Пособие по написанию разного рода деловых текстов

Г.П. Несговорова 

ПОСОБИЕ ПО НАПИСАНИЮ  

РАЗНОГО РОДА ДЕЛОВЫХ ТЕКСТОВ  

 

(в помощь студентам-программистам, информатикам, математикам, а 

также студентам других специальностей и всем интересующимся) 

I. СТИЛИСТИКА ДЕЛОВЫХ ТЕКСТОВ 

Введение 

Научным  сотрудникам,  инженерам  и  людям  других  творческих  специ-

альностей в своей профессиональной деятельности не обойтись без оформ-

ления  ряда  документов,  таких  как  отчеты,  статьи,  разного  рода  описания, 

тексты монографий, диссертаций, авторефератов, деловые письма, запросы 

и  т.д.  При  этом  надо  учитывать  особенности  деловой  письменной  речи,  о 

которых и будет рассказано ниже. 

Если  для  художественной  прозы  характерна  многозначность,  экспрес-

сивность,  эмоциональность,  абстрактность,  ей  чужда  конкретность,  а  при-

суще образное, переносное употребление слов, то деловым текстам свойст-

венна конкретность, детальность и однозначность, четкое логическое един-

ство и последовательность. При этом в деловых текстах используются раз-

вернутые синтаксические конструкции и точное употребление слов. 

Но  многие  ли  знают,  чем  отличаются  деловые  тексты  от  разговорной 

речи  или  художественной  прозы?  Для  англоговорящих  людей  существует 

специальный курс Business English, в котором рассказывается об особенно-

стях делового английского языка, объясняется, какие конструкции или вы-

ражения  неприемлемы  в  деловых  текстах.  Есть  мнение,  что  русские  люди 

благодаря особенностям менталитета подсознательно настроены на нужный 

стиль, но жизнь подсказывает, что это далеко не всегда так, и следовало бы 

изучить  особенности  деловой  разновидности  родного  русского  языка,  с 

которой мы сталкиваемся в разных жизненных ситуациях довольно часто. 

 

Несговорова Г.П.  Пособие по написанию разного рода деловых текстов 217 

1. Понятие информационной стилистики 

Без  хорошего  знания  языка  общения  (в  нашем  случае  русского)  как  в 

быту, так и в профессиональной деятельности сложно добиться взаимопо-

нимания, реальных результатов, овладеть изучаемым предметом и выбран-

ной профессией, стать квалифицированным  специалистом. В предлагаемом 

пособии  за  основу  взят  не  традиционный  курс  русского  языка,  который 

изучается в средней школе, а специальный – ориентированный в основном 

на  математиков,  программистов,  информатиков  и  людей других аналогич-

ных специальностей с учетом особенностей их профессиональной деятель-

ности и лексики соответствующей предметной области. 

Эта ориентация объясняется еще и тем, что люди, избравшие объектом 

своего  изучения  точные  дисциплины,  часто  бывают  не  в  ладах  с  гумани-

тарными, к которым относится и русский язык. Знание последнего, в част-

ности, так необходимо не только при написании статей и отчетов, но и спе-

цификаций, инструкций по применению программ и другой научной доку-

ментации.  Для  профессиональных  программистов,  например,  отсутствие 

навыков составления такого рода документации может в целом значитель-

но  снизить  качество  и  конкурентноспособность  создаваемой  ими  про-

граммной продукции. 

Исходя  из  всего  вышесказанного,  отметим,  что  при  составлении  раз-

личного рода документации используются несколько иные речевые нормы, 

чем в литературном или бытовом языке. Составителю документации необ-

ходимо стремиться точно и однозначно передать суть проделанной им ра-

боты.  При  этом  лексика  должна  быть  достаточно  богатой,  но  лишенной 

синтаксической и лексической омонимии, во избежание двусмысленности. 

Научная  дисциплина,  которая  устанавливает  речевые    нормы  при  написа-

нии разного рода документации, изучает письменную форму  официально-

делового общения с целью ее унификации и нормализации, называется до-

кументной  лингвистикой.  В  своей  основе  документная  лингвистика – это  

стилистика  деловой  речи.  В  тех  случаях,  когда  говорится  о  программных  

системах, их разработке и применении или о моделировании с их помощью 

различных  реальных  систем,  предлагается  использовать  новый  термин –  

информационная стилистика. Что же вкладывается в это понятие?     

