Учебно-методический комплекс дисциплины русский язык (Уровень В1) Для всех специальностей Кокшетау, 2019 удк
ТЕМА 8. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
жүктеу/скачать 1,57 Mb.
|
- Бұл бет үшін навигация:
- Задание 1. Изучите теоретическую информацию по теме, ответьте на вопросы. Электронная почта
- Сетевой этикет
- При ответе на письмо
- Важность письма
| ТЕМА 8. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
План занятий: 1. Деловая переписка по электронной почте как важнейшее средство общения в современном обществе. 2. Особенности и правила деловой переписки по электронной почте. 3. Этикетные речевые модели. Цель: - овладеть теоретическими основами ведения электронной деловой переписки; - рассмотреть структуру письма; - вступать в письменную личную и деловую коммуникацию: здороваться, обращаться, благодарить, отвечать на благодарность, поздравлять, просить, прощаться; - познакомиться с правилами этикета электронной почты. Задание 1. Изучите теоретическую информацию по теме, ответьте на вопросы. Электронная почта (E-mail – сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи, позволяющим не только обмениваться текстовыми сообщениями, но и осуществлять пересылку документов, изображений и других видов информации. Электронная деловая переписка еще не вытеснила из документооборота бумажное письмо, однако как средство оперативного решения целого ряда задач (предварительные договоренности, ознакомительные задачи, техническое согласование, предложение услуг и т. п.) занимает главенствующие позиции. В отношении этикета электронной деловой корреспонденции справедливы те же нормы и правила, которые характерны для любых других форм делового взаимодействия, особенности же обусловлены способом передачи информации – использованием почтовых программ и служб, имеющих типовой интерфейс. Композиционные особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три композиционных элемента: вводная, основная и заключительная части. Электронное сообщение должно быть кратким, лаконичным, однако следует помнить, что по письму адресат будет судить не только о вас (это ваша визитная карточка) но и об организации, которую вы представляете. И если для вас важно, чтобы эта визитная карточка выглядела достойно, а деловая позиция способствовала комфортности и продуктивности общения, то знание основных правил этикета и неукоснительное следование им обязательно. Сетевой этикет – это система правил, созданная людьми для общения друг с другом в сети Интернет. Правила электронной переписки не закреплены какими либо стандартами или нормативными актами, но определяются, с одной стороны, общими правилами оформления деловых бумаг на бумажных носителях, а с другой – правилами сетевого общения (нетикета или сетикета), выработанными пользователями сети Интернет. Эти правила прежде всего касаются оформления письма. 1. Всегда следует заполнять поле «тема» (subject) своего письма. Если вашему адресату поступает много писем, то он сможет сразу выделить нужные, ориентируясь по их темам. Как правило, тема должна быть сформулирована несколькими словами и полностью отражать суть письменного обращения. Чем четче сформулирована тема, тем с большим вниманием отнесется адресат к письму. Отвечая на чье-либо письмо, в поле темы принято вписывать Re: исходная_тема. Если при ответе на письмо тема разговора меняется, то следует изменить и название (тему) письма. Переписку по новой теме нужно начинать с нового письма. Не рекомендуется поднимать обсуждение новой темы ответом на письма по другим темам. 2. Обращение. В электронной деловой переписке предпочтительней использовать персональное обращение, подчеркивающее уважение к адресату. При выборе формы обращения можно ориентироваться на подпись адресата во входящих сообщениях. Не рекомендуется использовать информацию из поля «От кого», которое может быть заполнено не лично адресатом, а, например, системным администратором компании. Если сообщение обращено к нескольким адресатам, то можно использовать такие формы обращения как «коллеги», «друзья», «партнеры» и др. Вставляйте адрес получателя в последнюю очередь, во избежание преждевременной отправки. 3. При ответе на письмо следует цитировать его либо полностью (если объем текста невелик), либо оставляя только ключевые (значимые) фрагменты, которые отделяются какими-либо символами от основного текста письма. Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения. 4. «Важность письма» (priority). В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо среди входящих писем. Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. 5. Не следует писать весь текст или фрагменты текста прописными буквами - это воспринимается как агрессия и создаёт неудобства вашему собеседнику. 6. Не следует употреблять сленг, специальные термины или сокращения. Использование сокращений (аббревиатур) в письме допускается лишь в том случае, если они общеизвестны. Если письмо официальное, то от них лучше отказаться. 7. Для придания письму эмоциональности допускается использование смайликов. Однако использовать их стоит умеренно, а в строго официальных письмах от них лучше отказаться. При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Еmоtiсоns (Smilеуs). Схематические изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах призваны оживить сухой и краткий язык Е-mаil. 8. Следует стараться не допускать орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок, их наличие невольно снижает репутацию отправителя. 9. Обязательно используйте подпись, содержащую некоторую информацию о вас (должность, телефон, название вашей компании, другие способы связи и др.). 10. Если письмо имеет приложение в виде дополнительных файлов, то в тексте основного письма следует упомянуть об их наличии во вложении. 11. Существуют разные мнения относительно того, делать ли запрос о подтверждении получения письма. Лучше, конечно, не делать, т. к. многих это раздражает, а кто-то может расценить запрос как сомнение в его ответственности. Однако практика показывает, что почтовые службы иногда могут работать не совсем корректно, а отправителю нужна уверенность, что важное письмо получено адресатом. Поэтому иногда это правило нарушается в силу практических соображений. жүктеу/скачать 1,57 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|