Заключительная часть письма и подпись отделяются от основного текста пустой строкой. В качестве заключительной части часто используются этикетные фразы, создающие позитивный настрой на продолжение общения: «Рады сотрудничеству», «С надеждой на сотрудничество» «В случае возникновения вопросов – пожалуйста, обращайтесь», «Заранее благодарю…», «С уважением…», «Искренне Ваш…», «Всего наилучшего…», «Всего доброго…» , «С наилучшими пожеланиями…» и т.п.
В реквизите подписи не следует использовать сокращений. Размер подписи не должен превышать 5–6 строк. Адресату должно быть понятно, как обратиться автору в ответном письме. После имени и фамилии (возможно и отчества) следует указывать должность отправителя и наименование организации. Этим вы даете адресату понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов. Далее могут быть приведены: личный электронный адрес, контактные телефоны, адреса, другие способы связи, ссылки на сайты и т. п., например:
С уважением, Иван Иванов
менеджер проекта «Стиль документа»
E-mail ads@doc-style.ru
Раб. тел. +7 (911) 911-9119
Санкт-Петербург Время ответа на письмо – это один из показателей вашей позиции по отношению к деловым интересам партнеров и клиентов. В компаниях на этот счет существуют разные стандарты. Приемлемым считается время реакции на письмо в пределах двух-трех часов. Если, получив письмо и прочтя его, вы понимаете, что не можете дать ответ в течение одного рабочего дня, то правилом хорошего тона будет отправка адресату уведомления с информацией о получении письма и возможными сроками ответа на вопросы вашего адресата.
Ответьте на вопросы:
Дайте определение электронной почты?
Каково значение е-mail-переписки в современном деловом мире? Перечислите её преимущества.
Какие этикетные речевые модели используются при электронном общении?
Задание 2. Чтение и анализ последовательности написания электронного письма. Деловая переписка: примеры писем для общения по электронной почте
Пишите от лица компании или группы специалистов. Используйте общие формулировки.
Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович! Благодарим за участие в конкурсе на вакансию «Системный администратор» в компании «Глобус» и интерес, проявленный к нашей вакансии. Мы внимательно рассмотрели Ваше резюме, сопроводительное письмо, портфолио (и далее по списку), но, к сожалению, не готовы в данный момент сделать Вам предложение о работе. С уважением, Иван Иванов
администратор компании «Глобус»
Раб. тел. +7 (911) 911-9119
Санкт-Петербург
Приглашение на собеседование:
Здравствуйте, Марина! Спасибо за интерес к вакансии «Менеджер по сопровождению клиентов». Мы изучили Ваше резюме и портфолио и приглашаем на собеседование, которое пройдет в главном офисе компании «ИнвестПроект» по адресу: ул. М.Лермонтова, д. 3,каб. 226 С уважением, Иван Иванов
менеджер компании «Глобус»
Раб. тел. +7 (911) 911-9119
Санкт-Петербург