Істер номенклатурасын ресімдеу

Мемлекеттік тіл саясаты

236

іс түрінің атауы (хат алмасу, журнал жəне басқалар) немесе құжаттардың 

əр түрлілігі (хаттамалар, бұйрықтар жəне басқалары);

ұйымның  немесе  құрылымдық  бөлімшенің  атауы  (құжат  авторы); 

құжаттар  жолданатын  немесе  олар  алынатын  ұйымның  атауы  (адресат 

немесе құжат корреспонденті);

іс  құжаттарының  қысқаша  мазмұны;  іс  құжаттарының  мазмұны  байла-

нысты жергілікті жердің (аумақтың) атауы; іс құжаттары жататын күн (кезең).

 4)  істің  бір  мəселе  бойынша  құжаттарын  қамтитын,  бірақ  орындалу 

дəйектілігіне байланысты емес тақырыптары істің түрі ретінде «құжаттар» 

термині  қолданылады,  ал  тақырып  соңында  тырнақшаның  ішінде  істе 

топтастырылуы  мүмкін  құжаттардың  негізгі  əр  түрлілігі  (жоспарлар, 

тізімдер, баяндамалар жəне басқалар) көрсетіледі;

 5)  хат алмасуды қамтитын істердің тақырыптарында оны кім жəне қандай 

мəселе  бойынша  жүргізгені  көрсетіледі.  Біртекті  корреспонденттермен 

хат  алмасу  жүргізілген  жағдайда  тақырыптарда  олардың  жалпы  түр  атауы 

көрсетіледі;

 6)  əртекті үштен астам корреспондентпен хат алмасуды қамтитын істердің 

тақырыбында олардың атаулары санамаланып келтірілмейді;

 7)  істердің тақырыбында əкімшілік-аумақтық бірліктерді белгілеу кезінде 

мыналар ескеріледі:

егер  істің  мазмұны  біртекті  бірнеше  əкімшілік-аумақтық  бірліктерге 

қатысты  болса,  онда  істің  тақырыбында  олардың  нақты  атаулары 

көрсетілмейді, олардың жалпы түр атаулары көрсетіледі.

егер  істің  мазмұны  бір  əкімшілік-аумақтық  бірлікке  (елді  мекенге) 

қатысты болса, онда істің тақырыбында оның атауы көрсетіледі;

 8)  жоспарлы немесе есептік құжаттаманы қамтитын істердің тақырыбында 

жоспар (есеп) жасалған кезең (тоқсан, жыл) көрсетіледі;

 9)  сот,  тергеу,  жеке,  дербес,  төрелік  сот  жəне  бір  мəселе  бойынша  іс 

жүргізудің  дəйектілігіне  байланысты  құжаттарды  қамтитын  басқа  істердің 

тақырыптары «іс» деген сөзбен аяқталады;

 10)  егер іс бірнеше томнан немесе бөліктерден тұрса онда істің жалпы 

тақырыбы жасалады, содан кейін қажет болған жағдайда əр томға (бөлікке) 

іс тақырыбының мазмұнын нақтылайтын тақырыптар жасалады.

 122.  Номенклатура  бөлімдерінің  ішіндегі  істердің  тақырыптары  істерді 

қамтитын  құжаттардың  маңыздылығының  дəрежесіне  жəне  олардың  өзара 

байланысына сəйкес орналастырылады.

 Бастапқыда  нормативтік  құқықтық  құжаттамадан  тұратын  істердің 

тақырыптары  орналастырылады.  Бұл  орайда  жоғары  тұрған  ұйымдардың 

қаулылары  мен  бұйрықтарын  қамтитын  істердің  тақырыптары  ұйымның 

бұйрықтарымен  істер  тақырыптарының  алдында  орналасады.  Бұдан 

əрі  жоспарлы  жəне  есептік  құжаттардан  тұратын  істердің  тақырыптары 

орналасады.

 Өкімдік  құжаттардың  жобалары  жəне  оларды  дайындау  жөніндегі 

басқа  да  құжаттар,  жоспарларға  өзгерістер,  бұйрықтарға  негіздер  істер 

номенклатурасында тиісті негізгі құжаттардың соңынан орналасады.