Стилистика – это  наука  о  ресурсах  языка,  словоупотреблении,  вырази-

тельных    возможностях  речи [1]. Письменный  текст  рассматривается  как 

разновидность    речевого  акта  и  является  результатом  выбора  языковых 

форм из имеющихся в  языке возможностей и их комбинаций в зависимо-

сти от его функции. В разных лингвистических школах понятие «стилисти-

218 

Конструирование и оптимизация параллельных программ 

 

ка»  толкуется  по-разному,  но,  как  правило,  всегда  выделяются  три  основ-

ных раздела. 

1. Лексико-грамматическая стилистика, или стилистика ресурсов, тесно 

связана с культурой речи и нормативной грамматикой. В этом разделе изу-

чаются  варианты  слов  и  форм  слов,  выражений,  словосочетаний,  предло-

жений. 

2. Функциональная стилистика рассматривает вопрос о системе стилей 

русского языка, различающихся: 

а) целью высказывания; 

б) сферой применения; 

в)  специфическими  способами  использования  и  организации  языковых 

средств, а иногда и их особым подбором. 

3.  Стилистика  текста  основное  внимание  уделяет  анализу  текста.  Она 

изучает особенности и закономерности строения конкретного текста  в свя-

зи с предметом и обстоятельством речи. 

Вводимое здесь понятие информационной стилистики не противоречит 

данному  выше толкованию, а лишь модифицирует, уточняет и адаптирует 

его  к  информатике  как  области  знаний.  Можно  отметить  следующие  осо-

бенности информационной  стилистики.     

1.  В  основном  используется  лексика,  имеющая  отношение  к  информа-

ционной    тематике  и  включающая  общепринятые  и  наиболее  употребляе-

мые слова русского  языка, без которых невозможно правильно построить 

предложение и выразить  смысл любой фразы. Таким образом, мы исполь-

зуем все заранее данные языковые  возможности, но понятие «лексичечкая 

возможность»  сводится  в  основном  к    информационной  лексике,  а  к  ней 

уже  применяются  комбинации  других  языковых  возможностей,  а  именно: 

грамматических, синтаксических, семантических. 

2. Способы использования и организация языковых средств ориентиро-

ваны  на написание деловых текстов и документации. Это значит, что стиль 

такого    рода  текстов  должен  отличаться  от  литературного  и  утилитарного 

стилей строгостью и четкостью изложения с некоторыми другими ограни-

чениями.     

3. Поскольку мы имеем дело с текстами по информационной тематике и  

ориентируемся на обучение правильному их написанию и оформлению, то 

анализ  текста  полезно  проводить  именно  с  учебными  целями,  сравнивая 

написанный  обучающимися текст с некоторым эталонным текстом. 

Таким образом, основу предлагаемого толкования стилистики составля-

ет  понятие функциональной стилистики, а его разновидностью и конкрети-

зацией и будет являться информационная стилистика.     

 

Несговорова Г.П.  Пособие по написанию разного рода деловых текстов 219 

Именно такое понимание стилистики будем использовать при обучении  

русскому  языку,  ориентированному  на  информационную  тематику  и  гра-

мотное    написание  документации,  что  включает  в  себя  следующие  основ-

ные принципы: 

– достоверность и объективность содержания; 

– полноту информации; 

– краткость изложения, но не в ущерб смыслу; 

– нейтральность тона изложения; 

– средства логической оценки фактов и результатов; 

– отсутствие неоднозначных толкований, т.е. омонимии на всех уровнях; 

– унификацию речевых средств и стандартизацию терминологии. 

Считается,  что  язык  документации – это  набор  клише,  штампов,  стан-

дартных терминов. В этом смысле язык документов может быть унифици-

рован. Унификация рассматривается как выбор одного языкового  варианта 

из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации 

и  предполагает  использование  языковых  формул – устойчивых  оборотов, 

словосочетаний, моделей предложений, терминов и сокращений, принятых 

в данной области знаний. Унификация является удобным инструментом для 

составления документации. При этом унифицированные словесные оборо-

ты  требуют минимального напряжения не только при написании докумен-

тов,  но и при их восприятии. 

