық құжат- тарда көрінеді (оның ішінде Word құжатында). Электрондық кестедегі ақпарат Excel файлында сақталады; • ақпаратты бөліп алу тек берілген критериі бойынша Excel кітабынан ақпараттың бір бөлігін ғана бөліп алады. Алынған ақпарат Word құжатында өріс бойынша орналасады. Бөлінген ақпарат Word-та, ал Excel кітабындағы негізгі ақпарат Excel файлында сақталады. Excel кестесінің ұяшықтарын пайдалану Excel электрондық кестесіндегі ұяшықтарының кез келген санын Word құжатына көшіру, қою, енгізу байланыстыру опера- цияларының көмегімен орындалады. Ұяшықтарды қою Excel электрондық кестесінің ұяшықтарын Word құжатына қою ‰шін келесі әрекеттерді орындау керек: 1. Excel-ді іске қосу ‰шін Microsoft саймандар тақтасындағы MsExcel батырмасын шерту керек; 2. Не дайын кітапты ашу керек, не жаңа кестеге керекті мә- ліметті енгізу керек; 3. Word құжатына көшіру ‰шін көшіретін ұяшықты белгілеп, Правка →Копировать (Т‰зету→Көшіру) командасын таңдау қажет; 4. Word құжатына ауысып, курсорды керекті жерге орналас- тырып, Т‰зету →Қою (Правка→Вставить) командасын орындау керек. Т‰зету →Арнайы қою (Правка→Специальная вставка) командасының көмегімен форматталған ұяшықтардың құрамын Word құжатына қоюға да болады. Қою операциясынан кейін ұяшықтар құрамы Word кестесі т‰рінде көрсетіледі және бұдан кейін Excel-мен немесе Excel-де құрылған файлмен байланысы болмайды. 61
Word құжатына Excel кестесінің ұяшықтарын енгізу ‰шін келесі әрекеттерді жасау керек: 1. Саймандар тақтасындағы «ұяшықтарды қою» сайманына басып, керекті жолдар мен бағандарды таңдау қажет;
2. Құрылған кестенің ұяшықтарына қолдануға болатын мә- тінді, санды және формулаларды енгізу қажет; 3. Құжатпен жұмысқа қайтып келу ‰шін Word құжатындағы кестенің тыс жағына шерту керек. Осындай нәтижеге жету ‰шін Вставка
→Объект командасын таңдап, Создание қыстырмасын көрсетіп, тізіммен объект типін таңдап, ОК шерту арқылы келуге болады.
Excel кітабындағы ұяшықтарды Word құжатымен байланыс- тыру ‰шін: 1. Excel-ді іске қосу ‰шін Microsoft саймандар тақтасындағы MsExcel батырмасына шерту керек; 2. Дайын кітапты ашып, жаңа кестеге керекті мәліметті енгі- зу, егер жаңа кесте құру керек болса, оны сақтауды ұмытпау керек;
3. Word құжатымен байланыстыруға болатын ұяшықтарды белгілеп, Правка →Копировать командасын таңдау қажет; 4. Word құжатына ауысып, байланыстырылатын ұяшықтарды орналастыруға болатын жерге курсорды орналастыру керек; 5. Содан кейін, Правка →Специальная вставка командасын таңдау қажет; 6. Сұхбаттасу терезесіндегі “Специальная вставкаға” Фор- матталған мәтін опциясын орнату керек (RTF). “Байланыстыру” жалаушасын орнатып, ОК-ді шерту керек.
62 Бұдан кейін қойылған ұяшықтар Excel-мен байланысын сақ- тайды. Бұл ұяшықтардың құрамы Excel файлында сақталады. Excel-де диаграмманы пайдалану Excel диаграммасын Word құжатына қою әдістері кесте ұяшықтарын қою сияқты пайдаланылады. Бұл ‰шін кәдімгі алмастыру буфері арқылы қоюмен бірге, Microsoft Excel диаграммасының байланысын және енгізуін қолдануға болады.
жүктеу/скачать 1,03 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|