 Географиялық  жəне  хат-хабар  белгілері  бойынша  жүргізілген  істердің 

тақырыптары  істер  номенклатурасына  географиялық  атаулар  мен 

корреспонденттердің əліпбиі бойынша енгізіледі.

Мемлекеттік тіл саясаты

237

 Істердің  тақырыптары  істерді  қалыптастыру  жəне  ресімдеу  процесінде 

нақтылануы мүмкін. Егер бір жыл ішінде жұмыстың істе көзделмеген жаңа 

құжатталған  учаскесі  пайда  болса,  онда  олар  номенклатураға  қосымша 

енгізіледі.

 123.  3-баған күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін толтырылады.

 124.  4-бағанда сақталу мерзімдері көрсетілген құжаттардың үлгілік немесе 

ведомстволық  (салалық)  тізбесі  тармақтарының  (баптарының)  нөміріне, 

олар  болмаған  жағдайда – істердің  үлгілік  (болжамды)  номенклатурасына 

сілтеме жасай отырып істердің сақталу мерзімдері көрсетіледі.

 125.  5-бағанда  БҚҚ  қызметі  істердің  сақталу  мерзімдерін  анықтаған 

кезде  пайдаланылған  құжаттар  тізбесінің,  үлгілік  (болжамды)  істер 

номенклатурасының  атауларын  көрсетеді  жəне  өтпелі  істер,  аса  құнды 

құжаттар  мен  істер,  істерді  басқа  құрылымдық  бөлімшеге  немесе  оларды 

жалғастыру  үшін  басқа  ұйымға,  ұйымның  мұрағатына  беру,  құжаттардың 

электрондық  көшірмелерінің  бар-жоғы,  олардың  жеткізгіштерінің  түрлері 

мен сақталу орындары туралы белгі қояды.

 126.  Жыл  аяқталғаннан  кейін  істер  номенклатурасының  соңында 

жүргізілген істер (томдар) туралы қорытынды жазба жазылады.

 Жүргізілген  істердің  саны  туралы  мəліметтер  ұйымның  мұрағатына 

хабарланады.

Істерді қалыптастыру

127.  Орындалған  құжаттарды  орындаушы  істер  номенклатурасына 

сəйкес іске қалыптастырады. Номенклатурадан тыс істерді қалыптастыруға 

жол берілмейді.

 128.  Істердің  қалыптастырылуын  бақылауды  БҚҚ  қызметі  жүзеге 

асырады.

 129.  Істерді қалыптастыру кезінде мынадай жалпы талаптар сақталады:

 1)  іске  орындалған,  номенклатура  бойынша  істердің  тақырыптарына 

сəйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана орналастырылады; 

 2) 

бір  мəселенің  шешіміне  қатысты  барлық  құжаттар  бірге 

орналастырылады;

 Құжаттардың  қосымшалары  оларды  бекітілу  немесе  жасалу  күнінен 

қарамастан, олар жатқызылатын құжатқа қосылады.

 Көлемі 180 парақтан  асатын  қосымшаларға  жеке  том  жасалады,  ол 

туралы құжатқа белгі қойылады;

 3)  құжаттың  мемлекеттік,  орыс  жəне  басқа  тілдердегі  нұсқалары  бірге 

топтастырылады;

 4)  іске бір күнтізбелік жылдың құжаттары топтастырылады; оған өтпелі 

істер; сот істері; осы тұлғаның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде 

қалыптастырылатын  жеке  істер;  сайланбалы  органдардың  жəне  олардың 

тұрақты  комиссияларының;  шақырылым  кезеңінде  топтастырылған 

депутаттық  топтардың  құжаттары;  оқу  жылы  ішінде  қалыптастырылатын 

оқу  орындарының  құжаттары;  театрлау  маусымында  сахналық  қызметті 

сипаттайтын театрлардың құжаттары; ауру тарихы жəне басқалар кірмейді;

 5)  сақтау  мерзімдері  тұрақты  жəне  уақытша  құжаттар  іске  бөлек-бөлек 

топтастырылады;