Унификация охватывает все уровни языка: графику и фонетику, словар-

ный  состав, морфологию, синтаксис, пунктуацию и стиль, но при этом не 

является    «канцеляритом»  с  устоявшимися  раз  и  навсегда,  застывшими 

оборотами речи,  а позволяет пользоваться всеми возможностями языка, не 

сковывая  творческую    инициативу  составителя  документации,  а  лишь  не-

сколько ограничивая выбор  языковых норм и стиля. 

Предлагаемое  пособие  по  русскому  языку  предполагает  не  обучение 

ему в объеме  средней школы (считается, что этот курс уже освоен), а наце-

лено  на  то,  чтобы  научить  грамотно – стилистически  и  грамматически – 

излагать  свои  мысли  и  помочь  в  составлении  разного  рода  документации 

высокого качества с учетом  вышеизложенных требований [2]. 

В связи с этим полезно также ознакомиться с феноменом деловой про-

зы,  определение которой дал академик А.П. Ершов [3]. 

1.1. Деловая проза 

За последние годы появилось много работ по вопросам письменной ре-

чи,  что  свидетельствует  о  возросшем  интересе  специалистов  разных  про-

фессий к языку и стилю документации. 

220 

Конструирование и оптимизация параллельных программ 

 

А.П.  Ершов,  учитывая  предельную  унифицированность  языка  совре-

менной  документации, обратил внимание на некий лингвистический фено-

мен,  который,  сохраняя  многие  свойства  естественного  языка  в  целом  и 

служа средством коммуникации, в то же время подготовлен для того, чтобы 

стать объектом автоматизации. 

Этот феномен – деловая проза, которая определяется как языковой но-

ситель производственных отношений человека. Создание информационных 

и программных  систем является одним из таких видов производственных 

отношений. Таким  образом, деловая проза всегда задействована в строгой 

модельной ситуации. 

Деловая  проза  является  подмножеством  естественного  языка,  исполь-

зуемым    в  любой  регламентированной  деятельности  человека.  Деловой 

прозе  свойственны    жесткие  средства  выражения,  однозначность  переда-

ваемой  информации,  экономность  языковых  средств,  четкость  функции 

каждого сообщения; она всегда внутренне  формализована, даже если чело-

век не сознает этого. 

С учетом перечисленных свойств деловая проза в идеале может исполь-

зоваться  как  инструмент  в  работах  по  созданию  программных  систем  и 

стать посредником между человеком и машиной. Она, в частности, может 

применяться при создании интерфейса в той его части, когда текстовая ин-

формация о дальнейших действиях и разного рода подсказки высвечивают-

ся на экране. Взаимодействие с пользователем удобно вести на языке дело-

вой прозы, так как, с одной стороны, существует  достаточная строгость и 

точность  текста  при  выдаче  тех  или  иных  рекомендаций  пользователю  на 

экране,  а,  с  другой, – сохраняются  основные  черты  естественного    языка, 

что  создает  атмосферу  дружелюбного  взаимодействия  между  машиной    и 

человеком и снимает психологическое напряжение у последнего. 

Деловая проза и унификация языка – это прежде всего установление и 

применение  правил  построения  предложения  по  определенным  моделям, 

соответствующим тем или иным ситуациям, к которым относятся и произ-

водственные  отношения. В идеале хотелось бы свести процесс составления 

документации  к  использованию  конкретных  языковых  моделей,  на  базе 

которых  можно  правильно    и  быстро строить предложения. При этом под 

моделью  понимается  синтаксическая    конструкция  предложения,  охваты-

вающая максимальное количество ситуаций,  возникающих при написании 

документации по данной отрасли знаний. 

 

Вопросы для самоконтроля 

1. Что такое стилистика? 

 

Несговорова Г.П.  Пособие по написанию разного рода деловых текстов 221 

2. Что рассматривает функциональная стилистика? 

3. Укажите особенности информационной стилистики. 

4. Перечислите основные принципы информационной стилистики. 

5. Что такое деловая проза? 

2. Язык как средство коммуникации 

Деловой текст, к которому мы будем относить не только собственно до-

кументы (приказы, сопроводительные письма, разного рода акты и пр.), но 

также  и  статьи,  отчеты,  тезисы,  инструкции  по  использованию  программ-

ных    продуктов  и  компьютерных  игр,  спецификации  и  т.д.,  является  важ-

ным    составным  элементом  коммуникации  всего  современного  общества. 

Следует  определить  соответствия  между  особенностями  современных  де-

ловых  текстов, перечисленных выше, и степенью участия элементов  сис-

темы современного русского языка в создании и особенностях  содержания 

и преобразования такого рода текстов. 

В процессе любой деятельности (в частности, программирования) чело-

век  осуществляет процесс коммуникации (иначе – общения). Деловая ком-

муникация, являющаяся частью общего процесса коммуникации, – это про-

цесс  обмена    информацией,  осуществляемый  в  связи  с  решением  разного 

рода  производственных вопросов с использованием устной и письменной 

форм  речи. 

Документная  коммуникация  обозначает  процесс  коммуникации  с    ис-

пользованием  письменной  формы  речи,  письменных  текстов.  Обязатель-

ным    компонентом  письменного  делового  текста  является  содержательная  

определенность.  Под  этим  понимается  законченность,  смысловая  целост-

ность    в  выражении  мысли,  факта,  доказательства.  Для  делового  общения 

основным  средством общения остается все же естественный человеческий 

язык, в нашем  случае – русский. 

Какие же свойства естественного языка определяют степень надежности 

коммуникативных  процессов,  для  которых  предназначен  деловой  текст? 

Какие трудности коммуникативных процессов существуют на  разных язы-

ковых уровнях? Рассмотрим эти уровни. 

1.  Фонетический  уровень – вариантность  фонем  (звучания  слов),  обу-

словленная диалектом, социальным и профессиональным жаргонами. 

2.  Морфологический  уровень – в  русском  языке  существует  неопреде-

ленность  или полисемичность (многозначие) морфологических компонен-

тов. Например, суффикс «-ник» соотносится и со значением лица по объек-

ту  деятельности:  ученик,  медвежатник,  колбасник,  и  с  устройством,  вы-

222 

Конструирование и оптимизация параллельных программ 

 

полняющим  определенные  функции:  подойник,  коровник,  курятник.  При 

этом не забываем и о других различных возможностях этого суффикса: му-

равейник, хищник, покойник.      

3.  Лексико-фразеологический  уровень  создает  наибольшее  количество 

проблем  в  коммуникативных  процессах.  К  таким  проблемам  относится 

омонимия,  например,  лексема  «коса»  означает:  1) сельскохозяйственный 

инструмент, 2) песчаная  отмель, 3) заплетенные  волосы,  а  также  полисе-

мия: spirit по-английски  переводится  как  «дух,  алкогольный  напиток, 

смысл,  привидение,  сущность»  и  пр.  Эти  проблемы    высветились,  напри-

мер, при попытке машинного перевода текстов с одного языка  на другой. 

При переводе с помощью компьютера устойчивого выражения  английско-

го языка: «The spirit is strong, but the flesh is weak», что означает «хотя дух 

силен, но плоть слаба» компьютер выдал вариант «водка держится хорошо, 

а  мясо  пропало».  Полисемичность  слов,  составляющих  английское  выра-

жение,  не  могла  не  породить  ошибок  в  переводе,  умноженных    языковой 

комбинаторикой: spirit, кроме  приведенных  выше  значений,  переводится 

еще и как «душа, мнение, настроение, водка» и т.д., а flesh – как «мясо, те-

ло,  плоть, мякоть». И это еще не все значения этих слов. 

С учетом того, что в русском языке такие явления, как омонимия, поли-

семия,  паронимия (явление частичного звукового сходства при частичном 

или  полном    различии  значений: «поиск – происк,  здравица – здравница, 

скрытый – скрытный»)  довольно  распространены,  то  создаются  благопри-

ятные условия для снижения  коммуникативной надежности, а это особен-

но следует избегать в деловых текстах. 

4. Синтаксический уровень – степень синтаксической сложности конст-

рукций на естественном языке значима как при восприятии, так и при по-

рождении  фраз.  Трудно  понять  смысл  сложного,  длинного  предложения, 

ровно как и правильно  построить его. На синтаксическом уровне, особенно 

в  деловых  текстах,  следует  также  избегать  синтаксической  омонимии,  ве-

дущей  к  разным  смыслам  одного  словосочетания,  например,  словосочета-

ние «парень в зеленой рубашке  с голубыми глазами» имеет два синтакси-

ческих  разбора: 1) (парень  в  зеленой    рубашке)  с  голубыми  глазами  и 2) 

парень (в зеленой рубашке с голубыми  глазами), т. е. рисунком на зеленой 

рубашке при таком синтаксическом  разборе являются «голубые глаза». 