Мемлекеттік тіл саясаты

238

 6)  жедел  хаттар,  факсограммалардың  көшірмелері,  телефонограммалар 

іске істер номенклатурасына сəйкес жалпы негізде орналастырылады;

 7)  іске  қайтарылуы  тиіс  құжаттар,  шимай  жазбалар  мен  артық  даналар 

орналастырылмайды;

 8)  көлемі бойынша іс 180 парақтан аспауы тиіс;

 9)  істе  бірнеше  том  (бөлік)  бар  болса,  онда  істердің  нөмірі  (индексі) 

мен  тақырыбы  томдардың  (бөліктердің)  нөмірін  қосу  арқылы  əрбір  томға 

қойылады жəне соңғы томға (бөлікке) «соңғы» деген сөз қосылады.

 130.  Құжаттар  мəселенің  шешу  дəйектілігіне  (шешілетін  мəселелердің 

хронологиялық  ретімен)  сəйкес  орналасады  немесе  істің  бас  жағына 

бастамашылық құжат, содан кейін - мəселенің түпкілікті шешімі бар құжат, 

бұдан əрі мəселенің шешілу барысын көрсететін басқа құжаттар салынады.

 131.  Ұйым  негізгі  орындаушы  болып  табылған  жоғарыда  тұрған 

ұйымдардың  актілері  мен  тапсырмаларының  орындалуы  бойынша  есептік 

жəне ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар олардың орындалуы бойынша 

жеке істерге тігіледі. Қалған жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылғы хат 

алмасу ісіне тігіледі.

 132.  Өкімдік  құжаттар  оларға  жататын  қосымшаларымен  бірге  түріне 

жəне хронологиясына қарай бір іске топтастырылады. Өкімдік құжаттармен 

бекітілген  нұсқаулықтар,  қағидалар,  ережелер,  жарғылар  оларға  қосымша 

болып табылады жəне көрсетілген құжаттармен бірге топтастырылады. Егер 

олар жеке құжат ретінде бекітілсе, онда олар жеке іске топтастырылады.

 133.  Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (өкімдер), жеке құрам бойынша 

бұйрықтар (өкімдер) жеке-жеке істерде қалыптастырылады.

 134.  Хаттамалар істерде оларға қатысты барлық құжаттармен бірге нөмірі 

бойынша хронологиялық тəртіппен орналастырылады.

 135.  Хат  алмасу  бір  іс  жүргізу  жылына  топтастырылады  жəне 

хронологиялық  дəйектілігімен  жүйеленеді,  бұл  ретте  сұрау  салу  құжаттан 

кейін жауап құжат салынады. Өткен жылы белгілі бір мəселе бойынша хат 

алмасу  жаңғыртылған  кезде  құжаттар  ағымдағы  жылдың  ісіне  алдыңғы 

жылғы істердің индексін көрсету арқылы енгізіледі.

 136.  Жеке істердегі құжаттар олардың келіп түсуіне сəйкес хронологиялық 

тəртіппен орналасады.

 137.  Жалақы  бойынша  дербес  шоттар  жеке  істерге  қалыптастырылады 

жəне оларда қызметкерлер тегінің əліпбилік ретімен орналасады.

 138.  Еңбек  шарттары  жеке  істердің  құрамында  немесе  қызметкерлер 

тегінің əліпбилік ретімен жеке қалыптастырылады.

 139.  Жеке  тұлғалардың  тізімдері  жəне  бірыңғай  жинақтаушы 

зейнетақы  қорына  міндетті  зейнетақы  жарналарының,  міндетті  кəсіптік 

зейнетақы  жарналарының  аударылғанын  растайтын  құжаттар  бір  істе 

қалыптастырылады.

 Жеке  тұлғалардың  тізімдері  жəне  əлеуметтік  аударымдардың  аударыл-

ғанын растайтын құжаттар бір істе қалыптастырылады.

Ескерту. 139-тармаққа өзгеріс енгізілді - ҚР Үкіметінің 18.10.2013 № 1115 

қаулысымен  (алғашқы  ресми  жарияланғанынан  кейін  күнтізбелік  он  күн 

өткен соң қолданысқа енгізіледі).