5.  На  семантическом  уровне  должен  четко  выражаться  общий  смысл  

делового  текста,  чтобы  не  допустить  сематической  омонимии,  такой  как, 

например,  в словосочетании «портрет Тани», которое имеет минимум три 

значения:  1) какой-то портрет, принадлежащий Тане; 2) портрет, автором 

которого  является Таня; 3) портрет, на котором нарисована сама Таня. 

 

Несговорова Г.П.  Пособие по написанию разного рода деловых текстов 223 

Рассматривая язык как основное средство общения, нельзя не обратить-

ся  к проблеме разграничения базисных понятий лингвистики: язык, речь, 

текст. Классическая лингвистика пытается установить характер взаимосвя-

зей между этими важными понятиями как с содержательных, так и с функ-

циональных позиций. 

Язык создает мощную знаковую базу для дальнейшего его применения  

в  различных  формах,  соответствующих  данным  обстоятельствам.  Измене-

ние  основы языка влечет за собой изменение характера речи.  

Речь является реализацией языка и в конкретных условиях приобретает 

конкретную форму, во многом зависящую от обстоятельств, в которых реа-

лизуется язык. Образно говоря, язык – это молоток, а речь – стук молотка. 

Текст является письменной формой речи.  

Когда  мы  имеем  дело  с  грамотным  человеком,  владеющим  языком  во 

всех    отношениях:  морфологическом,  орфоэпическом,  синтаксическом  и 

стилистическом, то в условиях коммуникации он успешно решает вопросы: 

«Как  писать?», «О  чем    писать?», «Как  деловой  текст  должен  выглядеть 

вообще?». Это как раз те  ситуации, которые надо решать в связи с различ-

ными формами официально-делового  общения. 

Понятие  релевантности,  широко  используемое  в  информационном  по-

иске, вполне подходит для описания модели коммуникативного процесса с 

помощью  естественного  языка.  В  описательной  форме  эта  модель  будет 

выглядеть  следующим  образом:  от  идеи  сообщения – к  выбору  языковых 

средств, происходящему под воздействием  внешних формальных условий 

коммуникации, далее – к порождению совокупности речевых вариантов, в 

которых (комбинаторно) средствами языка отражена мысль, затем – выбор 

оптимального речевого варианта, соответствующего формальным и содер-

жательным  требованиям,  и  наконец – текстовая  реализация    избранного 

текстового варианта, являющегося релевантным. 

Поскольку исходная идея формируется с использованием средств языка,  

испытывая  при  этом  воздействие  условий  коммуникации,  то  решающим 

становится критерий выбора языковых средств. Очевидно, что в результате 

могут  появиться  различные  речевые  варианты,  которые  в  разной  степени 

соответствуют  всем    требованиям  данного  коммуникативного  процесса. 

Определение  наиболее    соответствующего  ситуации  и  коммуникативной 

задаче (т.е. релевантного) процесса – дело опыта и знаний. Разная степень 

произвольности  в  выборе    языковых  единиц  связана  как  с  формальными 

требованиями, так и с языковыми  ресурсами, используемыми для комму-

никативных целей, а также с речевой традицией общества. 

224 

Конструирование и оптимизация параллельных программ 

 

Довольно показательными в этом отношении являются тексты  офици-

ально-делового  стиля,  для  которых  влияние  дополнительных  факторов  

становится столь значимым, что они не просто произвольно сочиняются, а 

составляются,  то  есть  используются  некоторые  заготовки,  относящиеся  к  

разным языковым уровням. 

Упомянутый  выше  термин  текст  как  организованная,  определенным 

образом зафиксированная речь очень важен, так как он является и отраже-

нием языкового материала, и представителем определенной формы комму-

никации,  отражающий  и  материалом,  и  оформлением  определенный  вид 

коммуникативной  ситуации. 

Таким  образом,  реализация  языка  в  определенных  коммуникативных 

условиях способствует формированию текста, в определенной степени  от-

ражающего  условия  коммуникации.  Потенциальная  изменяемость,  вари-

антность  зафиксированной  речи  (текста),  соответствующей  ситуации,  от-

ражает как возможности языка, так и влияние экстралингвистических фак-

торов, т.е. реальных условий, в которых язык функционирует.