Мемлекеттік тіл саясаты

239

 140.  Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер жəне штат кестелері олар 

жасалған, бекітілген немесе түскен күніне қарамастан, қай жылға немесе қай 

жыл үшін жасалған болса, сол жылдың тиісті істерінде қалыптастырылады.

 141.  Жеке  жəне  заңды  тұлғалардың  өтініштері  іске  мəселелер,  ұйым 

қызметінің  бағыттары  немесе  əкімшілік-аумақтық  бірліктер  бойынша 

қалыптастырылады. Өтініштердің көлемі аз болған жағдайда істерді өтініш 

авторларының тегі бойынша əліпбилік тəртіппен қалыптастыруға болады.

Істі ресімдеу

142.  Ұйымдағы  істер  оларды  жүргізу  кезінде  жəне  жыл  аяқталғаннан 

кейін ресімделуге тиіс. Істерді ресімдеу – істерді сақтауға дайындау. Істерді 

ресімдеу  мұқабада  істі  тізімдеу,  брошюралау,  парақтарды  нөмірлеу  мен 

куəландыру  парақтарын  жасау  жұмыстарының  кешенінен  тұрады.  Істерді 

ресімдеуді  құрылымдық  бөлімшенің  іс  жүргізуіне  жауапты  тұлғасы  БҚҚ 

қызметінің əдістемелік көмегімен мен бақылауымен жүргізеді.

 143.  Сақтау мерзімдеріне қарай істер толықтай немесе ішінара ресімде-

леді. Толықтай ресімделуге сақтау мерзімдері тұрақты, уақытша (10 жылдан

жоғары) жəне жеке құрам бойынша істер жатады. Істерді толықтай ресімдеу: 

іс мұқабасының деректемелерін ресімдеуді; істердегі парақтарды нөмірлеуді; 

осы Үлгілік қағидалардың 28-қосымшасына сəйкес істің куəландыру парағын 

жасауды;  қажет  жағдайда  осы  Үлгілік  қағидалардың 30-қосымшасына 

сəйкес іс құжаттарының ішкі тізімдемесі жасауды; істі тігу мен түптеуді; іс 

мұқабасының деректемелеріне қажетті нақтылаулар енгізуді көздейді.

 144.  Сақталуы тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) жəне жеке құрам 

бойынша істердің мұқабаларында мынадай деректемелер көрсетіледі:

 1)  ұйымның атауы; құрылымдық бөлімшенің атауы;

 2)  ұйым орналасқан елді мекеннің атауы; істің нөмірі (индексі);

 3)  істің  тақырыбы;  істің  (томның,  бөліктің)  күні;  істегі  парақтар  саны; 

істің сақталу мерзімі;

 4)  істің мұрағаттық шифрі.

 145.  Істің мұқабасына қойылатын деректемелер келесідей ресімделеді:

 1)  ұйымның атауы құрылтай құжаттарына сəйкес толық, атау септігінде 

жəне толық атауынан кейін жақшаның ішінде оның ресми түрде қабылданған 

қысқартылған атауы көрсетіледі;

 2)  құрылымдық  бөлімшенің  атауы – бекітілген  құрылымға  сəйкес 

құрылымдық  бөлімшенің  атауы  жазылады;  істің  нөмірі – ұйымның  істер 

номенклатурасы бойынша істің сандық (индекс) белгісі қойылады;

 3)  істің  тақырыбы – істер  номенклатурасынан  көшіріледі;  істің  күні 

–  іс  жүргізуде  істің  басталған  жəне  аяқталған  жылы  (дары)  көрсетіледі.  Іс 

құжаттарының соңғы күндері, яғни іске енгізілген ең алғашқы жəне ең соңғы 

құжаттың тіркелген (жасалған) күні (күні, айы, жылы) өкімдік құжаттарды 

қамтитын істердің, сондай-ақ бірнеше томнан (бөліктерден) тұратын істердің 

күн болып табылады. Жеке томға қалыптастырылған құжат қосымшасының 

күні осы томға қосымшасы енгізілген негізгі құжаттың тіркелген күні болып 

табылады.  Бұл  ретте  күні  мен  жылы  араб  санымен  белгіленеді,  ал  айдың 

атауы толықтай сөзбен жазылады.

 146.  Іске  енгізілген  құжаттардың  сақталуын  қамтамасыз  ету  жəне 

орналасу  тəртібін  бекіту  мақсатында  куəландыру  парақтары  мен  ішкі 

Мемлекеттік тіл саясаты

240

тізімдемеден  басқа  оның  барлық  парақтары,  оның  ішінде  жеке  парақтарға 

ресімделген  бұрыштамалар  (фишкалар)  барлығы  нөмірленеді.  Парақтар 

қара,  жұмсақ,  графит  қарындашпен  нөмірленеді,  сандар  парақтың  оң  жақ 

жоғарғы бұрышына қойылады.

 147.  Істің парақтарын нөмірлеу тəртібі:

 1)  бір шетінен тігілген А4 форматтан үлкен парақ, жоғарғы оң жағында 

бір парақ ретінде нөмірленеді;

 2)  парақтарының  өзіндік  нөмірі  бар  құжаттар,  оның  ішінде  баспа 

басылымдары  жалпы  тəртіп  бойынша  нөмірленеді  немесе  егер  істегі 

парақтардың орналасу тəртібіне сəйкес келсе, олардың өзіндік нөмірленуін 

сақтау керек;

 3)  бірнеше  томнан  немесе  бөліктен  тұратын  істің  парақтары  əр  том 

немесе бөлік бойынша жеке нөмірленеді;

 4)  істе  жеке  парақты  құрайтын  фотосуреттер,  сызбалар,  диаграммалар 

жəне иллюстративті жəне ерекше құжаттар сыртқы жағынан сол жақ жоғары 

бұрышынан нөмірленеді;

 5)  іске тігілген салымдары бар конверттер: бірінші конверт, содан кейін 

конверттің ішіндегі салымдар реттік нөмірмен нөмірленеді;

 6)  істің түптелген қосымшасы жеке том ретінде ресімделеді жəне бөлек 

нөмірленеді;

 7)  нөмірлеуде қателер көп табылған жағдайда істің парақтарын нөмірлеу 

қайта  жүргізіледі.  Парақтарды  қайта  нөмірлеу  кезінде  ескі  нөмірлер 

сызылады  жəне  олардың  жанына  парақтардың  жаңа  нөмірлері  қойылады, 

істің соңында жаңа куəландыру парағы жасалады, бұл ретте ескі куəландыру 

парағы сызылады, бірақ істе сақталады;

 8)  парақтардың  нөмірленуінде  жекелеген  қателіктер  бар  болған  кезде 

парақтардың литерлік нөмірін қолдануға рұқсат беріледі.

 148.  Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін оған куəландыру жазбасы 

жазылады, оған жасаған тұлға қол қойылады жəне қойылған қолдың толық 

жазылуы, лауазымы мен жасалған күні көрсетіледі.

 Істің  құрамы  мен  жай-күйі  туралы  кейінгі  барлық  өзгерістері 

(зақымдалуы,  құжаттардың  алынуы)  тиісті  актіге  сілтеме  жасала  отырып 

куəландыру парағына қойылады.

 Істегі  парақтар  саны  қорытынды  жазбаға  сəйкес  істің  мұқабасына 

қойылады.

 149.  «Істің сақталу мерзімі» деген деректеме істің мұқабасына тиісті іс-

тер  номенклатурасынан  сақтау  мерзімдерін  көрсете  отырып,  құжаттар 

тізбесінде  көрсетілген  сақтау  мерзімімен  салыстырылғаннан  кейін  ғана 

көшіріледі.

 150.  Тұрақты сақталатын істерге «Тұрақты сақтау керек» деп жазылады.

 151.  Тұрақты сақталатын істердің мұқабасына істің мұрағаттық шифры 

(қор  нөмірінен,  тізімдеме  нөмірі  мен  тізімдеме  бойынша  істің  нөмірінен 

тұрады) бұл істерді жиынтық тізімдеменің бөлімдеріне жəне бекітілген СТК-

ға  енгізгеннен  кейін  ғана  мұрағатта  (оған  дейін  қарандашпен  қойылады) 

қойылады.

 152.  Жыл аяқталғаннан кейін тұрақты жəне уақытша (10 жылдан жоғары) 

сақталатын  істердің  мұқабасындағы  жазбаларға  нақтылаулар  енгізіледі: 

Мемлекеттік тіл саясаты

241

мұқабадағы  істердің  тақырыбы  тігілген  құжаттардың  мазмұнына  сəйкес 

келмеген жағдайда істің тақырыбына өзгерістер мен толықтырулар енгізіледі.

 153.  Есепке  алынуы  осы  құжаттаманың  ерекшелігінен  туындайтын 

(аса құнды, жеке істер жəне басқалар) белгілі бір санаттағы тұрақты жəне 

уақытша (10 жылдан  жоғары)  сақталатын  құжаттарды  есепке  алу  үшін 

осы  Үлгілік  қағидалардың 29-қосымшасына  сəйкес  іс  құжаттарының  ішкі 

тізімдемесі жасалады.

 Іс құжаттарының ішкі тізімдемесі егер тақырыптары құжаттардың нақты 

мазмұнын ашпайтын құжаттардың əр түрлілігі бойынша қалыптастырылса, 

тұрақты жəне уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істерге де жасалады.

 154.  Істерді  құрайтын  құжаттар  барлық  құжаттардың  мəтіні  еркін 

оқылатындай  мүмкіндікті  ескере  отырып,  картоннан  жасалған  қатты 

мұқабаға кемінде төрт жерден тесіліп тігіледі немесе түптеледі. Бірінші жəне 

соңғы  Істі  тігуге  (түптеуге)  дайындағанда  темір  бекітпелер  (түйреуіштер, 

қыстырғыштар жəне басқалар) құжаттардан алынады.

 155.  Уақытша (10 жылға дейінгі) сақталатын істерді іспапкаға сақтауға, 

істегі құжаттарға қайта жүйелеу жүргізбеуге, істің парақтарын нөмірлемеуге, 

куəландыру жазбаларын жасамауға рұқсат етіледі.

Құжаттарды жедел сақтау

156.  Іс  жүргізу  аяқталғаннан  кейін  құжаттар  ұйымның  мұрағатына 

тапсырылғанға  дейін  олар  қалыптастырылған  орны  бойынша  істерде  бір 

жыл бойы сақталады.

 157.  Ұйымның  БҚҚ  қызметі,  құрылымдық  бөлімшелердің  басшылары 

құжаттар  мен  істердің  сақталуын  қамтамасыз  етеді.  Істер  жұмыс 

кабинеттеріндегі шкафтарда жəне сейфтерде немесе осы мақсат үшін арнайы 

бөлінген үй-жайларда сақталады.

 158.  Істер  ұйымның  бекітілген  іс  номенклатурасына  сəйкес  орналас-

тырылады, мұқабалардың түбіртектерінде олардың индекстері көрсетіледі.

 159.  Істер басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға беру жазбаша өтініштің 

негізінде  жəне  ұйым  басшысының  рұқсатымен  ғана  жүргізіледі.  Істерді 

ұйымның  басқа  бөлімшелерге  беру  құрылымдық  бөлімше  басшысының 

рұқсатымен ғана, ал құрылымдық бөлімше ішінде қол хатпен беріледі. 

 Берілген  істерге  істің  орнын  ауыстыратын  карта  жүргізіледі.  Онда 

құрылымдық бөлімше, істің индексі, оның берілген күні, істің кімге берілгені, 

оның қайтарылу күні көрсетіледі, істі алғандығы мен қабылдағаны үшін қол 

қою бағандары көзделеді.

 160.  Істен  құжаттар  алғанда  Қазақстан  Республикасы  заңнамаларына 

сəйкес  құжаттардың  куəландырылған  көшірмесін  жəне  түпнұсқалардың 

алынғаны туралы актіні (хаттаманы) істе қалдырады.

Істерді ұйымның мұрағатына тапсыру

161. Істерді құрылымдық бөлімшелерден ұйымның мұрағатына тапсыру 

құжаттардың құндылығын сараптау нəтижелері бойынша жасалған істердің 

жəне  іс  жүргізуде  аяқталған  істердің  тізімдемелері  бойынша  жүзеге 

асырылады.  Уақытша  (қоса  алғанда 10 жылға  дейін)  сақтаудағы  құжаттар 

ұйымның мұрағатына істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.

 162.  Тізімдемелер тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын жəне 

жеке  құрам  бойынша  істерге  осы  Үлгілік  қағидалардың 31-қосымшасына 

сəйкес нысан бойынша жеке-жеке жасалады.

Мемлекеттік тіл саясаты

242

 163.  Істер тізімдемесінің бағандары іс мұқабасына енгізілген мəліметтерге 

дəл  сəйкестікпен  толтырылады.  Тізімдемеге  тақырыптары  бірдей  істер 

қатарынан енгізілген кезде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған 

біртекті  істер  «бұл  да  сондай»  деген  сөзбен  белгіленеді,  бұл  ретте  олар 

туралы  басқа  мəліметтер  тізімдемеге  толығымен  енгізіледі.  Тізімдеменің 

жаңа парағына біртекті істердің тақырыптары толық көшіріледі.

 164.  Əрбір  іс  (істің  томы,  бөлігі)  тізімдемеге  жеке  реттік  нөмірімен 

енгізіледі.

 165.  Тізімдеменің  «Ескерту»  бағаны  істің  физикалық  жай-күйінің 

ерекшеліктері  туралы,  істің  басқа  құрылымдық  бөлімшеге  (басқа  ұйымға) 

берілгені туралы белгілерді қою үшін пайдаланылады.

 166.  Істер  тізімдемесі  екі  данада  жасалып,  оның  біреуі  істермен  бірге 

ұйымның мұрағатына беріледі, ал екіншісі - бақылау ретінде құрылымдық 

бөлімшеде қалады.

 167.  Істі  қалыптастырудың  жəне  ұйымның  мұрағатына  тапсыруға 

дайындаудың дұрыстығын БҚҚ қызметі тексереді. Анықталған кемшіліктерді 

ұйымның құрылымдық бөлімшесі жояды.

 168.  Əрбір  істі  қабылдауды  құрылымдық  бөлімше  қызметкерінің 

қатысуымен  ұйымның  мұрағатқа  жауапты  қызметкері  жүргізеді.  Бұл  ретте 

тізімдеменің  екі  данасына  оған  енгізілген  əр  істің  жанына  істердің  бар 

екендігі  туралы  белгі  қойылады.  Тізімдеменің  əрбір  данасының  соңында 

нақты қабылданған істердің саны санмен жəне жазбаша, істерді қабылдау-

беру  күні,  сондай-ақ  мұрағатқа  жауапты  қызметкер  мен  істерді  өткізген 

тұлғаның қойылған қолдары көрсетіледі.

 169.  Істермен бірге мұрағатқа құжаттарға жəне (немесе) бағдарламалық 

құралдарға  жəне  өткізілетін  құжаттардың  тіркелуі  мен  орындалуы  туралы 

ақпаратты  қамтитын  деректер  қорына  тіркеу  картотекасы  беріледі.  Əрбір 

картотеканың немесе деректер қорының тақырыбы тізімдемеге енгізіледі.

 170.  Құрылымдық  бөлімше  таратылса  немесе  қайта  құрылған  кезде 

осы  құрылымдық  бөлімшенің  іс  жүргізуге  жауапты  тұлғасы  тарату 

іс-шараларының  жүргізілуі  кезінде  қолда  бар  құжаттарды  істерге 

қалыптастырып,  істерді  ресімдейді  жəне  сақтау  мерзімдеріне  қарамастан 

оларды ұйымның мұрағатына тапсырады.

 Істерді  өткізу  істер  тізімдемесі  мен  істер  номенклатурасы  бойынша 

жүзеге асырылады.

Мемлекеттік тіл саясаты

243

Мемлекеттік жəне мемлекеттік 

емес ұйымдарда құжаттама жасаудың 

жəне құжаттаманы басқарудың 

үлгілік қағидаларына 

1-қосымша

жүктеу/скачать 5,79 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: